新时代档案工作管理体制与机制的改革与创新

张 红

（丰县范楼镇人民政府，江苏 徐州 221742）

史蒂文·卢巴曾说过“档案是一种权力。生成档案就意味权力的产生，利用档案也是如此。”档案是社会发展过程的真实记录和凭证，也是我们了解和认识历史、掌握规律的重要依据。机关档案工作是机关工作重要的组成部分，也是确保机关工作效率，提升工作质量的基础和保证。随着政府管理体制的不断改革，经济不断的发展，目前档案管理却跟不上发展的形势，还存在许多问题。在新形势新时期下，进一步加强机关档案的管理改革与创新，具有十分重要的作用。

1 目前档案管理工作存在的问题

1）不重视档案管理工作。单位档案是单位机关在公共行政管理活动中所直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等多种形式的历史记录，是单位工作的宝贵信息资源。但是，由于机关单位的领导主要精力都放在抓经济，抓政绩上，对档案管理重视程度不足，认为这与业务没有什么关系的，可有可无，没有认真抓这项工作。缺少各种收发登记、借阅登记、文件材料归档制度、岗位责任制的管理和约束，文书处理不规范，造成各门类档案材料分散保管，归档文件不齐全或迟迟得不到归档。 2）档案管理信息化不足。随着科学技术的日新月异，发展迅猛，现代化程度日趋提高，诸如全国联网通存通兑、电子化公文传输、无纸化办公等已普遍或逐步得到推广。目前，档案管理还处于半自动化状态，有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。同时，传统的立卷方法严重束缚了计算机等办公自动化设备在机关档案部门的发展与应用，亟待改革。 3）档案利用工作水平较低。在档案管理过程中，对于档案收集整理、鉴别保管等这些环节是关系到档案管理和利用的水平，档案收集整理归类规范、鉴别保管完善，可以更好地为档案资料使用者提供有效档案资料，这有助于提高档案利用的效率和水平。从目前档案管理情况来看，档案管理工作只是注重档案的管理，并没有去做好档案利用工作，对于如何发挥档案在推动机关工作效率推动作用，没有更深入的思考和拓展，缺乏对档案价值的开发和宣传，没有引导大家对档案资料的查阅和使用，这种重管理轻服务的现象，影响了档案的利用率和利用效果，档案的作用没有不能完全发挥作用。人们对于长期处于“机关化、半封闭”的档案管理缺乏了解，在查阅资料的时候也不会第一时间想到查阅档案，而是想到图书馆。

2 档案工作管理体制与机制的改革与创新

1）提高机关档案管理工作的认识。提高机关档案管理工作的认识，把做好档案管理工作当作改革开放、发展经济服务的重大举措为抓。主要要做到以下三个方面：一要把档案工作列为重要工作组成部分。要专门成立档案管理小组，设在本单位办公室，由办公室的负责人担任组长，并且落实岗位有人，将档案管理工作纳入年度考核、晋升考核、优秀考核等的依据，引起机关单位对档案管理的重视，以依法治档为已任，保证经费，切实解决档案工作实际问题，确保档案工作正常运转。使档案管理工作真正发挥作用和价值，为本单位的改革发展作贡献。二要做好档案立卷归档工作。要求各部门在处理对口部门（办公室、综合部门）把好公文的收发、阅办关。使公文处理统一标准。并登记好“帐外”文件的管理工作。三要建立健全和完善档案材料归档制度，建立各职能科室档案管理的兼职人员，健全档案管理网络，实现档案网格化的管理。此外，加强档案管理人员创新能力的培训。自主创新是发展的灵魂，随着档案管理工作的不断公开化、透明化，档案的服务也由单一性服务本机关单位向服务多元化、社会化服务的转变。因此，档案管理也需要有创新能力，要加强档案管理人员创新能力的培训，增强档案管理人员创新能力，解放思想、更新观念、开拓创新，提高创造性工作能力，并能够结合工作实际，开辟新途径，钻研新技术方法，探索新问题，走出新路子。2）加快档案管理信息化的建设。随着网络技术的发展，建设统一的档案信息网络已经迫在眉睫。因为计算机技术的发展，随着网络技术的发展，建设统一的档案信息网络已经迫在眉睫。因为计算机技术的发展，机关单位基本都实现了办公自动化，实现无纸化办公，提高工作效率。因此，我们要利用信息技术的发展，加快档案管理信息化的建设。一方面，将档案信息化建设纳入系统、单位信息化总体规划。档案管理系统要规范，方便实用，纳入单位的办公自动化系统，统一设计，同步建设。进一步完善文件归档办法，规范电子文件归档管理体系，认真做好电子文件的收集、积累、整理、保管和利用工作，重视电子文件的备份，确保数字档案的安全。另一方面，要重视档案管理人员专业能力和知识的建设，目前随着科学技术的月新日异，档案管理的手段和技术也不断创新和更新，这对档案管理人员的业务素质又提出了新的要求，提高业务素质，不仅要掌握本职岗位所必需的文件档案管理知识，更要掌握市场经济、法律、历史、计算机技术、电子档案管理等知识，从而适应社会对档案工作越来越高的要求。3）实现档案管理工作规范化。开展机关档案工作目标管理定级升级活动，是依法管理机关档案工作，加强档案管理的科学办法，也是加强机关档案工作基础建设的一项重要举措。在广泛开展建档的工作基础上，进一步强化机关档案工作的标准化、规范化、科学化管理，积极开展机关档案综合管理达标升级活动。通过达标升级活动，能使档案的意识、档案的安全保管条件、档案的规章制度、档案的规范化管理、档案的开发利用等方面的水平明显完善和提高。此外，要加强检查督促，清理材料的整理装订工作政策性强，工作量大，我们要做到“抓进度、抓质量、抓落实”，经常下基层检查情况，加强业务指导，明确装订要求，统一装订标准，使档案达到美观、整齐、实用，既方便保管，又提高了工作效率。同时，在机关档案管理过程中，严格按照“分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的标准，强调每个案卷都做到“全、细、准、美”，即在档案材料的收集上强调一个“全”字，在档案材料的鉴定上做到一个“细”字，在档案材料的分类上抓住一个“准”字，在档案材料的装订上力求一个“美”字。4）加大对档案管理的宣传力度。做好宣传工作，使人们充分认识档案工作的重要性，要加大档案管理的宣传力度。主要可以做好以下几方面：一是充分利用档案优势搞好档案宣传，定期或不定期地将档案工作情况进行通报。二是加强档案工作为党和国家工作大局服务的宣传。根据实际情况举办档案展览，将室藏的文件档案中的专题档案、照片档案中的荣誉档案等所有能开放的档案开放展览，使员工认识档案、了解档案，学会利用档案，达到档案工作与整个经营工作息息相关的目的。三是鼓励在相关报刊上发表理论文章。鼓励档案管理人员在订阅的《中国档案报》等报刊的同时，要勤奋写理论性的文章，鼓励档案管理人员投稿，尽量提高档案管理的意识。

总之，档案管理是机关单位工作的重要组成部分，我们要重视机关档案的管理，围绕单位工作中心，提高档案管理的重视程度，加大档案管理的力度，规范档案管理的基础工作，创造性地开展档案管理工作，充分发挥档案和档案工作在经济发展、乡村振兴、脱贫攻坚等方面发挥应有的贡献。