加强党政机关人事档案管理探析

季 翠

（中共滨州市滨城区委办公室，山东 滨州 256600）

党政机关指的是中国共产党机关、国家行政机关，人事档案作为其开展人事工作的重要组成部分发挥了至关重要的作用，为合理有效的人事档案管理可以为党政机关进行人才的识别、选拔、任用等提供重要依据。但是现阶段党政机关在人事档案管理过程中暴露出一些问题和不足，诸如人事档案不完整、管理技术和手段相对落后、档案资源开发利用不到位等，没能很好地适应人事制度改革的持续深化，加强人事档案管理势在必行。

1 党政机关人事档案管理的主要特征

在经济政治体制持续变革、档案事业不断发展的时代，党政机关基于人事管理需求形成了人事档案，是当事人情况的原始记录，兼具记载、呈现当事人行政经历和出勤率、绩效等数据信息的职能，集中管理当事人的资料。其管理特征主要体现为：

第一，相对稳定性。在实施公务员制度以后，党政机关人事档案由机关自行保管，设有档案部门，当干部有调动或发生职位变动时才会发生人事档案的转递、移交和接收等行为，这表明人事档案保管是相对稳定的。第二，高度严格性。党政机关人事档案管理者不能篡改人事档案材料，更不能作假，客观记载当事人的学习经历、工作情况、考评等，真实性是最显著的特征，和普通的人事档案管理比起来更为严格、规范，保证人事档案的真实性、可靠性。第三，保密性。党政机关的人事档案和干部个人隐私息息相关，尤其是在干部考察环节形成的材料会直接、间接地反映重大历史事件，他人不适宜知 晓[1]。因而党政机关人事档案既是干部的隐私，又是国家的秘密，一旦泄露必然带来不可估量的损失，必须做好保密工作。

2 加强党政机关人事档案管理的有效举措

2.1 规范档案的审核与鉴别，完善人事档案

为保证党政机关人事档案的完整性和真实性，应做好三方面工作：第一，把控人事档案入口关。这是整理人事档案的第一道关口，对人事档案质量有直接影响，如果在日常收集环节发现人事档案材料不规范或不齐全，应根据收集归档制度补充材料，在复制原件的同时完善相关手续。形成人事档案的部门要及时将其移交给档案部门进行归档和保管，档案部门则要建立档案联系制度，主动收集材料，及时完善、充实人事档案。第二，把控新接收档案材料入口关。党政机关的档案工作者要坚持严格管理人事档案，从新增人员的档案入手，严格审核新接收的人事档案材料，重点审核他人档案材料是否归入，有没有假学历、假证明等，人事档案材料是否存在涂改情况，档案材料之中的姓名、性别、出生日期、参加工作的时间以及入党时间、工作经历等基本信息是否存在前后不一致的现象。如果在审核时发现了问题，要及时加强沟通和处理，详细罗列新接收人事档案材料的遗留问题，保证其内容全面、真实，材料齐全、规范，确保后续顺利开展人事档案的归档、整理、开发、利用等工作，使人事档案管理不断趋于规范化。第三，把控人事档案归档鉴别关。在人事档案管理中要预防误收材料，将人事档案之中的非人事内容排除、不相关材料剔除，准确收集与当事人情况相符的材料。可以结合人事档案材料中的基本信息判断人员身份，预防误收他人信息，同时避免人事档案的重复收集，及时登记所收档案，分类存放[2]。另外，要严格执行党政机关人事档案管理制度，预防发生收集人事档案材料不登记、手续不完善等现象，核实档案真伪，对不完整、不规范的人事档案材料不能归档，没有保存价值的材料也不能归档，降低人事档案造假的可能性，确保党政机关正常开展人事工作。

2.2 引入先进网络信息技术，强化数字管理

鉴于当今网络信息时代的改革和发展要求，党政机关在人事档案管理中应基于现有人事信息系统，加强对网络信息技术的使用，完善在职和离退休人员的个人信息、学历、职务等情况，保证数字信息准确无误，并形成干部信息一览表，方便查询和使用，为相关人事政策的制定提供依据。在实际工作中要严格执行国家关于档案数字化管理的标准、规范，完善建立档案管理体系，规范人事档案的信息化与数字化管理。数字化建设对党政机关电子人事档案的优越性也会产生影响，档案工作者要积极利用各种先进的仪器、设备将以往纸质档案扫描入库，制定数字化编号，建立相应数据库。换言之，要通过先进仪器的录音、摄像或者扫描，形成多样化的、完整的电子档案，在有效管理现有电子档案的同时完整保留传统纸质档案，实行双轨制管理和利用。

特别是加强人事档案的安全保密管理，因为人事档案广泛涉及党政机关每一个人的信息，也关乎每一个人的利益，如果泄露会遭受巨大的损失[3]。因此，在人事档案的信息化与数字化管理进程中要防护档案信息安全，定期检测党政机关内部设备的安全性、缜密性，将网络测试工作落到实处，避免发生人事档案信息泄露问题。这就要求档案工作者务必要熟练使用网络信息技术，防止因操作失误泄露人事档案信息；严格遵守人事档案安全制度和保密政策，杜绝因个人利益随意泄露人事信息；建立并执行严密的人事档案信息保密管理制度，加强安全保障，为人事档案数字化管理构建安全、可靠、真实的网络 环境。

2.3 促进人事档案资源利用，发挥服务功能

管理人事档案的终极目标在于利用，党政机关的档案工作者在完整收集人事档案、推进人事档案数字化管理的基础上必须加强开发利用，使人事档案资源为机关的运作乃至社会的发展服务。传统人事档案管理一般将组织评价视作衡量一个人工作实绩、能力及品行的重要标准，更关注非民主化的鉴定、组织意见，忽视了人本性与服务性，导致人事档案资源功能变异。党政机关人事档案管理往往强调保密性比服务性高、政治性比业务性高，人事档案资源直接为人事工作提供服务，成为党政机关开展人事工作的重要手段和工具。组织了解、掌握人事档案，服务于人事和其他相关工作的开展，如果随意扩大人事档案资源的使用范围，必然会产生一定的负面效应，不利于发挥人才的主观能动性，也不利于维护社会的稳定、和谐，损害党和国家的 事业。

因此，党政机关的人事档案管理要体现服务性，致力于追求公共利益。要注意改变党政机关人事档案主观化、身份化、神秘化的传统理念，明确其客观、全面、真实地记录着当事人的德、能、勤、绩、廉等资料信息，为人事工作、组织工作提供及时、全面、科学的人事档案信息服务。可以借助网络信息技术建立人事档案数字化开发利用中心，在安全和保密的前提下适当拓宽人事档案利用途径、服务途径，提升综合效益。

3 结语

人事档案管理是在新时代发展背景下党政机关管理不可或缺的一个环节，必须跟随人事制度的改革而不断改变、创新，尽可能规范人事档案的审核与鉴别，保持人事档案的完整性，同时借助先进技术手段推进人事档案数字化管理，体现其服务价值，确保大大提升人事档案管理综合水平。在今后的管理与发展中，党政机关的人事档案管理改革将越来越深入，发挥更强大的服务功能。