鉴别、整理人事档案应注意事项分析

姚 霞

（中国振华集团永光电子有限公司（国营第八七三厂），贵州 贵阳 550018）

1 引言

对于人事档案而言，记录了许多非常重要的信息和内容，包括个人的经历、政治面貌、工作情况以及道德品行等内容，在人事管理工作开展的过程中，人事档案是非常重要的依据，有着非常重要的凭证和参考作用。因此，在人事档案鉴别和整理工作开展的过程中，我们要能够给予足够的重视，要能够满足人事档案整理对于完整、真实、条理和实用的各项要求，这样才能够更好的为企业发展提供高质量的服务。

2 充分认识人事档案鉴别、整理工作的重要性

1）有利于查询和提供利用。对于人事档案来说，其存在的价值就是能够为企业的发展提供服务，同时确保本人及家属的合法权益能够得到相应的保障，而在这个过程中档案材料的真实性尤为重要。通过对人事档案资料的鉴别和管理，能够对一些纷繁复杂的档案资料进行科学的梳理、编目和排序，从而能够形成条例规范、精练实用的案卷，这样就能够为组织和人事部门的利用创造极其有利的条件。

2）便于发现问题及时补充档案资料。在对人事档案进行鉴别和整理的过程中，能及时发现人事档案中存在的不足和缺漏，从而能够对档案内容进行不断的充实和完善。但是，在过去阶段人事档案管理工作开展的过程中，大多数人的档案管理意识都非常的淡薄，档案材料在形成的过程中就存在诸多问题，从而导致在档案管理的过程中，经常会出现关键材料的不完整或缺失。而通过科学的档案管理工作，就能够及时的发现问题并整改问题。

3）有利于提高人事档案管理人员的政治素养。对于人事档案管理工作来说，其本身就有着较强的技术性和专业性档案管理人员要具有扎实的理论知识和丰富的人事档案管理经验，并且要能够具有较强的政治素养，同时为了防止在管理的过程中出现人为的缺漏和遗失，还要能够具有耐心细致的意志品质。在档案管理工作开展的过程中，工作人员要能够对每一份档案材料都进行认真的、全面的综合审核分析，准确梳理每一个人的成长经历，并对相应的信息进行准确的分类和排序，任何环节的疏忽都可能会对整个档案的正常使用带来巨大的影响。因此对于人事档案管理人员就有着越来越高的要求，为了更好的应对各种工作情况，提高档案整理工作的质量，档案管理人员必须要能够对自身的专业知识进行不断的完善与强化，同时还要增强自己的责任心和事业心，不断的创新和改进工作方法。

3 准确鉴别、分类、整理，保证人事档案的规范

1）整理人事档案时将履历材料归为第一类。履历材料包括多年来的登记表、简历表以及履历表以及属于个人阅历的全部材料，同时还要能够保证各种履历表中内容填写准确，并且每份履历表在结尾处都应该有个人的签字确认。对于这一类材料来说，能够将一个人在各个时期的经历情况准确的反应出来，例如对于干部履历表的填写，从表中可以看出此人的基本信息、学习经历、入党时间、工作情况、家庭情况等详细内容，通过对履历材料的科学归类，能够在一定程度上大大提高人事档案管理工作的效率，但必须注意的是完整的履历材料，四个要素必不可少：本人近期的照片、本人的亲笔签字、材料形成的具体日期和组织审核单位的公章。

2）自传及属于自传性质的材料归为第二类。对于该类材料来说，不是每个人的档案信息中都有，自传材料多数在抗战时期或入党等特定时期形成的，以此材料为基础，能够对个人三龄二历一身份的填写情况进行进一步的检查，因此从该档案信息的本质上来说，我们可以将其认定为个人信息的写真，能够生动形象、有血有肉的反应一个人的成长经历，有着非常高的参考价值。

3）鉴定、考核、考察材料属于第三类。该类材料包括以鉴定为主要内容的人员登记表、干部的表现材料、干部调动任免的考察材料以及年度考核登记表等，对于这一类材料来说，最核心的就是年度考核表。一般来说，自参加工作之后，每个人每年都需要填写年度考核表，同时还要能够有本单位的考核意见并组织单位进行统一盖章，最后由本人签字确认。对于这类人事档案来说，最重要的就是保证考核结果的准确。

4）学历和职称材料为第四类。现阶段的学历材料主要包括学历、学位证书、报名成绩表和登记表等，不管是第一学历还是后期取得的学历，都应该具有相应的学历登记表、学习成绩单以及和学位授予相关的材料。对于职称材料来说，主要包括每一个等级的职称晋升材料以及相关的评审表等。在对这些人事档案资料进行整理时，首先要对其中的学历学位证书进行统一归档处理，这样就能够清晰的掌握和学历相关的人事信息，同时还能够对三龄二历一身份进行进一步的核定。在以往的人事档案管理工作中，经常会出现学历失真问题，就是实际情况与评定情况之间不相符，忽视了资料的真实性和可靠性。所以，在当前阶段人事档案管理工作开展的过程中，要能够使资料内容的真实性得到可靠的保障，人事管理部门要能够对真实性进行全面的审核。

4 科学鉴别，保证人事档案材料的完整、真实

1）鉴别归档材料是否完整。在人事档案管理工作开展的过程中，在各种因素的影响下，经常会导致人事材料缺失或者不完整问题的出现，因此必须要给予归档材料的管理足够的重视，在鉴别归档材料是否完整的过程中，其主要的鉴别方法如下：（1）倒推法。就是以归档材料的最近时间为参照往回推，以此来判断归档材料是否完整，例如对于职称材料的整理，如果是正高职称，就应该有副高、中级以及初级的相关材料，对于学历材料来说，如果是博士研究生的话，就应该有硕士和本科生材料。（2）根据材料的完整性进行倒退推，对于党员来说，入党志愿书、入党申请书、政审材料等都是应该具有的材料；（3）根据记载来进行推导。人事档案材料的记载，一般就是结合个人的履历记载，查找是否具有相应的材料文件，只有使档案材料的完整性得到可靠的保障，才能够更好的为档案管理工作的顺利开展提供重要的保障。

2）保证人事档案的真实有效。对于人事档案归档材料来说，归档材料的真实性就是归档材料的生命，只有使归档材料的真实性得到可靠的保证，才能够使人事档案管理工作的质量得到可靠的保障，才能够成为后续人事调动、提拔任用工作开展的重要依据。在对人事档案资料的真实性进行判断的过程中，其主要的鉴别依据如下：首先就是对档案资料的出处进行判断，是否是出自于权威部门，同时判别文字是否清晰，内容是否符合客观实际；其次就是对档案资料是否存在修改痕迹进行鉴别，判断其是否符合实际；最后就是对档案中的姓名、性别等一些自然信息情况进行检查，判断其与档案记载情况是否保持一致。

5 结束语

总而言之，随着新时代的到来，越来越多的企业开始向着数字化、信息化、现代化的方向转型发展，因此企业的档案管理工作也要能够跟上时代发展的脚步，对档案管理人员的业务能力也提出了越来越高的要求，在实时学习国家最新政策规定的同时，企业要能够组织相关的专业培训工作，从而能够提高档案管理人员的业务技能水平，更好的为企业和社会提供高效、快捷、高质量的服务。