论计算机软件在企业办公自动化管理中的有效运用

张鹏

【摘 要】随着经济和信息技术的快速发展，计算机技术也得到了快速的发展，在越来越多的领域中，计算机技术得到了广泛且深入的应用，这将极大地促进社会的进步以及经济的发展。自动化办公是具有综合性特点的办公模式，对企业经济效益的提升具有显著的促进作用，受到企业领导者以及基层工作人员的普遍欢迎。论文主要围绕计算机软件在企业办公自动化管理中的有效应用展开了讨论。

【关键词】计算机;办公室自动化;应用

引言

为实现办公自动化这一目标，合理运用计算机技术是成本最低的方式。一旦离开了计算机技术，办公自动化将无从谈起。就好比普通的建筑物，少不了钢筋和混凝土，一旦缺少，很快会土崩瓦解。新技术的推广应用需要一定的时间，计算机办公自动化并未达到事先预想的理想状态，仍然存在不少亟待解决的问题。

1办公自动化的涵义

1.1提升办公效率，实现协同工作

就个人办公来说，一系列的办公软件，比方说：Office以及Lotus等，极大程度的提升了工作的效率，各种通知、总结、报告以及文件等主要依靠书面材料的写作不会再犹豫效率非常的低下，而非常容易出现歧义，导致办公的过程当中出现不应当出现的延误。更为主要的是，群体与群体之间以及每一个个体之间，都进一步的实现了协同办公。因为计算机技术的充分运用，工作的合作以及信息的接收、传递都可以非常的及时、精准。比方说领导批阅完毕以后的办公文件，相关的工作人员可以按照文书管控的相关规定，将文件同一时间传输给不同的用户，或者向指定的用户进行单独传输，进一步的实现办公文件的上情下达以及各级传阅。

1.2节约办公成本，实现无纸化公文流转

就以往较为传统的办公工作来说，需要应用大量的纸张来进行实施，这一定程度上浪费了材料成本。很多原本需要进行交代的事项，现如今自动化办公体系都能够易如反掌的取而代之。不仅可以进一步的实现对电话费用以及碳粉、墨盒、纸张等消耗材料的控制，进一步的解决了办公费用浪费多以及成本高的问题，并且还有利于设施资源的保养、维护以及共享。

1.3内部之间的沟通，增强外部与内部的联系

在以往的办公环境之下，受到工作纪律以及工作场所的约束，员工之间以及部门之间极为缺少互动性的沟通。但是在实现了自动化办公之后，则冲破了空间以及时间的约束，使得工作人员在不影响办公的情况之下，能够像面对面一样便捷的对业务进行学习以及交流。与此同时使得全部的工作业务极为密切的联系在一起，工作人員只需要按下一个按钮，就能够进一步的完成信息解析以及信息采集等密切联系具体的工作，进而使得领导的决策以及管控更为便捷。除此之外，各个intranet互联网能够通过intranet与整个世界进行沟通，挖掘出更多的资源，联络合作伙伴，寻求潜在客户。伴随着自动化办公的不断推广，越来越多的资源都将传输到Internet当中，使得互联网线上联系以及交流的潜力十分庞大。

1.4企业办公管理工作更加规范化

计算机软件广泛应用于企业办公自动化管理之中，办公管理中的各种人为操作将得到显著减少，各种工作的开展都将按照标准制度来实施，在计算机技术的支持下，考评系统也将得到有效创建，企业员工在工作行为意识方面将得到强化规范，各种越权行为将得到限制，企业内部的监督管理工作将得到加强，企业在运营管理中所面临的风险也将得到降低。

2在企业办公自动化管理中有效应用计算机软件的策略

2.1文字处理软件在企业办公自动化管理中的应用

现阶段，企业内部常用的办公文字处理软件主要包括WPS办公软件、Office系列办公软件等，其中Office系列办公软件在功能方面最具全面性，Office系列办公软件与其他文字处理软件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS软件是国内自主研发的文字处理软件，具有占据空间小且可以提供免费版本等优势，所以，WPS软件一经问世，就获得了很多企业的好评与认可，得到了广泛的应用。在企业办公自动化管理中，文字处理软件的应用具有十分重要的价值：第一，企业应用办公文字处理软件，可以帮助企业员工高效开展文字编辑、打印等相关的工作;第二，现阶段得到企业广泛使用的文字处理软件，普遍具有体积小、内存占用量不大等特点，在U盘等便携式存储空间的帮助下，企业办公文件可以实现备份和转存。企业在计算机软件应用的基础上，工作效率及工作质量都得到了提升，为企业实现办公自动化管理，提供了重要的工具支持。

2.2实现信息处理的自动化

信息处理阶段的办公工作内容较多且烦琐，会耗费工作者大量的时间，以至于有限的时间被用于烦琐的工作，抽不出太多的时间用于深度思考和科学决策。因此，信息处理方面，要想达到办公自动化的目的，则需要坚持快速、实用、安全三个基本原则。一方面，持续更新办公软件，优化办公软件性能。比如，市面上部分付费软件的办公功能十分齐全，如可实现批量处理图片和文件，能够节省不少时间。另一方面，采用信息加密制度提高信息的安全性。与此同时，随着计算机技术的进一步发展，信息处理的人为工作量将减少。比如，办公室人员的日常工作包括文件拟写，在未来可利用AI智能化系统分析以往稿件的风格和组成部分，几分钟即可生成初稿，再由人工修改。就好比阿里智能文案，几秒钟可写几万条文案。

2.3以计算机技术创建信息发布平台

在企业内部或者机关内部创建一个高效的信息交流以及信息发布的平台，比方说电子刊物、电子论坛以及电子公告等，使得企业内部或者机关内部的公告事项、技术交流以及规章制度等可以在单位内部得到进一步的传播，使得单位内部工作人员能够对单位的实时动态进行进一步的了解。提供单位内部工作人员的电话号码查询：进一步的加强单位内部工作人员与外界以及单位的沟通;提供国家内外有关法规以及法律查询。公共信息服务不但可以使得单位内部共享其余数据资源，还可以使得社会各个行业可以共享企事业单位以及政府可公开的信息，比方说企业形象宣传以及政务公开等等。

2.4数据存储软件在企业办公自动化管理中的应用

数据存储是企业日常办公管理的重要环节，现阶段，企业常用的数据存储软件包括三大类，三类存储方式各具优缺点。首先是软件存储，其优点是易于上手，操作过程简便，缺点是对后续数据进行分析和查找时，存在一定的难度;其次是数据库存储方式，这种存储方式有效节省了数据存储的空间，更有利于开展数据的备份及分析工作;最后是通过云盘、文件服务器来进行存储，这种存储方式在分类和整理上更为简便。不同的数据存储软件具有不同的特点，在不同的时间、不同的场合中，每种存储方式所发挥的作用也是各不相同的，这就需要企业在对存储方式进行选择时，要根据具体的情况来进行合理的选择，这样才能进一步促进企业办公自动化管理的开展。

结语

计算机与办公自动化属于工具与目标的关系，要想实现并提高办公自动化水平，需要合理利用计算机技术和系统。因此，根据办公工作内容，可利用办公自动化系统提高信息处理和传输的速度和准确度，提高判断和决策的科学性和正确性，最终使工作者又快又好地完成工作。

参考文献：

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[2]房海青.浅析计算机办公自动化的应用及进展[J].邢台职业技术学院学报，2019，29（1）：72-73.

[3]高爱辉.计算机信息数据传输技术在通信工程和办公自动化中的应用解析[J].电子测试，2019（13）：93+86.

（作者单位：国网山东省电力公司昌邑市供电公司）