浅谈如何做好基层事业单位档案工作

朱翠玲

摘要：企业记录的存档、收集和保存不仅可以保护原始数据，而且还可以确保企业在履行社会责任、履行公共职责和不断发展创新方面的安全。作为档案管理的一部分，现代管理技术和科学理论必须不断地结合起来，优化档案管理的具体措施，档案管理系统的创新和档案管理的现代化。该文件简要分析了基层企业档案管理的缺陷以及如何妥善管理档案。

关键词：事业单位;档案管理;缺陷不足;改进措施

1基层事业单位在档案管理工作中的不足之处

1.1对档案管理工作认识不足

档案是企业发展的证明，也是文件标准化的基础。原则上，所有单位都必须强调档案的管理，以确保档案和文件的完整性，并便于今后查阅和研究。然而，现实情况是，一些基本服务没有充分注意这项任务，因为它们认为档案管理过于繁琐，而且没有足够的工作人员来处理档案。这导致征聘了一些即将退休的前工作人员，从而对档案管理的效率产生了影响。

1.2 档案管理方式过于落后

随着现代科学和技术的发展和进步，许多信息处理、文本处理、信息收集等技术被应用于档案的收集和处理，档案的存储与纸张脱钩，从而增加了诸如数字、音频和摄影数据等存储形式，并档案的传统管理工作做出了一定的改变。然而，在现阶段，这种管理方式并没有实际应用，许多基本服务采用最新的、最简单的工作方法，然后用手工处理和摘要，这不仅影响到档案管理的效率，此外，还有阻碍档案管理现代化发展的脚步。

1.3档案人员专业素质不高

随着档案管理的现代化，对档案管理人员的专业素质水平的要求也越来愈多。除了基本的档案管理技能外，档案管理人员还需要熟练的运用计算机使用方面的技能。由于各部门负责人对档案管理的重视以及工作人员的短缺，很难挑选专家，特别是年轻人和合格人员。

1.4部分基层事业单位的档案管理工作多头化

隨着我国的社会和经济发展，许多政策和机构正在得到改进，企业的工作正在取得进展和达到标准。基本服务还必须以统一的方式管理档案，以改善资源的运作。然而，在现阶段，我国许多基层企业的对策管理提出了全面和多方面的管理问题。比如说，人事资料由人事处保存，会议文件和工作摘要由秘书处科保存，财务资料由财务科保存等等，这种管理方式不利于管理所有服务数据，也不利于今后的访问和分配，严重影响服务的效率、发展和转换。

1.5档案信息查询效率较低

大多数部门在档案管理现代化方面出现延误，各部门之间缺乏网络连接，档案网络无法接入，需要档案的人无法智能地接入档案，导致搜索速度缓慢，访问率低，访问率低。虽然一些档案部门已经建立了现代化的信息管理系统，但信息技术的使用填补了档案管理系统中数据处理、管理方法和查询方面的重大空白。

1.6档案管理系统不兼容

现阶段，使用计算机化文件的单位大多使用自己单位或上级开发的办公室软件;只有一小部分单位会应用专门的档案管理相关软件系统。由于办公室自动化系统和档案管理系统的设计单位之间的差异，很难转换不同软件环境中产生的数据，也很难对文件进行电子存档。因此，由于软件来源缺乏统一性，档案管理的现代化速度放慢。

2如何做好基层事业单位档案管理工作

2.1丰富档案管理的方式

为了更快更好提高基层事业单位档案管理的质量和效率，首先必须改变传统和独特的管理方式，并通过采用先进的科学技术使管理多样化，从而形成计算机化的档案管理模式，做到数字化和虚拟化。管理方法的多样化增加了当地企业中档案管理的总量，大大减少了单位的存储空间。不仅如此，无纸档案的管理将简化获取信息的程序，并便利各单位之间的文件传输和流通，以便利联合工作。

2.2 档案收集无纸化

现代数据收集方法有所增加，数据可以以图像、电子文档、音频、视频、压缩文档等形式在无纸计算机上存储。数据可以通过现代压缩、扫描、摄影、音频输入等技术全部保存，这种管理方式能够为相关的工作人员节省了更多的工作事件，工作人员的工作量也会减少，而且更准确地保存了信息和文件，提高了档案管理的质量。此外，无纸档案的收集减少了纸张资源的使用情况，并做到了环境保护。

2.3 提高档案管理工作人员的综合素质

为了优化档案管理模式，必须提高工作人员的整体素质，使他们能够有效地使用所有档案管理信息系统。本单位的工作人员如果表现出高度的责任感和责任心，可被挑选并分配到技能发展领域，然后将其再与其他工作人员进行交流沟通，以提高工作人员的整体素质。档案管理应由政治上可靠、积极主动和负责的同事负责，并配备根据档案管理工作量配备的档案工作人员。

2.4 建设、完善档案管理的制度

建立和改进档案管理系统不仅能有效对档案的管理工作进行指导，提从而提高工作人员的工作效率，最重要的是有利于规范工作人员的操作，保证工作人员能够严格的按照标准要求来进行具体的工作。因此，基本服务管理人员必须改进工作人员条例和细则，以确保档案的管理不被滥用和任意性。除此之外，工作人员必须意识到，通过定期参与学习和提高自己的认识、技能，对于更加有效和有条不紊地管理档案十分重要。

2.5做好档案管理基础性工作

档案管理的质量和效率与档案管理的质量直接相关。档案管理的基本工作可以在四个方面进行，下面将会进行具体的分析：第一，档案是稳定和永久的，这就要求内容是真实的，项目是完整的，结论链是完整的。如果出现缺陷，则该想法是完整的，并保持档案的完整性;第二，建立档案存取记录系统，以提供准确和及时的服务，并充分发挥档案的作用;第三，强调安全：必须优化存档条件，加强安全、防火、飞行、模具、昆虫咬等;第四，保密性：保密程度和保密期应根据在保密环境中使用的记录的性质来确定。

3结束语

鉴于上述情况，迫切需要改进基本服务的档案管理，有关工作人员必须高度重视档案管理，在新时代的科学和技术框架内，优化档案管理方式，提高总的工作人员素质，使档案管理更加适应我国经济发展的需要，为今后使用和管理档案提供便利条件，从而促进档案管理的现代化和基本服务的持续发展。

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