加强科技档案管理信息化建设的策略分析

鲁 倩

（中国铁路设计集团有限公司，天津 300301）

当今世界已经逐渐的进入创新时代当中，知识的涌现迅速加速，技术爆炸、产业变革、科技创新持续迸发。在经济社会持续发展的过程当中，信息化已经成为非常重要的一个标志。所以，在这样的背景下，在开展科技档案管理工作的过程当中，要想达到理想当中的效果，就一定要加强信息化的建设。这样才能够满足时代发展需求，推动工作的进步和发展，让原本手工工作的弊端和不足得到真正的 改进。

1 科技档案管理信息化的内涵分析

1）资源信息化。在针对科技档案开展信息化管理的过程当中，资源方面的信息化往往是代表性最强的一项措施[1]。通过对计算机以及信息系统技术的有效运用，可以让档案资源实现合理分配和社会共享。在当前信息化时代的背景下，档案管理这项工作在开展的过程当中，信息技术已经成为一种必要支撑。针对档案的信息化建设，主要可以包含于基础平台的构建、信息资源的建设，可以通过信息技术的有效运用对数据库和资源库进行构建，保障资源在开发的过程当中能够更加快捷和方便，有助于资源的共享，让资源的价值得到最大化的发挥。

2）方式现代化。在传统模式下，在对档案资源进行保护的过程当中主要采取基础设备、库房存储等方式[2]。但在信息技术高速发展的背景下，档案的储存介质也得到了不断的开发和研发，比如可以通过声像档案、电子档案、机读档案等各种各样的方式，让信息得以良好的储存。同时，也可以通过磁盘、光碟等现代社会下的新型产物来生成不同的介质。这样在后续资源利用的过程当中也会更好的提供便利，让信息档案的完整性和安全性得到更好的保障。

3）手段科学化。在推动档案管理信息化建设的过程当中，手段方面的科学化也是非常重要的一项内容。主要可以包含技术手段和理论手段[3]。要求在信息时代的背景下在开展档案管理这项工作的过程当中应该将现代管理理论和管理经验有效的融合在信息化建设过程当中，保障信息管理机制的构建更加完整和完善，可以在管理工作开展的过程当中将一些先进的手段和设备融入到其中。这样就可以让科技档案在管理的过程当中更加凸显现代化、专业化和科学化，达到理想当中的管理效果。

2 加强科技档案管理信息化建设的策略

1）完善管理体系，加强信息建设。如何更好地推动科技档案方面的信息化建设，是现代背景下管理部门在开展相关工作当中应该积极探讨的重要问题。但要想真正的实现信息化的有效建设，首先就应该在传统观念上做到一定的转变。这样才能够推动档案管理工作得到创新，能够有效地运用现代科技达到良好的管理效果。例如，管理部门在这一过程当中一定要密切的结合时代的发展脚步，应该对信息化在管理工作当中的重要性产生一个正确的认知，并能够适当的将信息技术融入到每一个管理流程当中，让工作质量和效率得到进一步的提高，也能够让档案的价值和作用得到充分的发挥。这样就可以避免出现落后的情况，更好地为档案管理创造优质条件，对于日常管理工作的开展将会产生非常大的推动作用。

2）加大资金投入，加强信息建设。要想更好的针对档案管理加强信息化建设，是无法与资金投入脱离的。只有不断地加强资金投入才能够提供物质基础，保障档案管理在开展过程当中信息化得到顺利的建设。例如，相关政府部门应该展现出自身的作用，应该针对档案管理加大资金投入和建设，可以让档案部门在日常开展工作的过程当中有物质基础，对一些硬件和软件进行购买。此外，当地政府也应该加大扶持政策，应该在科技人才的培养上加强资金投入，建设完善的系统，并同时给予管理人员相应的优惠政策，让管理人员在日常工作开展的过程当中可以态度认真、工作负责，这样就可以在无形当中推动档案管理建设得到不断的创新，有效地解决在传统档案管理工作当中遇到的问题和不足，让最终的管理效率和质量得到进一步的提高。

3）培育管理人才，加强信息建设。在推动档案管理信息化建设的过程当中，人才的培育也是非常重要的。所以也应该对人才进行优化，保障人才的信息素养较高，这样就能够使得信息化建设工作得到顺利的推动。例如，一方面，在开展人才招聘活动的过程当中，可以对一些相关专业的毕业生进行招聘。为档案管理信息化建设的开展提供更多的新鲜活力和血液。另一方面，对于本单位现有的管理人才，也应该秉持着理论结合实践的原则开展相应的培训。带动现有人员在管理水平方面的提高，提高现有人员的信息化素养，达到理想当中的人才需求和标准。此外，同类单位间的管理人才也应该不断的进行互动、交流、沟通。这样可以在互动当中实现经验和技能的彼此互换，有助于人员在综合素质方面的不断增强。这样就可以保障管理价值及效率得到充分的发挥，让档案管理工作的开展变得更加有效和持续。

4）优化系统构建，加强信息建设。在信息技术支撑的背景下，应该加强系统建设。例如，首先，应该保障资源数字化的建设，这是项目在实施过程当中的关键所在，将对后续的服务质量产生直接的影响。在档案数字化建设的过程当中主要包含纸质档案、照片、音像等，都应该进行相应的数字化处理。在录入的过程当中也应该从档案目录、档案全文上加以数字化的处理，加大系统的建设。其次，针对档案全文的数字化处理，在录入的过程当中可以采取扫描录入这一方式，将档案原貌逐页储存以图像文件的方式最终得以呈现。同时，也应该对目录索引进行编制，或采取相关的光学技术来识别过后以文本格式的方式进行储存，以便于检索，为后续的服务更好的提供便利。这样就可以保证在后续资源运用的过程当中对一些档案的详细内容进行快速的查找，有助于资源价值的有效发挥。

5）屏蔽手工工作，加强信息建设。除了以上这几个方面之外，也应该加强管理工作的科学化和自动化建设。应该对传统模式下手工作业中的不足和弊端进行摒弃，让每一个管理环节都得到优化和完善。例如，在针对档案管理加强自动化建设的过程当中，主要可以划分为审批系统文件的分发、整理、收集、组卷、入库、归档、利用、鉴定、回收、销毁等相应的内容。在其中的每一个流程当中都可以加强技术的有效运用，让工作在开展的过程当中更加具有效率性和准确性，可以在交互系统当中进行完成。对于在这一过程当中出现的校审记录会在系统当中生成，方便于下载和查看。也能够对整个过程实现实时监控。此外，在归档完毕之后，也可以由信息化档案室来下载打印，更好的实现归档处理，让原本在审批过程当中的繁杂性得到真正的规避，提高效率，节省时间，有助于纸张的减少，起到一个环保的作用，让信息化建设得以实现。

3 结论

综上所述，在当前的时代背景下，在开展科技档案管理这一工作的过程当中不断的加强信息化建设是非常重要的。这样可以更好的满足时代发展，让管理流程得到完善和信息化、自动化的建设，达到理想当中的服务水平。因此，在这一过程当中可以从完善管理体系、加大资金投入、培育管理人才、优化系统构建、屏蔽手工作业等方方面面入手让信息化建设得到最大化的加强。