档案管理归档整理分类技巧浅析

◎孙晶雪

一、档案管理归档整理分类现状

1.档案整理理念有待于进一步提高。

针对当前档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。

2.档案整理缺乏专业化。

据调查表现，当前档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降。

3.档案整理缺乏信息化。

信息化是当前档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是内部档案整理缺乏信息化技术人员。

4.归档装订上的错误。

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。

二、档案管理归档分类技巧

1.以行业分类的技巧。

按行业分类可分为计划生育、林业、农业、畜牧、水利等等行业，进行档案管理时就可以按照这些业务部门为基准，对档案进行分门别类进行存放。每个行业又可以进行细分，如林业可以分为退耕还林档案、防沙治沙档案、林政档案等等；农业档案可以分为土地基本资料档案、土地治理档案、土地纠纷档案等等；畜牧档案可以分为基本情况档案、项目档案等等；水利又可以分为水利治沙档案、小流域治理档案等等。这种分类方法的好处是对档案进行行业上分类，能够使每个行业的档案有序。这些档案的管理基本一样，需要各部门有自己的档案室、档案柜，由相应的部门档案管理人员进行管理就可以了。

2.以密级分类的技巧。

档案按密级可以分为绝密档案、一般档案、公开档案。绝密档案，是指对有权限的人开放的档案，并且绝密档案能够查看、调阅的人极少，只有相关的人才可以进行查看、调阅，管理人员绝对不可以将档案给无关人员进行查看、调阅，即使查看、调阅也有严格的手续，以便出现问题有据可查，这类档案一般都涉及国家机密。一般档案，指的是这个档案没有绝密档案那么严格，但想要查看、调阅也需要严格的手续，这类档案可以查看、调阅的范围很大，一般各行各业如林业、农业、水利等等的档案都是这种档案。公开档案，指的是那些对外公开的、所有人都有权利查看的档案，如公示类档案，如退耕还林公示、畜牧围栏公示等等，这些档案是对外办公用档案，而且必须做到公开才有意义。

3.以保存期限分类的技巧。

档案按保存期限可以分为永久档案、定期档案、临时档案。永久档案指的是那些意义重大，甚至其重要性目前无法得知，比如一些陨石档案，这些天体以人类现有科技水平可能还无法探测其存在的价值，所以这些实物连同其档案一体永久保存。定期档案期限一般在三年、五年、十年不等。临时档案一般用完之后就作废。永久档案需要一个恒定的环境，其要求比较严格，定期档案视其档案重要性而确定管理的环境。临时档案不作要求。

4.以专用对象分类的技巧。

档案有时还可以根据被提供人的不同划分，例如提供给镇里书记看的档案，提供给镇里镇长看的档案，提供给其他同志们看的档案等。这种以人分类的档案一般是文字档案，这种分类的好处是档案性质清楚，以达到被提供人的满意为准则。

5.其他档案分类的技巧。

档案分类还有很多分类方法，如按时间进行分类，如分为2000年以前或者2000年以后；还可以按特定时间进行分类，如非典以前和非典以后，还可以按照特定人的时间进行档案分类，如纪念周总理的档案可以分为逝世前档案以及逝世后的档案等等。还可以按照特定区域进行档案分类，如河北省档案、河南省档案或者南方档案、北方档案。

6.归档范围、分类方案密切结合。

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。

三、结束语

档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。