高校办公室行政人员档案信息化安全管理策略分析

肖 蓉

（云南交通职业技术学院，云南 昆明 650000）

档案管理工作作为高校管理工作的一部分，严重影响着高校的建设与发展。档案信息安全不仅影响着高校工作人员个人的成长与发展，也同时决定着高校的发展方向与未来。在如今的互联网时代，各行各业都在朝着信息化的方向发展，高校档案管理实现信息化是应然也是必然。信息化的档案管理虽然给高校档案的管理工作带来了很大的便利，但也带来了一定的安全隐患。因此，我们必须加强安全措施，以协助高校办公室行政人员做好档案信息化的管理工作，为高校的档案信息提供一定的安全保障。

1 档案信息化的含义

档案信息化是互联网时代新兴的一种档案管理模式，也是互联网技术在档案信息管理过程中成功运用的结果。档案管理改变了传统的实体档案文件的管理，而实现管理档案中具体信息的重要过程。然而，档案信息化管理并不是一蹴而就的，其是一个需要长期发展的过程，其发展信赖于信息技术的发展。档案管理办公室需要不断采用现代化信息技术来完善档案管理办公室，并通过不断更新现代化技术从而实现档案信息的更新与服务的完善，从而实现档案管理工作的信息化发展。档案信息化管理最大的特点就是解放了传统的实体档案存放，在节约了空间的同时也可以很好地实现档案内容的条理性。一方面，可以帮助工作人员快速便捷的寻找到所需要的档案信息，并及时有效的补充与更改人员的档案信息。另一方面，档案信息化使所有的档案文件内容都可以很好地存储在互联网上，解决了传统的档案文件存放问题。因此，档案信息化就是现代化技术在档案管理中的运用所带来的便利，促使档案管理工作的现代化发展也是高校管理工作的重要发展方向。此外，档案信息化有着高效便捷等特点的同时，也存在着一定的数据安全问题。

2 档案信息化安全管理的现状

1）管理观念落后，缺乏创新性。创新是促进发展的第一动力。各行各业，只有不断创新，不断突破，才能更好地前进和发展。高校档案管理的信息化是互联网时代的创新，是档案管理的创新。然而，目前很多高校的办公人员他们不愿意拥抱新生事物，不愿意改变，在档案管理方面的观念仍然是非常落后的。这也导致档案管理很难实现信息化的转型与发展。观念落后，不愿改变与创新，是目前高校办公室行政人员面临档案信息化所存在的最大的问题与障碍。

2）缺乏一定的资金投入与专业人才。目前，高校在档案管理信息化方面的重视程度并不高，从而相应的导致资金投入也不高。不论是档案信息化管理的对象，目标还是内容，都没有引起学校层面的高度重视。一方面，由于重视程度的不够导致资金投入的不足，影响并制约着高校档案信息化管理的发展。另一方面，很多高校在资金方面并不充裕，所能够的资金无法支持档案信息化的正常运转。总而言之，目前档案信息化的管理工作缺乏一定的资金投入，是目前高校档案管理面临的一个很大问题。此外，缺乏一定的信息化人才也同样制约着档案信息化管理的发展。互联网信息化是新兴事物，精通互联网的人群是非常少数的。再加上高校办公室的行政人员大多是有一定年纪的人员，他们缺乏对于互联网的敏感度，无法熟练的运用计算机软件等。因此，缺乏相应的专业人才也是目前高校档案管理信息化方面存在的一大问题。

3）缺乏一定的技术保障。尽管如今的互联网技术处于不断的进步之中，但是其并不是完全成熟与完善的。技术无法达到完全保障的程度，也导致目前高校档案信息也存在一定的安全隐患。首先，档案信息泄漏的风险；其次，档案信息丢失的风险；又或者是信息被盗取的风险等等。信息化技术有待提高，缺乏一定的技术保障，也是目前档案信息化进程的一大阻碍。

3 档案信息化安全管理的策略

1）建立健全的档案信息管理制度。清晰明确的制度规范是一项管理工作的前提，也是根本。因此，为了更好地促进档案的现代化进程，促进档案信息化的管理工作，首先必须建立健全的档案信息管理制度。第一，严格明确档案信息的录入标准与录入规范。对不同档案信息做好相应的标记，以便后来的使用与检查。第二，在档案信息的调取与使用上面也应该有明确且合理的规定。避免出现无关人员随着调取档案信息的情况出现。第三，建立相应的档案信息维护制度。规定工作人员定期进行档案信息的检查，补充完善以及更新维护等工作，从而有效地避免因工作疏漏或其他原因而导致的信息出错与信息疏漏的情况。健全完善的制度是维护档案信息安全的首要前提。

2）建立信息应急预警机制。对于信息的实时监控是信息化社会维护工作安全的一项重要途径。档案管理要成功转型，实现现代化的信息发展，也必须具备一定的监控系统。因此，建立信息应急预警机制是十分必要的。一方面，当信息出现变动或者其他异常情况的时候，可以以报警的方式告知工作人员，通知工作人员进行检查与维护，保证档案信息的安全。另一方面，当遇见紧急情况的时候，也可以有一定的途径和系统来解决突发情况等等。信息化时代，很多情况都是突发的，也时常会有异常情况的发生，因此建立良好的应急预警机制是非常重要的。高校的档案信息关系着个人的发展，关系着学校的发展，做好信息安全工作至关重要。因此，高校应加大互联网信息化资金的投入和研发力度，促进档案信息化系统的完善，从而更好地维护信息安全。

3）提高档案管理人员的素质。档案管理人员作为与档案信息接触最近的一批人，他们对于信息安全的重要性是不言而喻的。因此，提高档案管理工作人员的素质是非常有必要的，也是维护档案信息安全的一个可行的途径。首先，应提高工作人员的工作责任感和使命感。只有本着对工作认真负责的态度，才能更好更严谨的投入到工作之中，从而更好地做好自己的本职工作。提高工作人员工作素质可以通过实行严格的上岗制度标准，一定的岗前培训和加大奖惩力度来实现等等。其次，应该提高工作人员自身的专业素质。档案信息管理人员的专业素养包括自己管理能力与水平的提高，也包含互联网信息化相关的能力与水平。互联网技术是21世纪的工作人员必备的技能，也是档案信息化工作人员必须的专业素养。因此，加大工作人员的专业能力培养也是非常有必要的。

4 结语

信息社会的到来，互联网技术已逐渐深入各行各业。高校档案的信息化进程也在不断的推进之中，前进的过程中也暴露出很多安全性问题。因此，高校应在推进档案管理现代化发展的同时，积极采取措施保证档案信息的安全。