信息化背景下供电企业档案管理改革研究

陆炫宇 赵林夕 谷一凡

摘 要：推行电力企业档案信息化管理与建设，是适应现代社会国家对企业管理技术水平的要求。但目前仍存在许多问题阻碍着电力企业档案信息管理的实施，提高电力建设档案信息管理的效率和质量，使其更好地为企业服务，是当前电力企业档案工作的一项重要举措。

关键词：信息化;电力企业;档案管理;问题

前言

近年来，我国在电力企业自动化设备方面投入了大量的资金和技术支持，控制系统中的许多设备已赶上国际水平。在信息化条件下，电力企业的信息系统建设水平还不够高，档案管理也不够完善，因此，在信息化背景下，电力企业必须做好档案管理工作，才能稳步有序地发展。对信息化背景下电力企业档案管理存在的问题作了简要分析。

1电力企业信息化管理的重要性

信息技术的发展给人们的生活和工作方式带来了巨大的变化。目前，企业档案信息化管理已经成为企业信息化运营的重要组成部分，不仅在电力行业，在其他行业也不例外。为了提高文件资源的利用效率，将文件内容和文件管理相关的事项数字化。随着信息技术的发展，国家越来越重视信息技术，政府逐渐提出了以信息化促进产业发展的一系列战略。但电力企业传统管理模式影响深远，技术水平落后，档案信息化管理尚处于初期阶段，甚至只是形式上的内容，没有取得实质性进展。但是这种现象不反映电力企业的主观意识，文件管理信息化有助于促进企业发展，这一点毋庸置疑。传统的文件管理工作可以满足文件工作的基本需要，但也存在一定程度的文件资源浪费和安全风险。完善文件管理系统，信息技术的逻辑性、科学基础，提高文件资源的利用率和安全性，革新文件保存方式，改变现有的纸质保存方式，防止文件损坏。

2电力企业实行信息化档案管理的意义

2.1实现对企业的全面控制

将信息化贯穿于电力企业档案的形成、销毁的全过程，能够对企业进行更全面、更深层的控制，例如归档与归类等。现阶段，我国对档案的信息化管理系统要求很高，该系统不仅要具备传统档案管理的功能，还要具备对不同类型的档案进行自如管理的能力，尤其是虚拟档案。另外，档案信息系统在进行资料收集、档案归类与编制的过程中，处理重点数据、编制图片、语音时必须要有一定的目的性与针对性。这些是信息化档案管理与传统档案管理在形式上的最大区别，能够有效提高档案管理人员的工作效率与工作质量。

2.2保证档案管理历程数字化

在实际工作情况中，档案的信息化管理与实际工作中档案管理的操作的联系是密不可分的。在纸质档案资料归档工作完成后，接下来的工作就是归档电子化档案，这种工作方式不仅能够有效保证档案管理的效率，还能防止出现档案资料丢失、遭窃的情况。另外，很多电力企业会建立虚拟档案馆，能够最大限度地提高各部门获取档案资料的速度，相较于传统的档案管理方式具有明显的优势。

3电力企业档案管理存的问题

（1）对于电力文档的信息化管理，相关人员还缺乏必要的关注。就认识方面而言，文书工作相关人员认为，如果不给予足够的重视，采用信息化手段，很可能会浪费电力企业的更多资源，因而受到排挤。从企业自身来看，电力企业还没有投入足够的资金进行信息化管理建设，难以保证文件的实时更新。通过这种方式，档案管理工作容易暴露出许多缺陷。

（2）信息技術在给档案管理工作带来方便的同时，也从根本上威胁着档案安全。档案信息化管理模式有利于简化操作，但相关人员却难以从根本上保证档案的完整性和安全性。有些时候，即使档案被篡改，管理者也很难找到被篡改的线索。为此，电力企业迫切需要增加必要的安全防范措施，从而保证档案内部信息的完整性。

（3）新形势下，电力档案信息化管理急需引进新型管理人才。但目前电力企业的档案管理员对档案信息化的操作流程普遍不熟悉，不能正确防范信息化带来的隐患和威胁。在企业中，由于缺乏新的专业人员对档案进行管理，所以无法从根本上提高信息档案管理的有效性。

4信息化背景下的电力企业档案管理问题的改善措施

4.1切实转变认识

近几年来，电力行业规模迅速扩大，电力企业得到了快速发展。在新形势下，电力企业的档案数量也将不断增加。企业归档的有价值信息可为后期企业的各种决策提供参考。因此，电力企业需要对文件进行适当的保存和利用，实时管理文件。强化档案管理需要采用新的信息手段和手段。对于企业内部文件管理人员，应转变认识，真正认识到信息化对电力文件管理的重要作用。只有从根本上转变对档案信息化管理的认识，才能真正实现档案信息化。

4.2保障档案安全

信息化在给企业带来便利的同时，也带来了隐患。由于企业电力文件处于信息化状态，容易被篡改或偷窃。电力企业必须建立安全管理体系，采取必要的防范和控制措施，消除安全风险，以保证最基本的文档安全。对已存在的企业重要档案，管理员必须进行必要的加密处理，同时加强档案检查过程的监控，防止恶意窃取档案信息。

4.3构建优质的档案管理队伍

做好新时期信息化工作，关键在于培养高素质的信息化人才队伍。只有引进新型的信息化人才，电力企业才能完善现有的档案管理工作。在企业看来，就是要对档案管理相关人员进行必要的培训，让管理人员明确信息化的具体管理措施。提高人员素质，这样做有利于全面防控档案管理工作中的各种隐患和风险，同时也有利于档案信息化管理工作的顺利开展。

结语

为了更好地为电力企业档案工作服务，档案工作者必须具有较强的责任心，掌握一定的专业文件管理知识，适应时代发展的要求，适应信息化社会的需要。电力企业作为档案管理者，应积极学习档案管理知识，与时俱进，优化自身知识结构，运用信息化管理手段对档案数据进行管理，为企业提供更好的服务。

参考文献：

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[4]马玲玲.信息化背景下供电企业档案管理改革分析[J].经营管理者，2015（23）：261.

（1. 国网南京市溧水区供电公司;2. 国网南京供电公司;3. 国网南京市高淳区供电公司）