浅析剧院票务销售系统财务流程规划及应用

谭军

摘 要：随着互联网科技的快速发展，新的文化消费方式已经出现，艺术作品的吸引力、购买门票的方式和难易度，对于消费者的消费决策产生了重要的影响。新型的演出票务交易平台很大程度的提高了剧院经济交易的效率，改善了消费者的购票体验，与此同时也加大了剧院经营活动中的财务风险，因此在互联网票务销售环境下，如何构建完善的财务风险控制机制是一个值得探讨的话题。本文以国家大剧院票务管理系统为例，浅析该系统的财务流程规划及其在财务风险控制中的作用，通过对系统应用过程中存在的问题进行分析，提出有效的解决对策，希望对国内剧院行业的票务系统财务流程规划及风险管理起到一定的参考借鉴作用。

关键词：剧院  票务系统  财务流程  风险管理

为适应互联网和大数据条件下的营销环境，进一步拓展演出市场、提升观众消费体验，2014年国家大剧院开发上线了新型的演出票务管理系统，该系统主要以订单流转为核心，分成网站管理、频道管理、票务管理三大模块，其中网站管理主要是维护网站的基础信息，频道管理主要维护网站前台的显示内容，票务管理主要是跟订单相关的各项功能。互联网票务销售系统的应用，对剧院的内部控制管理水平及财务人员的流程规划能力提出了更高的要求，本文将主要从票务管理模块的财务流程规划及应用入手，对其中存在的各项问题进行分析，并提出相应的解决对策，希望对行业内票务系统财务流程规划及风险管理起到一定的参考借鉴作用。

一、票务销售系统财务流程概况

（一）票务销售系统的主要构成

票务销售系统主要将商业演出票务管理分为基础信息管理、柜台售票、分销商售票、大客户售票、库管管理、财务管理五大模块。

各模块间以订单为流转核心，将前台售票管理流程、分销商管理流程、大客户管理流程、网络售票管理流程、后台售票管理流程、退票管理流程、应收账款管理流程等嵌入系统流程中，通过系统设计实现对订单在不同销售渠道的销售、退回业务进行控制，实现销售系统有效的内部控制。

（二）票务销售系统的整体财务流程规划

票务销售系统的财务流程规划中，应注重库存管理和基础信息维护，设置严谨合理的回款及退款流程，通过系统权限管理充分落实不相容岗位分离及授权制度，坚持财务集中管理、规范财务报表设计、有效把握资金流向。

票务销售系统中财务模块主要分为订单处理、财务管理、财务报表等功能模块。其中，订单处理功能模块包括订单回款、退款审核、转账汇款审核、分销商回款等，其权限赋予财务部总收银;财务管理功能模块则将权限赋予财务部销售会计，主要用于管理并确认退款订单情况等。

（三）票务销售系统财务流程的重点环节及其作用

票务销售系统财务流程规划的重点关注环节包括库存管理和基础信息维护、回款管理、退款管理、分销商结算以及报表管理。

1、库存管理和基础信息维护及其作用

演出票务销售系统库存管理及基础信息维护环节的财务关注点在演出项目管理、演出票区管理、票价管理、销售折扣管理、销售权限控制、支付方式管理等方面。通过系统的权限控制功能，规范演出票区划分、演出票价、销售折扣设定的审批和操作权限，合理规划各渠道的销售及支付方式的使用权限，有效防范因违规设定票价、折扣而造成的票价损失，降低赊销渠道的应收账款管理风险。

2、订单回款管理及其作用

在日常财务核算中主要将票务销售业务划分为线上、前台、分销商销售三大块，针对不同的销售渠道收款确认流程也有所不同。订单回款环节的財务流程设计规范了票务销售业务的收入确认时点，同时有效防范了收款环节的财务舞弊行为，降低了收银管理工作中的财务风险。其主要控制流程是：线上销售实现系统自动回款功能，再由销售会计对各线上收款方式的实际到账情况进行核对;线下销售则需财务部总收银进行手工回款，即总收银在确认当日收银员提交的系统订单与实际交付款项以及系统中的销售收款报表核对一致后方可进行回款操作;分销商销售则需在专门的分销商管理模块中进行结算操作。

3、订单退款管理及其作用

当产生退票时，需由业务部门授权人员在系统内发起异常订单处理请求，经过库管释放座位操作后，进入财务审核环节，财务部总收银在订单处理模块对订单的回款情况、退款方式及金额进行审核，业务部门根据付款审批权限进行支出手续的流转，待款项确认由原渠道退还观众后，销售会计在退款管理模块进行退款确认，同时系统自动生成退款报表，销售会计应按月将账载退款金额与报表金额进行核对。退款流程的设计主要关注原订单回款情况的审核以及退款完成后的财务确认环节，配合审核权限的控制，有效防范退款过程中的恶意退票或多退、漏退风险。

4、分销商结算管理及其作用

业务部门分销渠道管理员对分销商在结算周期内的所有销售订单进行核实，并在系统内提交结算请求，总收银确认结算金额与到账款项核对无误后，进行结算操作。分销商结算模块财务流程的设置，使得分销商销售情况得以更加清晰、完整的体现，有助于防范因订单统计时间、范围错误而产生的资金结算风险。分销商结算环节财务流程控制应结合应收账款报表的使用，同时做好销售额度的权限设定，有效防范应收账款财务风险。

5、销售报表管理及其作用

销售报表是会计对票务销售情况进行会计计量的重要依据，科学合理的报表体系设计，有助于进一步检验销售数据的真实性和准确性，有效降低资金核算风险，并在此基础上满足销售核算及数据分析的各项需求。

三、存在的问题

（一）系统稳定性风险

在系统运行过程中，线上销售订单容易出现重复支付、自动回款失败等情况，系统稳定性有待提高。同时，在发现问题订单、处理问题订单的过程中，业务部门、财务部门、技术公司分工不明确，订单管理过程中缺少必要的异常订单排查和处理机制，存在不能及时发现问题订单，以及技术人员后台随意修改订单信息而导致财务报表发生变更等情形。

（二）应对大规模退票风险

票务系统在设计初期未考虑因演出取消而产生的整场大规模退票的应激处理流程。在整场退票的情况下，自异常订单发起到库管审核再到总收银审核、销售会计确认退款，各环节均需经办人逐一订单点击确认，大量的重复性工作严重影响了工作效率，使得退款周期变长，很大程度的提高了客户投诉风险。

（三）多种支付方式下的资金结算风险

电子商务平台的搭建为多样化支付方式提供了技术基础，除传统的支付方式外，支付宝、微信、银联在线、储值卡、文惠券、银联VIP活动等支付方式的使用，为观众提供了更为便捷和人性化的购票体验，但对于资金管理、会计核算也提出了更高的要求。目前在日常财务核算中，还存在着第三方支付平台的资金到账风险、储值卡系统对接风险等。

（四）业务人员误操作风险

对于由于业务人员的误操作而产生的问题订单，系统未设置调整功能，如前台、呼台销售人员选错了销售支付方式，或财务总收银误勾了回款等情况，没有设置相应的调整及操作撤回机制，导致系统报表与实际记账情况不符的情况产生，误勾回款的操作也增加了应收账款的管理风险。

（五）财务人员综合能力有待提高

随着信息技术的逐步发展，依托于电子商务平台的应用，多种支付方式、多样化销售政策应运而生，大体量的数据核对与处理，导致很多财务人员在工作过程中难以将质量与效率同时兼顾，在日常工作中时常是要么保证质量、牺牲效率，要么提高效率、牺牲质量，财务人员的工作创新能力还有待加强。另一方面，配套的会员积分商城、储值卡管理系统的开发等，对于财务人员的系统规划能力、数据分析能力、会计核算专业能力也提出了更高的挑战。

四、解决对策

（一）规范系统问题订单排查及处理流程

通过有效的升级改造，提高系统稳定性，同时提高系统纠错能力。建立有效的订单排查及处理机制，建立以业务部门为核心，财务部门、技术公司为支持的订单排查处理小组，规范后台订单处理权限和流程，注重做好问题订单的排查、清理、修改记录。

（二）进一步开发系统功能，提高系统应激能力

为提高工作效率，减少重复劳动，防范客户投诉风险，应进一步提高系统服务功能，如在订单退款各环节开发批量退款功能，在开发过程中，应注重各环节中订单筛选字段的规划，如退款发起人在批量发起退款时填写处理批次号，库管、总收银、会计则可根据处理批次号对各批退款订单进行检索并处理等。

（三）规范多种支付方式下的对账工作

做好多种支付方式下的资金管理，在加强系统支付功能安全控制的同时，规范使用现金、银行存款、其他货币资金、预收账款、应收账款等会计科目，合理利用信息化手段做好各项支付方式的月底对账工作，按月编制各账户余额调节表，对于未达账项及时查明原因。

（四）充分降低误操作风险

建立完善的调整审批制度，對于制度允许范围内的误操作环节，开发相应的订单调整功能。但从根源上要充分完善系统操作手册、对于新增业务及时制定相应的财务流程规范，并积极开展流程、制度的培训宣贯工作，进一步提高业务人员的财务风险意识，与此同时配合绩效考评机制，对业务人员进行合理约束，以降低因业务人员误操作带来的财务风险。

（五）增强财务人员综合管理水平

单位在财务人员的培养上，要在注重基础职业技能培养的同时，更加注重其跨界性复合能力的培养。互联网销售平台及其配套系统的应用，使得会计工作中需要融入大量的规划、管控、分析、风险防范等内容。财务人员应充分发挥创新能力、合理利用信息技术、培养自身的系统规划能力，同时有意识的提高自身对于大数据的处理能力。

参考文献：

[1]胡德中.电子商务环境下的财务风险内控机制构建[J].管理观察，2018.