动态汇总数据混乱的多工作表

王志军

最近在工作中遇到一个比较尴尬的问题，如图1所示，这里的样例数据是某品牌的商品在不同区域的销售记录，但数据很不规范，各个工作表中各列的分布顺序并不相同，甚至某些列的数据与其他工作表完全不同，该如何完成汇总操作呢？由于实际的源数据非常大，而且时常会进行更新，手工汇总并不合适。

这里以Excel 2019版本为例，介绍动态合并的操作步骤：

第1步：新建汇总表

新建一个工作表，重命名为“汇总表”，当然也可以取其他的名称。

第2步：加载数据

选择任意一个数据单元格，切换到“数据”选项卡，在“获取和转换数据”功能组中依次选择“获取数据→来自文件→从工作簿”，建立连接之后会打开“导航器”窗口，单击左侧的工作簿名称，然后点击右下角的“转换数据”按钮，将数据加载到数据查询编辑器，此时可以看到如图2所示的编辑器界面。

需要提醒的是，原来的样例工作簿只有3个数据表和1个新创建的汇总表，但这里会增加几个名称怪异的工作表名称，这是由于在Excel执行了筛选、插入超级表或设置打印区域的原因。

第3步：筛选多余工作表

单击“Kind”字段的筛选按钮，在筛选菜单中选择“Sheet”的类型。单击“Name”字段，取消“汇总表”，否则合并之后会导致数据成倍增加，增加的主要是重复的记录，效果如图3所示。

第4步：修改字段属性

从图1可以发现，各个工作表中的字段分布顺序并不相同，个别工作表中的字段是其他工作表中没有的，因此必须在合并之前进行预处理。

在右侧窗格的“查询窗格”区域单击“源”，光标跳转到编辑栏，将公式中的“null ”更改为“true”，这样可以保证系统自动识别出字段名称并进行自动归类。

第5步：展示有效数据

仍然在查询窗格选中步骤名称“筛选的行”，按住Ctrl键不放，依次单击“Name”和“Date”两个字段的标题选中这两列，右键选择“删除其他列”。单击“Date”字段的展开按钮，将数据展开，现在可以看到图4所示的展开效果。

完成上述步骤之后，单击“销售日期”字段的标题，将数据类型设置为“日期”，最后依次选择“关闭并上载→关闭并上载至”，将数據上载到“汇总表”工作表的指定单元格，各工作表中只要是标题相同的列，就会自动归类到同一列中，各工作表中标题不同的列，也会自动依次排列，效果如图5所示。

值得特别指出的是，通过上述步骤，即使源数据有更新或变化，只要在汇总表的任意单元格单击鼠标右键进行刷新就可以了。