工会档案管理中的问题及策略分析与研究

2020-03-23 06:11肖时坤
卷宗 2020年2期
关键词:问题及策略工会档案管理

肖时坤

摘 要:本文以工会档案管理中存在的具体问题为切入点,展开具体分析,并以此为依据,提出提升工会档案管理意识,引导管理人员正确开展工作;制定档案管理制度,提升工会档案资收集效率;科学开发并充分利用工会档案信息资源等几方面重要策略。

关键词:工会;档案管理;问题及策略

工会是指具有同一种利益关系、自发组成的社会团体。工会档案准确的记录工会整体发展历程和日常行为活动,其是工会整体管理工作的重要组成因素。为了能够有效解决工会档案管理工作中存在的问题,要充分利用网络信息技术,不断优化档案管理模式,为今后提升工会档案管理效率奠定基础。本文从工会档案管理中存在的具体问题入手,展开阐述,针对如何解决工会档案管理问题进行全面探讨。

1 工会档案管理中存在的具体问题

1.1 对工会档案管理工作缺乏正确认识

一些工会管理人员在实际工作期间,更加注重开展公会组建活动、管理工会活动经费、保证工会活动秩序等工作内容方面,在一定程度上忽视了工会档案管理工作内容,这是其没有准确认识到做好工会档案管理工作,对工会整体发展的重要性。甚至一些工会档案管理人员,在工作期间,工作态度过于随意、过于满足现状,缺乏长远的眼光看待问题。在这种状况下,即便能按时完成工会管理人员下发的具体任务,但是工作观念比较落后,会严重影响工会档案管理工作质量的提升。

1.2 工会档案管理制度缺乏完善性

为了能够全面提升工会档案管理水平,工会档案管理人员在实际工作期间,要严格遵守规章制度开展规范化管理工作。工会档案管理工作的具体内容包括收集、整理、识别以及存储等几方面具体内容。在开展每一项工作内容时,都要严格按照档案管理制度进行工作[1]。但是一些工会却缺乏完善的档案管理制度,管理人员在实际工作期间,经常会受到环境、存储方式以及档案数量等多种因素的影响,其无法参照标准要求进行工作,在一定程度上会降低工会档案管理工作效率。

1.3 工会档案价值开发程度低

目前,大部分的工会档案管理工作都处于比较封闭的状态,需要专业的档案管理人员进行管理,具有开发程度低的特点。如果工会档案管理人员,长时间在这种状况下开展管理工作,不利于工会档案管理人员与其他部门的管理人员进行沟通互动,不仅会束缚工会档案管理方式,同时也会降低工会档案资源利用效率,进而会降低其实际应用价值。

2 解决工会档案管理问题的重要策略

2.1 提升工会档案管理意识,引导管理人员正确开展工作

为了能够有效提升工会档案管理效率,工会档案管理人员要注重提升自身管理意识,要认识到工会档案管理工作的重要性。因此,要为工会档案管理工作人员配备具有针对性的硬件设施。比方说要结合工会档案管理实际需求进行分析,合理建立档案库房、合理配置除湿机等相关设备等。强化工会档案管理人才队伍建设力度,全面提升工会整体档案管理效率。本文针对提升工会档案管理人员管理意识的内容进行分析,具体表现为以下几方面内容。

1)提升工会档案管理人员档案管理的保密意识,要求档案管理人员根据工会档案资料的类型进行准确分类,确定档案资料的实际保密等级,进而提升档案资料保密质量。

2)增强工会档案管理人员开展管理活动的规范意识。对工会档案管理人员进行统一化、规范化管理,要求管理人员严格按照规章制度,对档案资料进行科学处理。比方说要按照规章制度,做好档案资料立卷归档、编制立卷项目、排列档案文件顺序以及准确标注档案文件编号等工作,始终坚持严谨的工作原则,防止产生档案管理失误现象。

3)强化工会档案管理人员的开发意识,完善工会档案开发体系[2]。在此过程中,工会领导人员要充分发挥工作职能,用长远的眼光看待工会档案开发问题,在保证整体决策有效性的同时,可进一步增强工会档案管理的实际使用价值。

4)增强工会档案管理人员的现代化档案管理意识。随着网络技术水平的不断提升,档案管理人员要准确掌握计算机使用技巧,提升档案管理人员专业管理技术技能,在不断强化其服务意识的同时,能够促进工会档案管理工作向信息化方向全面发展。

2.2 制定档案管理制度,提升工会档案资料收集效率

工会档案信息资料具有种类复杂多样、数据量大等特点,这就要工会档案管理人员在日常开展工作期间,要准确掌握档案资料收集的重点内容和重点收集范围,将具有收集和利用价值的数据资料整合到档案管理工作内容中。首先,工会档案管理部门要从根本上解决问题,不断转变档案收集思想观念,提升收集档案信息资料的重视度,正确构建完善的工会档案管理制度。公会档案管理人员要注重档案形成规律,结合自身组织机构建设相应的管理体系[3]。其次,工会档案管理人员结合实际状况,构建为全方位、网络状工会档案管理制度,各个部门的管理人员调动全体员工,积极参加工会档案收集工作;各个部门的管理人员之间相互进行交流和互动,在做好档案传递工作的基础上,不断提升档案信息资料的收集效率。最后,还要激发工会档案管理人员工作主观能动性,使其从被动状态向主动状态进行转变,使其注重收集具有历史面貌的信息资料,增强收集档案信息资料的时效性。

2.3 科学开发并充分利用工会档案信息资源

工会档案管理人员在实际工作期间,不仅仅只是做好管理工作,还要结合工作档案实际状况,科学开发并要充分利用工会档案信息资源,为我国整体档案管理事业健康发展提供充足动力[4]。而在实际利用工会档案信息资源的过程中,要加强工会档案工作系统与外部管理系统之间的关联,通过多种不同的渠道获取信息资源,不断深入的挖掘工会档案潜在的实用价值,并将潜在价值转变为实用价值,为今后工会档案管理人员优化档案管理结构提供重要帮助。不仅如此,工会档案管理人员要形成正确的服务价值观念,积极开展不同形式的编研活动,对多种问题进行专项汇编,增强档案信息资料的应用效率。

3 结束语

总而言之,我国整体工会事业发展水平不断提升,工会档案管理工作备受关注,要求工会档案管理人员在实际开展管理工作期间,不仅要注重提升服务效率,同时还要针对工会档案管理的不同需求,运用不同方式进行管理。为了能够更好的顺应信息化时代发展趋势,要将工会檔案管理具体内容与网络信息技术进行全面结合,在发现管理问题时,要及时解决,进而保证工会档案管理质量。传统的工会档案管理方式,已经无法满足工会整体的发展需求。因此,工会档案管理人员要转变管理观念,创新管理方式,严格按照档案管理标准进行工作,为今后推动我国档案管理事业长远发展提供帮助。

参考文献

[1]罗梓元.浅谈如何做好工会会员档案管理工作[J].办公室业务,2019(13):76-77.

[2]徐丽萍.“互联网+”背景下工会会计档案数字化管理探究[J].中国工会财会,2019(01):25-27

[3]黄金华.试论如何发挥困难职工档案在工会困难帮扶工作中的重要作用[J].才智,2018(23):215.

[4]梁美娟.试论如何发挥困难职工档案在工会困难职工帮扶工作中的作用[J].办公室业务,2018(15):95.

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