企业行政事务管理工作的问题及对策

张祎文

【摘  要】近年来，随着经济不断增长，企业经济日益繁荣。企业的办公室已经发展成为企业的综合性、集成性管理与服务部门。办公室主要负责的行政事务工作，组成了企业高速、稳定发展的快车道，为企业经济利益的提升提供了坚固的支撑和保障。因此，发掘目前企业行政事务管理工作中存在的问题具有很强的现实意义。论文从企业行政事务管理的发展现状入手，分析其中存在的问题，并提出相应的解决对策与措施，以供参考。

【Abstract】In recent years， with the continuous growth of economy， the enterprise economy has become increasingly prosperous. The office of an enterprise has developed into a comprehensive and integrated management and service department of an enterprise. The office is mainly responsible for the administrative affairs， which constitutes the fast lane for the rapid and stable development of enterprises， and provides solid support and guarantee for the promotion of the economic interests of enterprises. Therefore， it is of great practical significance to explore the problems existing in the administrative affairs management work of enterprises. This paper starts with the current development status of enterprise administrative affairs management， analyzes the existing problems， and puts forward corresponding countermeasures and measures， for reference.

【关键词】行政事务;管理工作;问题对策

【Keywords】administrative affairs; management work; problems and countermeasures

【中图分类号】F272.9                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）12-0007-02

1 引言

行政事务管理为企业的发展带来了巨大的助力，如办公设备管理、会议记录与管理等，大大促进了企业管理文化和管理制度的形成。而在实际操作中，行政事务管理又往往是较为烦琐的事项，例如，员工出差酒店机票的预订、办公场地的物业管理、日常办公的后勤保障，企业大中小型会议的管理和组织，对企业固定资产的统计与审查等，都是行政事务管理的工作范畴。由此可见，行政事务管理绝不仅仅是为企业工作人员提供便利和服务的打杂型部门，而是肩负着企业运营的重大责任，是企业成长路上必不可少的左膀右臂。

2 重视企业行政事务管理的意义

行政管理人员是企业运行的润滑剂，在保证企业在沿着既定发展战略前进的基础之上，为企业的员工营造和谐、积极、舒适的工作环境，同时，更肩负起了监督和管理全体公司员工的职责。在企业运营过程中，行政事务管理人员的工作就是调度各类资源，保证企业的各项收益[1]。简单来说，重视企业行政事务管理工作，就是重视企业正常运营的物质条件，就是重视企业的经济收益。只有真正做好了企业行政事务管理工作的公司才能够调整自身航向，以最饱满最积极的状态应对今后的市场竞争。

3 目前企业行政事务管理工作中存在的问题

3.1 缺乏明确的企业规章，工作氛围较为低迷

21世纪是人才的世纪，如果企业没有明确的人员管理制度，那么毫无疑问，企业在人员管理上是失职的。许多公司对行政事务管理不甚重视，运营结构和高层设计是较不成熟，缺少思考的，没有明确的管理章程，除了给行政事务管理工作带来极大不利之处，还造成了奖惩机制的模糊和笼统，那么企业对于员工的绩效考核和业绩测评则缺乏制度的背书，对员工的奖励和惩罚则没有说服力，员工没有在工作过程中得到岗位重视感和成就感，久而久之就会养成工作惰性，缺乏工作积极性、主动性，甚至对于行政事务管理人员的相关措施产生抵触情绪，不利于开展行政事务管理，甚至会影响工作环境的和谐氛围，对企业的正常运营带来一定的负面因素[2]。

3.2 调度资源能力较为薄弱，缺乏管理与服务意识

如果把企业的运营看作行军打仗，那么行政事务管理的工作主要就是看守大军的“粮草”。简而言之，在企業的经营活动中，行政事务管理的管理对象往往是一些非常基础性的对象，如人力资源、经营设备和物资现金等，很大程度上的岗位职责就是调配资源，开源节流，为企业带来更多的经济收益。然而目前我国企业行政管理中，往往缺少了资源调配的能力，在企业的先锋部队不断开疆拓土的过程中，后备工作没有及时跟上，导致开路部队出现物资短缺等现象，严重拖延了企业前进的步伐。在企业日常经营中，经常在公司内部出现推诿、责任无法落实到人的现象，就是公司间各部门的沟通不畅，行政事务管理部门没有及时发挥自己润滑油和沟通桥梁的作用，没有认清自己的服务与管理意识，也就无法让工作氛围在自己的努力下变得和谐而活泼，必然带来了公司向心力的四散[3]。

3.3 从业员工整体素质不高，缺乏专业性管理人才

国家层面上出台的许多法律法规都与行政事务管理密切相关，因此，对于企业行政事务管理的相关从业人员应该具有更高的要求和标准。然而在目前的实际操作中，许多企业的行政事务管理人员都是一人多职、兼职的情况，要应付的手头工作较多，并且此类职工并不具备太过专业的管理知识与技能，在应对繁杂的工作任务之下，往往无法做出最优的选择，通常会忽略了行政事务管理中相关的细节，不能灵活地应对工作中出现的各类问题和突发事件，影响了企业的经营与收益。

4 全面提高企业行政事务管理工作水平的策略与建议

4.1 建立健全相应管理制度与员工考核奖评规章

企业需要联合行政事务管理部门，建立健全相关的行政工作条例，对于后勤管理、资产管理等体系做好建设与改进，同时对物资的出入库等信息做好及时的登记，办理妥善各项手续。对于通讯费用管理制度，行政事务管理部门也要给予一定的重视，同样需要纳入制度范围的还有公司物业、保洁、餐饮、绿化、安保，还有基础设施的管理和维修。与此同时，员工的岗位考核制度也要相应到位，落实员工的绩效考核制度，才能提高员工的责任感，对员工的工作状态进行全方位的监督和掌握[4]。在制度的保障下，也便于员工把握工作重心，提高自身工作水平和工作效率，也促使企业的行政事务管理工作进一步提高，为企业带来经济利益的提升。以谷歌公司为例，该公司每天需要处理高达24PB字节的数据，正是高效的管理模式使得该公司能够健康顺滑地运转。

4.2 树立服务与管理意识，重视成本控制

企业行政事务管理中，很大一部分的工作内容是向员工提供不同种类的服务，也就要求从业人员能够主动具备服务意识，真正做到营造良好的工作氛围，从而提高员工的办公幸福感。在企业的后勤管理中，一些岗位流动性比较强的职位，如保安保洁等，可以与专业的物业公司联系，由他们统一提供服务，而不是企业单独招工。这样不仅降低了企业的运营成本，更减少了相关部门的负担，提高公司运营工作的效率。根据相关调查显示，进行了后勤职务专项管理的公司在成本预算方面下降了近30%。

4.3 在人事管理领域下功夫，成为企业发展的左膀右臂

企业不能忽视行政事务管理工作中，人力资源管理的重要作用。行政事务管理岗位职责烦琐而精细，需要工作人员以最大的耐心和责任心来应付，同时也要求工作人员具备多项技能，如写作技能、组织筹划技能、待人接物技能等，更要求行政事务管理人员具备坚定的职业操守和思想觉悟。在如今竞争如此激烈的市场上，企业要格外重视人力资源管理这一领域，组建具备合格专业管理技能的企业行政事务管理团队，切实提高团队的执行力，在团队的建设和日常经营工作中，畅通员工的沟通渠道，提高员工接受专业管理知识培训的次数，培养行政事务管理员工的创新思维，开阔他们的视野，激励员工主动参与工作，才能切实保障企业的经济利益得到稳定的提高。

5 结语

目前，我国行政管理工作往往都是“不求有功，但求无过”的状态，而在应对企业运营突发事件的时候，这样的工作态度很明显无法应对。因此，企业需要明确观念，认识到企业行政事务管理的重要性，建立健全相应的管理規章制度和绩效考核制度，强化行政管理员工的管理和服务意识，搭建专业化的管理人才团队，以此来促进企业没有后顾之忧，能够取得长足的发展。

【参考文献】

【1】钱耀坤，李勇.浅谈企业机关行政事务管理工作对策及建议[J].改革与开放，2018（16）：141-144.

【2】余湘，岳娟娟.新时期企业办公室行政事务管理的现状及对策分析[J].知识经济，2020（07）：97-98.

【3】鲁中萍.做好国有企业办公室行政事务管理研究[J].办公室业务，2020（01）：191-192.

【4】彭伟乐.浅谈做好企业办公室行政事务管理的举措[J].技术与市场，2019，26（11）：179-180.