试析文书档案电子化应用与管理

姜伟丽

（莱西市市政服务中心，山东 青岛 266600）

文书档案管理应用电子化有利于提升工作效率以及档案管理安全水平，能够有效避免因纸质档案丢失发生信息泄露问题，也能弥补档案管理人员在工作中的漏洞。在明确文书档案管理应用电子化问题的前提下，如何科学的在文书档案管理中应用电子化，是目前各相关部门需要考虑的问题。

1 应用电子化的文书档案管理存在的问题

1.1 电子设施不健全

电子设施不健全会严重影响文书档案管理水平，文书档案作为档案管理工作中最为重要的一环，健全的电子设施能够快速的将文书档案信息资源进行共享与储存。因此，这就对电子设施提出了较为严格的要求，随着社会不断的发展，信息资源量越来越大，电子设施不健全，不仅会阻碍文书档案管理效率的提升，也无法更好的满足现阶段文书档案管理工作实际需求。

1.2 文书档案管理机制不完善

根据对部分行业中文书档案实际管理情况的分析，可以发现文书档案管理机制不完善已经是目前各行业中较为普遍的现象，文书档案会涉及许多方面的工作，不单单是一个部门的运作，还需要各部门之间相互的协调，才能更好的提升文书档案管理水平[1]。文书档案管理机制的不完善，一旦发生外界因素的入侵，导致电脑故障，造成档案信息资源丢失的同时，也会是机密文件缺失安全保障。

1.3 文书档案管理人员素质偏低

文书档案管理应用电子化，需要涉及各种电子设施与硬软件的应用，这就使得原有的文书档案管理人员不适应现阶段电子化的文书档案管理模式，其部分管理人员素质偏低与专业档案管理知识的缺失，也会导致文书档案管理应用电子化难以顺利的进行，不能更好的提供服务。

1.4 电子文件保密性缺失

尤其电子文件特殊的性质，在某种程度上使得文件保密性薄弱，电子文件极易被修改，致使其文件内容发生变化比纸质文化还要相对大一些，其电子文件不具备纸质文件手写字体，针对被修改过的文件不能很好的辨认真伪，导致电子文件保密性缺乏安全保障。

2 基于电子化文书档案管理具体的应用对策

2.1 提高文书档案管理安全水平

为了进一步提高文书档案管理安全水平，规避现阶段电子化文书档案管理工作中安全隐患，就必须增强文书档案管理人员的安全意识，最大程度上保护档案信息安全，防止机密文件被泄露。针对上述情况，可引进网络安全系统来保障文书档案信息安全，并配备相应专业的网络安全系统技术人员，对文书档案进行防护软件的安装与日常维护工作，为加强对外部不良信息拦截能力，可设置相应的防火墙系统，对文书档案管理电子化提升安全性的同时，也能够更好的提升文书档案管理工作质量与效率。

2.2 完善人员培养机制

随着文书档案信息量越来越大，工作任务越来越多，这就使得需要更多的专业人员来参与文书档案管理工作，没有完善的人员培养机制，在一定程度上不仅会造成文书档案管理工作混乱，也很难的开展电子化文书档案管理工作[2]。为了可以更好的强化文书档案管理人员个人的专业能力与职业素养，可组织这些管理人员进行定期的档案管理技能培训，使其能够不断的提升专业水平，也能增强岗位职责意识；组织培训的同时，也需要文书档案管理人员加强个人专知识储备，使其可以快速的适应目前文书档案管理电子化的应用模式，进而更加有效的进行文书档案管理工作，逐渐认清自身岗位职能的重要性，提高个人综合能力的同时，也能强化对文书档案信息安全保密的意识。

2.3 强化文书档案电子化管理意识

文书档案作为档案管理工作中重要的组成部分，为使提升各行业领导对文书档案管理工作重视程度以及确保文书档案电子化管理工作顺利的开展，就必须先强化文书档案电子化管理意识，最大程度上发挥文书档案管理电子化的作用和应用价值。在强化文书档案电子化管理意识的同时，也要做好相应的电子化应用工作，以此来快速促进文书档案管理电子化在实际工作中的精准落实，可针对电子化文书档案管理实际应用的情况来设置配套的电子数据系统，能够有效避免文书档案信息数据丢失，并及时做好相应的文件备份工作，一旦发生电脑故障，既保护文书档案信息安全，也可保证文书档案信息的完整性。针对电子化文书档案管理工作中实际出现的问题，从规避风险与降低损失这两方面入手，来加强文书档案管理，从而充分发挥文书档案管理电子化应用的价值和效果。

2.4 健全电子档案管理制度

为了更好的提升文书档案信息的安全性与高效性，通过对日常文书档案管理工作的内容进行分析，以电子档案制作、收集、归档等方面作为建立健全电子档案管理制度有力的参考依据，配备相应的专业人员对文书档案做定期的整理、分类、归档等工作，并做好相应的整理记录，以便为下次的文书档案整理提供参考，能够有效避免因计算机更换、工作移交过程中出现疏漏等相关问题引发的电子文书档案信息泄露，进而确保文书档案信息的安全性与完整性。工作人员必须严格按照电子档案管理制度来进行文书档案管理工作，针对机密型文件或特殊文件，可设置一些密码保护与用户权限，增强对文书档案管理人员日常工作的约束力，可避免工作人员之间责任推诿现象的出现，一旦出现问题，可以快速的进行追责，降低因人为因素引发的电子化文书档案管理安全隐患。

3 结束语

综上所述，电子化文书档案管理相较于传统的文书档案管理，能够有效解决以往文书档案管理中存在的问题，随着时代不断发展，文书档案管理电子化已经逐渐成为各行业应用的趋势。通过完善人员培养机制、健全电子档案管理制度等方面对策，从而为提升文书档案管理水平奠定基础。