信息时代发电企业电子档案管理探讨

祁华 内蒙古京泰发电有限责任公司

档案管理对于企业的长远发展至关重要，发电企业应做好档案的电子化管理，不断提高档案管理的业务水平，促进企业的良性运营。

一、电子档案在发电企业的应用意义

档案信息的电子化管理是指档案文献的收集、筛选、加工全都依赖微机技术，并最终转化为软件的形式为人们提供信息。对于档案业务管理工作来说，推行电子化档案管理，可以最大限度的提高工作效率。发电企业推动档案的电子化管理有利于档案部门对档案进行多次拷贝，将档案分发至多个部门，工作人员可以直接利用网络在电子档案上进行信息的加工，有效节省信息加工的费用，另外可以促进档案信息与最新科技的接轨，为企业的长远规划奠定基础。企业在电子技术的基础上，对传统的档案进行现代化管理，在这一过程中，需要多个专业领域的融合，档案管理工作具有一定的技术含量，因此发电企业应该对档案管理部门的工作人员进行管理，提高其专业知识水平和档案管理的工作能力。另一方面，档案的电子化发展就是对档案的信息化的推进，档案信息化的建设涉及多个方面，需要发电企业各部门的共同努力。

二、信息时代电子档案在发电企业的应用措施

（一）加强数据库建设

完善档案信息的自动化系统，需要将数据的处理工作向信息化管理系统方向发展，加强数据库建设对完善信息的自动化管理至关重要。数据库可以对企业日常生产工作所产生的数据进行系统化的记录和管理，无须人工分析和记录，最大程度上地节约了工作时间和劳动成本。发电企业的日常工作对于维持人们生产生活，维系社会平稳运行具有重要作用，发电企业的生产数据是企业的核心机密，因此企业必须重视对于数据库的建设和管理，数据库需要有完善的管理体系，以免特殊情况造成数据的泄露和丢失。为了提升档案管理的安全性，可以采取不同措施，比如划分档案的多级权限，档案管理人员可以根据企业信息、员工等级、档案信息的重要程度进行档案级别的划分，设置档案的查阅权限，和员工浏览器的应用权限，对重要档案设置级别较高的加密处理，员工不可以对重要档案进行查看或下载。另外为了提高企业部门的协调能力，可以建设企业内部档案共享平台，比如建设企业内部开放式数据库和分布式数据库群，工作人员可以在数据库内查找相关档案，提高工作效率，促使自动化系统的效率进一步提升。

（二）电子档案标准化管理

电子文件管理对于档案的管理工作造成了巨大的影响，工作人员可以利用档案信息管理系统，对电子文件进行编辑、修改、印发等工作，档案的管理工作不再只局限于简单的文件记录。为建设完善的电子档案管理系统，提高电子档案的管理水平，应推动电子档案的规范化、制度化管理。发电企业如果不进行制度化的统一管理，就会造成数据遗失、数据泄露等不良情况，不利于企业内部资料的安全管理，因此发电企业应该协调各部门做好档案的管理工作，建立完善的档案制度。但是目前除了电子档案以外，还有很多档案管理措施，比如“双轨制”归档方式，许多文件的保存必须保留其签名和印章，这是文件生效的证明，鉴于电子文件具有易修改性，工作人员会采取“双轨制”归档策略，档案管理部门需要将纸质文件和电子文件一起归档，形成两套内容一致的档案，在归档时使用不同的存储工具和编目方法，档案部门应在电子文件中标注纸质文件的档号，在纸质档案中标注电子文件的路径和编码，方便档案的查找[1]。

（三）组建电子档案管理团队

随着科技的不断发展，发电企业的档案管理的工作模式、工作任务、工作量、服务对象都发生巨大转变，档案的管理工作已经不再是单纯地保管和记录工作。档案的管理人员不再仅仅是单纯的记录者，而是带有责任感的档案遗产塑造者。为了迎接企业信息化管理所带来的巨大挑战，档案的管理团队应该做好团队的建设，加强团队的工作能力，积极完成电子档案工作。档案的管理团队应该积极吸纳专业人才，扩充团队规模，比如发电企业可以与学校完成对接，吸收目录学、档案自动化管理、文书学、档案学、档案管理学的专业人才，或是在社会招聘，吸收具备档案检索、标引、着录、复制、编研、修裱等档案专业知识和基本技能的专业人才。为了推动档案系统向电子化发展的步伐，对于档案工作人员要进行专业知识的培训和专业技能的系统训练，比如计算机、生物、数学等学科的知识对于档案的现代化、信息化管理具有重要作用。档案的工作人员需要具备档案管理的现代化技术、档案信息的分析与研究、档案的信息服务等多方面工作能力。

（四）加大资金投入力度

随着发电企业自动化系统的大规模普及，企业越来越意识到电子化档案对于提高企业管理水平和推动企业发展的重要性，为了加快企业电子化档案系统的应用，企业应该加大资金、技术、人才多方面的投入力度，打造一个专业化程度高、工作能力强的档案管理团队，建设企业电子化档案系统，推动档案的电子化管理。档案管理涉及企业日常工作的全过程，因此推动档案的电气化管理需要各个部门的共同努力，构建部门之间的交流平台，明确个人的工作内容，提高个人的参与性和积极性，推动企业的快速发展。工作人员可以通过网络进行设备的控制工作，设备的正常工作、维修处理等出现的数据，可以通过网络直接传输到数据库，通过电子化管理，数据库可以将数据自动分类与保存，工作人员可以通过数据库的检索功能进行数据的查找，利用电子化管理，可以完成数据的分析、对比和处理，由此形成一整套完善的档案管理体系，对于提高企业的工作效率和企业的管理水平具有重要作用[2]。

三、结论

综上，发电企业应该做好电子档案的系统建设，完善电子档案的制度化管理，不断提升档案管理的业务水平，对于提升发电企业的管理水平，促进企业的良好发展具有积极意义。