关于事业单位档案管理的创新思路的探讨

王 瑜

（承德市口腔医院，河北 承德 067000）

档案是事业单位经营发展过程中产生的重要资料，包括文件、图片、视频、音频等，以这些资料为依据，可以更好地规范事业单位经营行为，推动事业单位更好发展。然而就目前来看，事业单位对档案管理工作还不够重视，档案管理工作还停留在传统模式下，缺乏专业的档案管理人才，以至于档案的利用率不高。档案管理是事业单位实现高效、协调发展的重要保障，面对日益严峻的社会发展形势，事业单位要转变观念，重视起档案管理工作，加大档案管理的创新，不断提高档案管理水平。

1 事业单位档案管理工作存在的问题

1）档案管理意识淡薄。现阶段来看，许多事业单位却在思想层面上都没有认识到档案管理工作的重要性，不管是领导层，还是管理层，都没有准确估量档案管理工作所带来的经济效益。由于事业单位对档案管理工作的不重视，这也造成事业单位许多档案信息收集不及时、不全面，档案得不到高效利用，从而严重阻碍了事业单位的 发展。

2）档案管理手段落后。当前，事业单位档案管理工作还停留在传统管理模式下，档案信息的收集、存储、调用依然是靠人工方式，这种方式不仅效率低，而且很容易造成档案信息的失真。同时，事业单位的档案主要以纸质档案为主，这种纸质档案多次使用后容易出现损毁情况，进而影响到档案价值。另外，我国大部分事业单位中的档案管理设施建设都存在差异，软硬件设施标准不一，没有形成统一的标准，再加上我国事业单位规模的不断扩大，档案资料的不断增加，这种传统的人工管理方式已经无法满足事业单位档案管理工作需求，迫切需要创新。

3）档案管理机制不完善。管理制度是档案管理工作开展的依据和保障，管理制度完善与否直接影响到了档案管理工作实效。当前，事业单位的档案管理制度存在许多问题，档案管理工作中的权责关系没有明确，档案工作中缺少有效的监督机制，从而使得档案管理工作比较混乱。另外，我国大部分事业单位中存留朝令夕改问题，使得档案管理人员整理档案时无从下手。

4）专业的档案管理人才不足。档案管理是一项专业性的工作，对档案管理人员的能力素养有着一定的要求。但是就目前来看，事业单位档案管理人员大多不够专业，多为兼职人员。在实际工作中，档案管理人员无法严格按照相关要求来办事，无法从标准化、规范化档案管理过程中获得有效信息。另外，事业单位档案管理人员工作不够主动，缺乏“工匠”精神，总是抱着完成任务的心态去工作，不注重档案的真实性、完整性，从而影响到档案管理质量。

2 事业单位档案管理的创新

1）提高档案管理意识。档案是事业单位发展的真实记录，档案管理水平直接影响到了事业单位的生存发展，因此，事业单位必须高度重视档案管理工作[1]。首先，领导层要树立正确的档案管理意识，加大档案管理工作的宣传，提高各部门管理者对档案工作的认识，使他们积极配合档案管理工作；其次，明确档案管理工作的地位，将档案管理工作上升到战略高度，与事业单位的发展结合起来，全面抓好档案管理工作[2]。

2）档案管理方式的创新。现行社会形势下，事业单位规模不断扩大，档案信息数量也不断增加，这也决定了传统的档案管理方式不适用。信息时代里，计算机网络的出现为事业单位档案管理工作的高效开展提供了保障。借助计算机网络，可以将事业单位各部门有效联系起来，实现内部信息的共享，从而提高档案管理效率。鉴于此，事业单位要加大计算机网络的应用，构建统一的档案管理信息系统，以信息技术推进档案工作的有效开展[3]。如，事业单位可以利用专门的档案管理软件，构建相应的档案目录，对档案目录和目录下的相关信息进行归类，然后输入计算机系统，用软件对录入的内容进行统一规整。同时，在计算机技术的支持下，事业单位还可以建立现代化的检索窗口，档案使用者只需要输入关键词或相关名称，就可以快速找到档案所在位置及简要概括，进而提高档案的利用率。

3）完善档案管理制度。事业单位只有建立起完善的档案管理制度，才能更好地约束和规范档案管理工作行为，促进档案工作的规范化发展。首先，按照国家相关规定，设置科学的档案管理机制，从制度层面对档案的收集、存储、调用等各个环节作出全面的规定，确保档案工作有序、高效进行；其次，建立审查机制，对事业单位经营过程中产生的档案资料要反复核对，确认档案信息真实、完整后再归档；再者，落实责任制，将档案管理工作相关职责落实到具体部门、具体人身上，从而更好地规范档案管理工作[4]。另外，事业单位要建立有效的激励机制，通过各种激励手段来调动档案管理人员的工作积极性，使其主动投入到档案管理工作中去，从而提高档案管理实效。

4）强化专业档案管理人员的培训。档案管理人员作为档案管理工作的主体，其业务能力直接影响到了档案管理水平。因此，事业单位要加强专业档案管理人员的培训。首先，对待引进专业的档案管理人员，在引进人才时，要注重人才的考核，包括人才的专业知识、管理能力以及档案管理技术实力等，确保引进的人才能够满足事业单位档案管理工作需要；其次，定期对档案管理人员的培训，向档案管理人员传输新知识、新技术，确保档案管理人员能够跟上时代步伐[5]。另外，为了留住人才，事业单位需要设置完善的福利制度，提供具有吸引力的福利政策。

5）加强档案信息安全管理。档案的价值是建立在档案信息完整、真实的基础上的，因此，事业单位要高度注重档案信息安全管理，确保档案信息不被恶意篡改或窃取。首先，在构建档案信息系统时，要加大信息安全技术的应用，确保档案信息安全、可靠；其次，注重档案信息的检查，确保档案信息真实、完整[6]。另外，事业单位要注重档案工作环境的管理，确保档案工作环境稳定。

3 结语

综上，事业单位档案管理工作至关重要，做好档案管理工作，有利于档案的开发利用，更好地服务事业单位发展。新形势，事业单位经营环境发生了变化，这种变化要求事业单位必须创新档案管理方法，不断完善档案管理制度，强化档案管理人员的培训，从而提高档案管理实效，促进档案作用的高效发挥。