试析现代信息技术与化工档案管理的整合

宗学贤

(青岛科技大学 山东化工研究院，山东 济南 250014)

随着现代经济技术的发展，现代化工档案管理工作面临这新的特点和挑战。作为一项重要的工作内容，信息技术创新在整个化工档案管理工作体系中占据着特殊的地位，对于推动档案总体工作开展，保障档案安全稳定，都具有至关重要的意义。作为高层领导和档案管理人员，要提升对该项工作的重视程度，探索科学的化工档案管理模式，充分利用现代信息技术等，实现管理创新目标[1]。

1 化工档案管理存在的问题分析

1.1 对信息技术优化缺乏足够的重视

在开展化工档案管理工作中，普遍对信息技术缺乏足够的重视，因为信息技术创新并不是化工档案管理工作的主业，只是保障性工作，所以在推进工作过程中，不管是领导还是具体工作人员，对于信息技术优化都缺乏足够的重视。很多领导认为，化工档案管理工作不需要进行创新，只要按部就班推进工作，就能完成任务。其实不然，随着现代工作的推进，信息技术优化开始与化工档案管理深度融合，呈现出新的特征，对于信息技术优化工作也提出了很多新的要求和挑战[2]。

1.2 化工档案优化效能有待进一步提升

在推动化工档案管理与信息技术优化整合中，由于缺乏足够的重视与创新，在信息技术优化工作效能方面，还有待进一步提升。很多档案管理人员固守传统的模式与思路，缺乏足够的创新，很多工作精力放在了流程性、事务性的工作上，导致总体工作格局没有得到重新构建，因此，如何构建新时期的化工档案管理信息技术体系，是档案管理人员需要重点考虑的问题。因此，作为档案管理人员要从工作效能提升方面入手，寻求科学的信息化工作模式。

1.3 化工档案管理信息化程度不足

随着我国进入“互联网+”时代，对于化工档案管理的信息化建设，是现代工作的重要发展方向。在化工档案管理中，信息技术优化工作还是按照传统的模式推进，没有与现代大数据、物联网等技术融合起来，导致了信息技术优化综合效能不够理想[3]。因此，针对化工档案管理信息化建设不足的问题，要充分考虑到实践工作中存在的问题，用现代信息技术助力化工档案管理工作提档升级，实现工作效能的提升。

1.4 化工档案管理精细化程度不足

随着现代化工档案工作的深入推进，提升信息技术整合利用的精细化水平，是现代档案工作的重要发展方向。在开展化工档案管理工作中，很多单位仍然秉持这传统的模式和理念，对于精细化管理工作重视不够。从工作内容和性质来看，信息技术优化工作直接管理到化工档案管理的安全，也直接关系到化工档案管理总体工作的推进，实现精细化管理、标准化管理，对于指引工作，构建现代工作格局具有重要的意义。基于此，在工作中，要积极探索精细化管理路径，提升综合管理效能[4]。

2 化工档案信息化系统项目运行的影响因素

2.1 人为性因素

人作为化工档案信息化系统项目的最大控制者和管理者，对于整体的运行有着至关重要的影响因素，如果在工作人员的组织上和管理上所欠缺，那么将会对管理质量的质量有着较大影响，工作人员的丰富阅历和经验同样重要，对于信息化管理的效果和质量都有着深远的影响。特别是在原有计划的基础上的突发事件，更是考验工作人员的临场应变能力和沉稳态度，在协调和解决中也是不断提升自我的过程[5]。

2.2 技术性因素

现代化工档案管理工作，随着科技的发展呈现出更新速度加快的趋势，主要的技术影响因素首先是在前期相关资料和数据整理不够详尽，准备工作不够充分，从而导致了档案制作与调取与原计划有偏差，甚至有冲突，同时缺乏一定的应对措施。然后是技术工作人员对于设备或软件运用不当，特别是上马的新设备、新产品、新技术，由于缺乏相关经验和前期试验不足，导致个软件或设备不能有效兼容，操作失误频发[6]。

3 现代化工档案信息化管理工作的发展原则

3.1 精细化原则

在推动新时期化工档案管理信息技术优化工作中，一个重要的原则就是推动档案管理工作的精细化发展。随着经济社会的变革，现代体系也发生了变化，工作内涵和工作要求已经不同以往，在这样的背景下，档案管理人员要认识到其中的变化趋势，采取精细化管理模式，提升管理的精细化水平，适应当前化工档案管理改革需求，真正发挥信息技术优化的保障性、服务性作用，为精细化化工档案管理贡献自己的力量[7]。

3.2 规范化原则

从化工档案管理优化实践来看，推动信息技术优化的规范化建设，对于长期的工作开展及创新具有至关重要的意义。在实践中，由于不是核心工作内容，很多化工单位对于档案规范化建设缺乏足够的重视，在工作环节、工作手续、工作流程规范化建设方面仍然存起一定的盲点和误区，有待积极创新，探索科学的运营管理模式，将信息技术优化整体工作都纳入到具有规范性的轨道上来，提升档案管理综合效果。

3.3 信息化原则

在现代社会管理体系中，最大的变革就是信息化浪潮的来临，在这样的背景下，信息技术优化工作也开始与化工档案深度融合，如何既保障化工档案的安全性，又能利用信息技术提升档案管理效能，是化工档案管理工作需要重点考虑的问题。在推动化工档案信息化建设过程当中，大数据是重要的工具，同时在开展化工档案管理工作中，信息化建设不能一蹴而就，而是要缓慢建设，既要注重硬件系统的配套，同时也要对信息技术优化系统进行优化，全面提升化工档案管理效能[8]。

4 推动化工档案与信息技术整合的策略

对于化工档案管理这项传统工作而言，不能固守传统的模式与思路，要积极探索，优化信息技术优化模式，不断创新思维理念，提升化工档案管理的针对性和科学性，适应当前工作发展需求。

4.1 构建现代信息技术管理体系

从工作内容和工作性质来看，化工档案管理不是一项孤立性的工作，而是与其他业务工作存在着直接的关联，在具体管理实践中，信息技术优化工作的效率，起着牵一发而动全身的作用。在探索化工档案管理信息技术优化工作创新实践中，要认识到其在整体工作中的地位，从领导层面推进改革，同时引发多部门对于信息技术优化工作的重视程度，将信息技术摆在更高的层面，通过保障和推动信息技术优化工作创新，助推工作全面发展，提升化工档案管理总体效能[9]。从当前的化工档案实际工作情况来看，影响信息技术推广工作效果的主要原因之一就是缺乏健全完善的信息技术推广工作体系，因此导致信息技术推广工作存在滞后性。为了有效解决这一问题，提升信息推广效果，首先就应该在建立信息技术推广工作体系方面多下功夫。应该积极完善信息推广部门的管理机制，落实工作职责，完善推广工作机制，鼓励化工档案管理人员积极参与到信息技术推广与服务活动之中，转变传统的信息技术推广模式和观念，从根本上扭转不利局面。

4.2 分利用工大数据信息技术

在现代化工档案管理体系中，大数据是一项重要的工具，对于档案管理而言，大数据也有着广阔的应用空间。一般来说，大数据既包括基础设备建设，通过存储设备和传感设备的建设，能够将足够的工作数据量储存起来，另一方面，大数据是一种算法和理念的优化，对于信息技术优化工作而言，其核心在于数据的运算、统计和归纳，在化工档案管理工作中融入信息技术，能够提升运算效率，同时也能根据大数据信息的变化，对于信息技术优化工作发展有着准确的预判，提升判断的针对性和科学性，提升档案管理效果。在应用大数据信息技术开展化工档案管理过程中，要与相关的专业公司、企业结合，根据化工档案管理工作实际，有的放矢的开发相应的大数据软件，助力现代信息技术优化工作发展。

4.3 加强化工档案技术措施的管理

要想全面解决技术性因素，在化工档案信息化项目建设的前期首先要做好调研工作，对于相关行业的技术发展和技术资料做好调查，并且针对可能出现的风险和漏洞也要进行充分的评估，然后根据这些资料再对整个项目进行建设思路整理，建立起整体项目运行框架，才有助后续工作进行。最后这对项目的不同技术进行多个专业资源整合，但是需要注意如果将分包专业划分过细将会造成人力和成本的增加，我们要充分考虑到运营资金的分配问题，在满足要求的情况下达到各项技术的优化。随着化工档案项目技术方案的深入研究，对于设备的要求要有明确安排，并对未来可能继续使用进行规划，在项目组织中共同各个部门的问题和需要进行研讨，对于各专业的不同困难进行协调，确定最合理的方案。

4.4 推进信息技术的推广工作

虽然信息技术在化工档案管理过程中发挥着十分积极的作用，但是要想达到理想的推广效果，还应该更加科学的应用信息技术。众所周知，在信息技术推广实践中，推广渠道是非常关键的，如果推广渠道出现问题，即使再好的推广策略和推广形式，都是达不到相应效果的。因此在创新化工档案管理的过程中，应该积极借助信息技术，加强推广渠道建设，不断扩大现代信息科学技术的普及范围。也就是说，在进行信息技术推广的过程中，应该充分结合化工管理的实际情况，有针对性的应用信息技术，以达到最佳的宣传效果。在进行信息技术推广的过程中，还应该注重结合化工档案传统的形式，然后打通推广管理渠道之间的障碍，进行融合宣传，这样信息技术推广渠道就会实现全面优化，推广效果较之前相比，也会实现有效提升[10]。

4.5 注重化工档案管理技术系统培训工作

化工档案技术系统的操作和运行，要有一个合理的规划和布置，要让所有员工熟练掌握设备、软件的性能和操作，坚决杜绝“各管一摊”的困境。我们倡导将各类设备、软件的使用说明和性能资料整理后分发给每个工作人员，并定期定时的邀请专业人士来进行技术性指导培训，并通过每个人的实操和演练不断加强运用熟练度，对于一些经典案例和可能出现的情况进行分析和讲解，帮助工作人员做好应对问题的准备。化工档案管理是一项技能密集型、信息密集型的工作，在推进化工档案信息技术优化工作中，普遍存在人员老化的问题，不管在知识结构还是思想认识上，都很难适应信息技术改革趋势。针对这种情况，化工档案管理要积极采取培训措施，通过构建现代教育培训体系，让档案管理人员也能有机会享受科学、专业的培训，在与外部交流的过程中形成自身的知识体系，进而通过培训提升档案管理人员的综合操作水平。在培训内容设计上，既要涵盖基础的信息技术优化内容，同时也要结合化工档案管理工作实践，提升档案管理人员对于工作总体发展方向和格局的认知水平，对于现代信息技术创新有一个清晰的认识。

5 结语

综上所述，在开展化工档案管理工作中，作为领导层和具体操作人员，要转变传统的工作理念，认识到现代信息技术的发展方向，提升化工档案管理的针对性和科学性，特别是适应当前工作的发展趋势。在工作实践中，化工档案管理信息技术优化需要多元化创新，特别是结合当前高新技术发展趋势，充分利用大数据等，提升管理的科学性、高效性，提升综合发展效能，适应当前化工档案管理发展趋势。