提高基层党校档案管理工作效率的策略分析

张云艳

（中共盐城市委党校，江苏 盐城 224007）

基层党校档案管理工作可以说奠定了整个档案工作的基础，是整个党校档案工作系统中很重要的一部分，是档案事业不断发展的支撑。档案管理的主要内容有对档案的搜集、整理、使用以及最后的保存。随着信息化时代到来，现代化技术逐渐普及，档案管理工作也要随之进行改变。将计算机技术运用在档案管理中，不仅可以满足新时期档案管理的要求，提升管理工作的效率和质量，而且还可以使档案的共享变得十分方便，可谓一举两得。但就目前的网络技术和档案管理相结合的情况来看，依旧存在许多问题。本文就如何提升基层党校档案管理的工作效率提出了一些想法，将从以下几个方面展开说明。

1 基层党校档案管理的主要内容

基层档案管理工作主要有以下几方面内容，首先要对档案进行搜集归纳，然后对档案目录进行编制。因为各个基层单位对档案管理的要求不一致，内容也不甚相同，所以可以说档案管理的系统也大相径庭。本文主要针对基层党校的档案管理工作进行说明。通过大致的分类，可以将档案管理工作分为实体管理和信息加工两个方面；实体管理主要包括对文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、电子档案、声像档案等实体档案的管理，而信息加工主要是对收集到的信息进行整合输出，例如对文献的编纂，编制目录等。

2 档案管理的必要性

从某种程度上来说，档案管理的工作是偏向于服务性的工作，主要包括了档案的搜集、整合、使用、保管等一系列的步骤。在多数情况下，档案管理工作还带有政治色彩，即使这份工作较为枯燥，但在日常的工作中也绝不可忽视它。在管理档案时，首要原则就是保障其完整，此外还要保证档案的有序排列。同时，为了更好的辨别不同的档案，管理人员还会给档案编制序号。并且一些档案需要保密管理，例如科技档案、财务档案等等，这就需要管理人员具有强烈的责任心和保密的意识，这样才能使档案做到完全保密。还要注意的一点是，由于各类档案都有各自的特点，所以不同档案的管理方式也不同，这时就需要管理人员有处理不同材料的能力，同时也要有耐心。

3 基层党校档案管理中的问题

3.1 管理意识较为落后

首先想要做好档案管理这份工作，我们应当给予充分的重视。但是由于档案管理这份工作较为枯燥，而且需要花费大量的时间和人力，这就导致一些基层党校对档案管理工作缺乏重视，导致管理人员的管理意识逐渐淡化，以至于在档案管理工作中工作效率低下，逐渐形成了一个恶性循环。同时，由于重视程度不够，对于档案管理工作的方式和方法也没有更多的想法和创新，从而对接下来深入开展档案管理工作产生了巨大影响，使得档案管理工作逐渐僵化、寸步难行。

3.2 档案管理人员素质较低、人手不够充足

基层党校的档案管理工作是比较复杂的，并不是所有人都可以胜任的。这份工作要求管理人员要具备一定的计算机知识和一些基本的文员常识，同时还要有一定的专业素质，还要有足够的耐心和对档案管理工作的热情，能够达到以上这些条件才可以将档案管理工作做的较为出色。但是，从目前的各个基层党校单位来看，它们的档案管理人员很难同时达到以上几个要求。很多管理人员没有经过专门的技术培训，甚至一些单位的档案管理工作没有专人来做，只是其他部门的工作人员来兼任的，他们中的大多数只有自己的专业知识，而对于档案管理工作的内容了解的少之又少，更多的人都是“现学现卖”，对于档案管理工作也知识以敷衍的态度了事。从总的情况来看，档案管理工作不容乐观。档案管理人员的专业水平偏低，不能够满足基层党校日常档案管理工作的要求，想要达到这一目标还需要付出很大努力。

3.3 档案保管的环境较差

依据调查的数据表明，大部分的基层党校对档案的保管都不能够达到合格的标准，统一规范的要求更是天方夜谭。同时，一些单位将存放档案的地方当做了储物室，将档案和其他的物品摆放在一起，单位的任何人员可以随意出入管理室。此外，里面的设备陈旧，甚至于存放档案的柜子也是不一致的，档案的保密性根本无从谈起。还有一小部分单位连档案的完整性也不能保证，出现了部分档案缺失受损的现象。从实际的角度来看，的确存在一些基层单位办公室紧张的情况，很难单独拿出一间办公室当做档案管理的工作室，这种情况可以理解，我们可以将其他物品和档案一同存放，但是要保证档案的有序摆放，能够保证档案的完整性，同时要放到统一的柜子里进行保存，最好可以是带锁的柜子，并安排专门的管理人员保管钥匙。但是能做到以上的单位只是少数，从根本上来说还是保管的环境差，管理人员也没有引起足够的重视，对档案管理工作也缺乏正确的认识，所以导致了档案管理存在着许多问题。

4 提升基层党校档案管理工作效率的方法

4.1 加强档案的管理意识，坚决维护档案的真实性

想要做好档案管理工作，重视程度是最为关键的，一旦某种事物引起了人们的重视，那么在大多数情况下他们就会把它做好。对于一些领导及管理工作人员轻视档案管理工作的现状，基层党校单位应及时改变这些人的想法，让他们能够认识到档案管理工作的重要程度。首先，要着眼于基层党校的领导们，要引起他们对档案的重视，加强他们的档案管理意识，这样才能发挥他们的带头作用，引导单位中更多的人重视档案管理这份工作；其次，要安排专业的技术人员对单位的管理人员进行培训，并在培训结束后对他们进行考核，考核成绩直接影响最终的奖金，这样做能够有效的端正他们的学习态度，从而激发他们对于档案管理工作的热情；最后，在档案管理人员中开展评优机制，每个月的月末根据工作成绩选出最优秀的人进行奖励，调动他们的工作积极性。通过以上的做法，会让党校的工作人员重新重视档案管理的相关工作。在重视了档案管理工作之后，就要开展下一步的管理工作。其中较为重要的一个环节就是保证档案的真实性。档案的真实性可以说是档案工作的基础，如果无法保证档案的真实，那么其他的管理工作也只是多此一举。对于有问题的档案，必须要追根溯源，查明材料的来源以及出处，对于档案的真实性必须要认真对待。此外，档案管理人员要坚持原则，能够自觉抵制各种诱惑，这也是对档案管理人员的一项考验。

4.2 不断完善基层党校档案管理制度

健全档案管理制度是进行档案管理的前提条件，一套好的管理制度可以使档案管理工作能够更好的开展下去。例如建立健全《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案保密制度》《档案销毁制度》等等，通过这些制度来约束管理人员的行为，让他们依照制度进行每一步工作，可以让档案管理工作更加规范化、标准化。但目前基层党校的档案管理制度并不完善，仍然存在许多漏洞，部分单位甚至没有相关的档案管理制度。所以尽快构建一套档案管理的制度体系，完善档案管理机构的相关设置刻不容缓。俗话说，“没有规矩，不成方圆。”有效的制度体系不仅可以约束管理人员，在某种程度上也可以约束领导人员，基层党校的领导们可以将档案管理工作落实到具体的工作计划中，更有利于其实施。

4.3 恰当地运用现代化技术，提升工作效率

在新时代的背景下，将计算机技术应用到档案管理工作中是势在必行的，它顺应了历史的发展。想要通过现代化技术来提升档案管理的工作效率，首先需要基层党校的领导重视档案管理工作，能够发自内心的认为档案管理工作是重要的，对单位今后的发展也产生了很大的影响；其次，就是设备的支持，想要应用现代化的技术，就一定需要硬件的支撑，这时就需要单位的领导给予资金的支持，能够保障设备的供给，这对于应用现代化技术也是不可缺少的条件之一；再次，有了充足的设备，还需要安排专业的技术人员为管理人员进行相关培训，这一步也十分关键，如果只有设备而没有工作人员会使用，那么一切也只是空谈；最后，在具备了上述条件外，在实际工作中，还需要主管领导对档案工作人员进行监督，能够在实际工作中了解他们的工作状况，对不足之处进行总结并告知他们。随着时间的推移，现代化技术的应用会大大提升档案管理的工作效率，而且许多枯燥的任务计算机就可以处理，也可以从侧面的调动工作人员的积极性。最后值得说明的一点是，在管理人员逐渐步入正轨时，可以鼓励他们互相表达自己的工作经验，能够让档案管理工作得到更大的优化和提升。

4.4 强化对档案管理人员的培训，提升他们的能力与素养

在基层党校档案管理工作中，对管理人员的培训、提升他们的专业能力也是十分必要的，对单位今后的发展也具有重要的意义。首先，最重要的是要提升他们的思想道德素质，良好的道德素质是成为一名优秀的管理人员的必要条件。基层党校档案管理是富有政治色彩的工作，要求管理人员必须有高度的责任心，思想道德水平高且做事认真严谨，能够保证质量的完成档案管理的每一项任务。其次，要提升他们的职业道德素养。基层党校档案管理人员要做到热爱工作，恪尽职守，认真完成档案管理的每一个环节，履行自己应尽的义务，具有正确的职业价值观，端正对待档案管理这项工作态度，具有崇高的使命感与责任感。再次，要加强对于专业知识的学习。时代在不断进步，许多知识也随之在不断更新。政府部门应安排有关的专业人员对档案管理人员进行相关的职业技能培训，能够让管理人员了解到最新的档案管理知识和相关制度，从而达到提升工作效率的目的。此外，管理人员除了接受新鲜的知识，还可以在工作中进行适当的创新，敢于创造新的档案管理方法，不断总结经验，使得管理工作越来越恰当。最后，提高管理人员的服务意识。档案管理工作本质上是一项服务工作，其存在的价值是更好的服务于单位。档案管理人员应当在日常的工作中明确自己的位置，逐步形成习惯，为档案需求者提供更好的服务。

5 结束语

综上所述，本文从几个方面阐述了基层党校档案管理工作的现状，说明了基层党校档案管理的主要内容以及档案管理的重要性，同时也表明了档案管理存在的问题以及相应的提高工作效率的方法。随着我国档案管理工作的不断发展，互联网技术与档案管理工作的不断融合，对档案管理人员的要求也越来越高。现代化技术的应用是一个机遇也是一个挑战，我们要勇于挑战，努力提高基层党校档案管理的工作效率，推动档案管理事业不断向前发展。