浅析新时期档案管理向档案数据管理的转变策略

摘 要：随着网络信息化技术的发展，数据管理已经深入到各行各业之中，档案管理就是其中的一个方面。目前在档案管理当中，很多单位及其部门仍旧采用传统的手工管理方式，管理效率较低。因此对新时期档案管理向档案数据管理的转变策略研究具有重要的现实意义。论文从档案数据管理的必要性出发，概述新时期档案管理向档案数据管理过程当中存在的问题并对其进行分析，提出相应的解决措施，期望为档案管理工作者提供一定的借鉴价值。

关键词：档案管理;数据管理;转变策略

在信息技术快速发展的今天，数据管理是时代发展的必然要求。各行各业也都将数据管理工作纳入了实际工作之中。在档案管理当中，面对信息化，需要对档案进行数据管理，包括对数据的收集、挖掘和整理工作，这也是档案数据管理当中的难点，而对新时期档案管理向檔案数据管理的转变策略研究，可以有效分析档案数据管理转变存在的重点与难点，使我们采取有效的改进措施，从而提高档案现代化管理水平。

一、档案管理向档案数据管理转变的必要性

（一）档案管理向档案数据管理的转变是新时代的必要要求

当今时代不同于过去的工业文明时代，信息化、智能化是时代发展的必然要求，因此档案管理必须与时代接轨，向数据化管理进行转变，档案管理工作只有适应时代发展的要求，才能保障档案管理工作的先进性。

（二）档案管理向档案数据管理的转变是提高档案管理效率的关键

在过去很长的一段时间内，档案管理一直采取手工操作的模式，包括手工书写，纸质文件保存的方式进行管理。这样的管理模式，一是管理效率较低，二是档案保存工作还存在成本较高、保存年限较低等问题。而数据管理的方式，能有效的克服这些缺陷，因此采取档案数据管理方式可以提高档案管理效率。

（三）档案数据管理是向现代档案管理转型的标志

在档案管理的过程当中，必须与时代挂钩，加强转型的过程，档案管理转型是实现档案管理现代化的重要任务。档案数据管理工作是信息化时代与智能时代的必然要求，只有加强档案数据化管理才能加快档案管理转型进程。

二、新时期档案管理向档案数据管理转变中存在的问题

（一）档案管理观念和技术较为落后

目前在很多部门及其单位的档案数据管理转变过程当中，很多人不知道什么是档案数据管理，如何进行档案数据管理。有部分人认为档案数据管理就是采用电脑进行档案管理，因此对档案数据管理转变的看法较为粗浅。另外在档案数据管理转变的过程当中，虽然部分单位进行了信息化管理，但是管理技术还是较为落后，没有专门的软件，都是在传统纸质文件基础上的电脑档案保持工作，效率还是相对较低。

（二）档案数据管理投入不足

目前在档案数据管理的转变过程当中档案数据管理投入不足是制约档案数据管理的转变的重要因素，在档案数据管理的转变过程当中需要电脑技术、网络技术、信息安全等各方面的设备设施及其专业技术人员的支持，只有这样才能完成档案云技术、大数据等目标，但是目前很多档案管理部门根本没有这方面的投入，因此档案数据管理的转变就是一种空谈。

（三）档案数据管理安全问题突出

在档案数据管理的转变过程当中，在看到档案数据管理优势的同时，档案数据管理的转变还存在风险，其中安全问题就是一个方面。在档案数据管理的转变过程当中，档案信息与网络是互联的，如果网络安全技术不到位，可能造成档案信息泄密风险，而这种安全管理，在很多部门都存在观念及技术上的欠缺。

三、新时期档案管理向档案数据管理的转变策略

（一）更新档案管理观念，向档案数据管理靠拢

在档案数据管理的转变过程当中，观念是指导也是方向，只有观念正确档案数据管理的转变才能高效开展，因此必须保障观念的先进性。面对档案数据管理转变存在的观念误差，在档案管理当中要深刻的认识到档案数据管理的转变是时代发展的必要要求，也是提高档案管理效率的关键所在，在档案管理当中应积极学习并接受先进的档案数据管理技术。另外在档案数据管理的转变过程当中要加强数据管理投入力度，加强云技术、大数据等各种先进技术在档案管理当中的运用。

（二）加强档案数据管理投入

在档案数据管理的转变过程当中必须加强档案数据管理的投入。在实际的投入当中单位及其部门要根据自身的情况建立有效的技术投入计划与目标。在档案数据管理的转变投入上要广泛借鉴国内外的先进管理与经验，提高档案数据管理的转变效率。在档案管理当中除了了自身的投入之外，还可以与网络技术公司进行合作，提高数据管理水平。

（三）注重档案数据安全管理

在档案数据管理的转变过程当中必须保障档案数据安全。一方面在实际的管理当中需要加强对档案数据安全管理的重视力度，建立档案数据安全防护软件及流程，培养档案数据安全管理专业人才，从技术上进行档案数据安全管理。另一方面，需要建立档案数据安全管理制度及法律法规，建立档案信息化准入制度，保障档案数据安全，完善档案数据安全管理法律法规，针对违法行为采取严厉的制裁。

结语

从以上的分析可以看出，档案管理向档案数据管理的转变是非常必要的，档案管理向档案数据管理的转变是新时代的必要要求、档案管理向档案数据管理的转变是提高档案管理效率的关键、档案管理向档案数据管理的转变是现代档案管理转型的标志，但是新时期档案管理向档案数据管理过程当中并不是没有问题，针对档案管理观念和技术较为落后、档案数据管理投入不足、档案数据管理安全问题突出等问题。我们应该立足于工作实际采取相对应的措施解决这些问题，为档案管理向档案数据管理转型提供必要的理论支持。

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作者简介：王显秀（1975.1—），女，汉族，专科学历，单位：大竹县节约用水管理办公室，研究方向：档案管理。

（作者单位：大竹县节约用水管理办公室）