信息时代企业档案管理模式的变革

邱 天

（山东省冶金设计院股份有限公司，山东 济南250101）

1 前言

档案是一个企业非常重要的资料，档案的管理和保存也是尤为重要的。随着改革开放以来中国社会取得的巨大进步和飞速发展，各类大中小企业遍地开花，企业规模也越做越大，随之而来企业档案也会逐渐增加。而随着企业制度的不断健全，要求归档的档案不断增加，为企业进行档案管理工作制造了越来越多的困难。随着信息时代的急速发展，企业档案管理可以充分利用信息技术，更加高效快捷地实现档案管理工作，更有利于对档案进行高效利用，更能体现档案在企业中的价值。

企业档案是一个企业贯穿其整个生命周期全部活动中形成的所有档案的总和。企业档案包括计划、统计、决议、记录、报告、市场信息、经营、产品销售、固定资产、原材料采购、物资供应、财务管理、劳动工资、卫生、人事等各方面的材料，真实反映企业的整个发展历程［1］。在信息时代背景下，企业档案管理不应该再完全依靠人工纸质归档，存档文件、图片等需要归档的内容也不再仅仅是纸质照片等实体内容，利用电脑软件等信息时代产生的新技术对档案进行方便录入、查找和核对，高效管理和利用企业档案，在企业管理中起着愈发重要的作用。

2 信息时代下企业档案管理面临的挑战

在信息时代下，人与人之间的信息交流呈现爆炸式增长，企业中产生的各类信息数据也随之高速增长，产生的各类企业档案内容也急速增添，仅仅依靠档案管理人员进行人工工作已经越来越难以完成档案管理工作，减轻管理工作人员工作的方案亟待提出采纳。信息时代科学技术给企业的生产工作带来了便利，但企业档案管理工作也面临着巨大的挑战。

2.1 企业领导对于档案管理缺乏重视

当前，许多企业对于档案管理缺乏足够的重视，企业领导层并没有意识到档案标准化管理是企业发展的内在要求，也没有认识到企业档案所蕴藏的价值［2］。错误地认为档案管理不过就是收集、整理过期的文件材料，档案管理不能为企业带来切实的效益，更何况企业把大量的经费、资源投入档案管理实在得不偿失；一些领导对于档案管理工作的重视程度不高，甚至忽视档案管理，不管不顾，仅仅把档案部门作为企业必须要成立的挂牌部门。

2.2 档案管理信息化水平落后

现如今，我国网民人数和手机用户数量已经高居世界第一，企业更应顺应信息化时代潮流，加强档案信息化建设，利用电子档案提升效率，适应快速发展的节奏。但如今仍有不少档案管理信息化水平非常落后的企业仍旧沿用纸质、照片等实体档案，仍需借助大量的人工进行档案的收集、整理、查阅等工作，效率低下，错误率较高，质量难以保证。还有一些企业虽然采用计算机管理档案，但只是把纸质档案整理内容复制转移到计算机上，并没有真正提高档案管理工作的效率，档案管理思想水平仍然十分老旧落后。

2.3 企业档案管理人员无法适应信息技术

信息时代下，企业档案管理人员中有不少对信息技术不够了解，不能够熟练运用信息技术，没有专业人员的帮助无法适应新的技术，且引进与企业相适应的档案管理软件和设备也需要信息技术人员和公司上层的支持。倘若档案管理人员对信息技术没有深入了解，对于信息技术在档案管理中的重要性没有深刻意识，就无法很好地利用信息技术服务于企业档案管理。要想实现企业档案管理的高效性，就需要充分认识到信息管理系统的重要性，把档案数据的管理水平提升到新的高度，对企业档案进行信息化、数字化动态管理。企业亟需优化这些不足，寻找适合企业的软件和设备，充分培养管理人员专业的知识储备和技能水平，实现信息时代下的企业档案管理效率和水平的提升，用专业的信息化管理实现企业档案管理和应用的高效性。

2.4 档案信息的安全性缺乏重视

信息化档案不同于实体档案，虽不像实体档案易于丢失和遗漏，但也更易于传播，且由于信息载体更加单一和集中，更需要保证存放信息的服务器保持稳定和正常。所以企业的信息档案需要在保持正常利用的同时，更需要重视档案信息的安全性。对外要做到信息系统的有效防护，防止他人轻易入侵和拷贝数据。对内要做到信息系统的稳定性，信息载体的防护安全。按照信息化系统的相关要求合理配置软件系统环境，保障服务器机房的温度等环境要求，做好数据备份等。只有内外兼顾，才能使企业档案信息得到真正安全的保护。

3 企业档案管理模式在信息时代下的变革

3.1 企业档案管理需转变思想观念

在信息时代背景下，企业传统的档案管理方式对于时代的发展已经远远落后，遵循传统档案管理模式的企业需要尽快从中转换到信息时代下的新模式、新方法，跟上信息化时代的发展，转变思想观念，打破传统档案管理模式的制约。企业领导层须以身作则，对档案管理工作带头重视，主动配合协同档案管理人员研究档案建设，发挥企业各相关部门、各个不同环节的作用，调动全体员工的积极性来参与档案的管理和利用，严格规范施行相关管理制度。

3.2 提升档案管理人员的工作水平

企业档案管理人员应该加强档案信息化技术学习和培训，熟练掌握档案信息化技术的应用，充分利用好信息化技术。同时企业档案管理人员也应该顺应信息时代发展，不仅仅只在工作中按部就班地运用档案信息技术，只把信息化技术作为固定工作中的一项工具，更应该思考如何更加高效地运用现有信息化技术手段，改良工作流程，扩大应用范围，发挥信息技术的长处，提升自身工作水平。

3.3 加大档案管理人员信息化培养力度

由于档案管理人员可以直接接触所有档案信息，对档案的管理成效有着直接影响，企业不仅应保障档案管理人员综合素质能力和专业性，同时还应加大人员的信息化培养力度。档案管理人员的综合素质需要企业强烈重视，提高员工信息化技术水平，利用外部培训等手段，加强企业整体信息化水平。信息化迅速发展的背景下，企业更加依托于无纸化办公改善效率，档案管理人员更应加强信息化管理意识，明确信息技术中自身职责和义务，使企业档案管理工作更加高效、安全、便捷。

3.4 完善档案信息化管理体系

在企业的实际档案管理过程中，具备完善的档案管理体系是必须的，如此才能够保证企业档案充分发挥自身的价值和作用。信息时代背景下，企业的档案管理信息化建设首先要以现有数字化档案管理系统为基础，不断加快档案管理系统与企业一体化信息平台的衔接建设［3］，有效互联互通，使二者形成统一体系，也更加便于企业统一管理，从而促进档案管理体系在信息化系统方面更加完善。

4 结语

随着信息时代的不断发展，企业的信息档案资源不断增加，企业档案管理工作更应该顺应时代潮流进行变革。为此，企业应该重视档案信息化管理，提升档案信息化管理水平，企业档案管理人员的思想观念也需加快转变，抛弃传统档案管理模式中的不足、落后之处，改善工作方法，加大档案管理人员的培养力度，重视档案信息的安全性，进一步优化企业档案管理模式。做好企业档案的信息化管理，对于一个现代化企业来说，已经日益成为一项不可或缺的要求。