浅析人事档案管理的现状及解决对策

■顾林美 冯玉明

（新疆维吾尔自治区疾病预防控制中心）

干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，在建立素质培养、知事识人、选拔任用、从严管理、正向激励等干部工作“五个体系”中起着重要的基础支撑作用，人事档案的完整和准确性直接关系到每位职工的切身利益，甚至影响到退休职工是否能按时领取社保，从而影响到单位事业的稳定和健康发展。结合近几年在人事档案管理工作中的体会，就目前人事档案管理现状及解决对策谈下自己的看法。

1 人员及人事档案管理现状

1.1 人员情况

截至2019年6月中心在职职工共386人，其中，男187人，女199人，男女比例为0.939：1，年龄24—59岁，平均年龄44.4岁。学历硕士及以上78人，本科196人，大专61人，中专及以下共51人。高级职称93人，中级职称135人，初级99人，管理岗8人，工勤岗51人。

1.2 人事档案管理现状

中心共配备1名兼职人事档案管理员负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档，档案信息化等日常管理工作，为组织考察、晋升等提供可靠依据。并先后制定了《人事档案管理制度》、《干部人事档案专项审核工作实施方案》。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案材料收集不齐全、不完整

某疾控中心于2002年7月由三个单位合并而成，单位主要由专业技术人员组成，因历史原因，大部分职工对待人事档案管理工作不够重视，普遍认为人事档案只是简单的保管工作，偶尔需要查阅，也仅限于在晋升职称时需提供考核、职称聘任等档案材料，平时人事档案利用率不高，以致鉴定、培训、学历等材料主动归档的意识不强，导致缺失材料比较多，特别是培训、学历等资料缺失严重，直接影响到干部人才的选拔任用。主要原因就是事业单位对于人事档案管理工作缺乏正确的认知，对于人事档案管理工作并不是特别重视，甚至连辅助工作都算不上。许多人事档案管理人员只要认为人事档案不出现丢失的情况即可，对于人事档案资料的收集工作直接省略，甚至对收集的认识档案资料不会进行审查，就算人事资料收集过程中存在遗漏的情况也无法及时的发现，最终就会造成后续使用相关人事档案的时候，由于人事资料收集不齐全、不完整，会影响人事资源的高效配置。

2.2 人事档案管理无专职人员

人事档案管理是一项专业性、敏感性、政治性很强的工作，需了解掌握很多的专业知识，因未安排专职管理人员，兼职人员所学专业非档案管理专业，由于中心对档案管理工作不够重视，未派送档案管理人员参加相关专业知识的培训，只能通过部分专业书籍、上级文件或咨询上级部门档案管理人员获取相关知识，以致不能及时学习掌握档案管理新知识和新方法，直接导致档案管理工作滞后、低效。因此人事档案管理人员在专业技能方面存在欠缺，加上档案管理人员通常是由其他部门减值或者借调而来，流动性较大，无法形成稳定的人事档案管理专职人员。加上档案管理人员没有参加相关培训，在档案收集、整理、归类以及保存方面欠缺专业知识，使得整个人事档案管理模式比较落后。因为人事档案室仍然是以纸质材料为主，对于环境有着较高的要求，倘若缺乏专职的人事档案管理人员，容易造成人事档案材料出现物理损伤，影响到人事档案材料的安全。所以对于事业单位来说，人事档案管理水平要想提升必须要打造专业的人事档案管理人才，并且设置专职岗位，提升人事档案管理专业性。

2.3 人事档案室基础设施建设落后

人事档案室设置不合理，窗户封闭，不能正常通风，防潮、防火、防虫、采光等设施不齐全，设备比较陈旧，截至目前，人事档案的收集、编类、整理、归档等工作仅依靠手工完成，部分档案材料经多次翻阅、装订，导致纸张磨损破旧，影响档案的完整性和美观性。从上述情况可见，当下单位人事档案基础设施建设投入力度不足，致使基础设施建设落后，无法为人事档案材料营造较好的环境。加上人事档案材料是纸质的，经常被查阅，极易为人事档案管理材料埋下隐患。

2.4 人事档案管理模式比较落后

事业单位当下人事答案管理模式人仍然是秉持传统理念，仅仅只是通过档案室储存档案材料。但是随着人事档案材料规模的扩张，庞大的人事档案材料信息在查阅、利用方面都面临较大的困境，而且纸质材料保存不易。正是因为人事档案管理模式的落后，导致人事档案查阅效率不足，并且无法将庞大的人事档案数据资源进行充分利用。此外就是人事档案管理制度没有与时俱进进行改善，尤其是在调阅方面，通常只需要签字登记就能够进行调阅，对于审批权限没有进行严格的规定，不利于档案保密。还有就是人事档案管理工作流程没有明确，许多流程都是由人事档案管理人员自行摸索，缺乏科学性。

3 提高人事档案管理的工作质量及效率

3.1 提升档案管理人员的能力

近些年对于事业单位人员晋升考核改革的深入，对于人事档案管理提出更高的要求。人事档案管理是一项专业性、政治性、保密性要求极高的工作，要安排坚持原则、作风正派、责任心强、保密观念强、政治素养、业务能力过硬的党员干部担任档案管理的重任，档案管理员需通过自学相关书籍、上级文件来加强自己业务技能的提升，单位也需派送档案管理人员外出参加集中培训，邀请专家前来授课等方式，使档案管理工作人员及时掌握档案管理的新知识、新理念，新方法，因此提升档案管理人员的水平是推动人事档案管理发展的重要途径。首先需要从档案管理人员的综合素质与专业技能出发，并且对职业道德、责任心、作风等进行综合评估，然后制定激励机制调动档案管理人员积极性；切实提高工作效率，从而提高工作质量。其次就是需要事业单位负责人督促档案管理人员对档案室进行科学化管理，对收集的人事材料进行收集、整理等，确保人事档案材料的完整性。

3.2 增加资金投入，夯实基础设施建设基础

事业单位负责人应该加强对人事档案管理工作的重视，并且将人事档案工作人员的晋升奖励、考核评估、监督等制度进行完善，在重要事项当中将人事档案管理工作地位提升。首先需要加大资金投入，对人事档案提供一定资金加强基础设施建设，确保档案室环境的改善；其次则是将计算机、扫描仪、打复印机等现代化办公设备进行配置，为人事档案管理工作效率提升奠定基础，而且通过现代化设备也能够降低人事档案材料损坏的风险。最后则是针对档案室制定风险防范机制，比如隔火门、防潮材料等等，保证档案室不受到不可抗力因素引起的灾害影响。

3.3 构建健全人事档案管理制度

事业单位人事档案管理所牵涉的管理内容比较复杂，而且工作十分零碎，对人事档案管理人员耐心是极大的挑战。因此通过构建健全的人事档案管理制度可以促进档案管理人员工作流程的规范。首先人事档案管理制度中需要将各项档案管理工作流程进行明确，确保工作人员在进行档案管理时有据可依。其次就是要制定完善的人事档案调阅流程，避免因为人事档案的调阅造成人事档案材料的损失，而且对于人事档案的丢失、非法修改、泄密等问题要进行严格的惩罚，为后续人事档案管理夯实制度基础。

3.4 电子信息化管理的必要性和重要性

科学技术的快速发展，把我们带入大数据时代，对于人事档案管理也不例外，传统的人事档案管理模式已无法适应新形势的发展，纸质档案的管理，因需人工翻阅、查询、装订、整理，使得档案材料有所磨损而失真。人事档案庞大的人事信息资料也需要运用电子信息化技术来提升运用效率，才能够将人事档案的作用进行充分的挖掘。实现人事档案电子化管理，把人事档案更多的信息输入到电子计算机中，将纸质档案全部转化为电子档案，最显著的优势便是实现人事档案管理的高效，通过电子化管理，可以更好的进行归类整理，方便查阅、通过减少纸质档案翻阅的次数，档案的破损、丢失等概率减少，通过一键搜索等功能，减轻工作人员的劳动强度，大大提高档案管理工作效率。

综上所述，人事档案电子化管理迫在眉睫，通过信息化管理，能使人事档案管理工作提升到一个全新的高度。我们应该清醒的认识到，人事档案管理的新发展，还需自身加强学习，在不断学习和摸索中，加强工作方法，提高工作效率，新时期人事档案管理工作还需广大同仁一起探索和努力。