人事档案管理的信息化建设

王嘉琪

人事档案是人力资源管理的重要资料，人事档案管理是交通运输部门管理的重要内容，随着现代信息技术的推广应用，人事档案管理模式也发生了较大的改变，信息化档案管理取代了传统的纸质档案管理。文章主要以交通运输部门为例，分析人事档案管理信息化建设的应用价值。

人事档案管理涉及范围广，是用人单位员工录用、调动等工作的重要依据，因此具有复杂性的特点，尤其是交通运输部门。传统纸质档案管理费时费力，随着信息技术的推广，人事档案管理的信息化建设显得尤为重要，对于提高人事档案管理效率具有重要作用。

一、交通运输部门人事档案管理的现状

人事档案包括了人的學历证明、奖罚记录等多种相关资料，在管理过程中以确保档案治疗的安全性与保密性为主要任务。交通运输部门人员结构较为复杂，因此在人事档案管理中要想做到准确分类、及时录入具有一定的难度。领导要想了解员工最快捷、客观的方式是查阅员工的档案，根据档案资料为员工安排合适的岗位与工作，提高单位工作效率的同时能够更好的实现人才价值。在社会快速发展的过程中，各部门都需要适应社会发展所做出的改变，但是很多部门的人事档案管理仍采用传统的管理方式，没有积极引入先进的信息技术，不但费时费力、效率低下，同时没有深入挖掘档案信息的深层价值。而人事档案管理信息化建设，不但能够解决上述问题，同时能够提高团队的工作效率，因此需要重视人事档案管理信息化建设。

二、人事档案管理信息化建设的优点

（一）档案查找方便

人事档案可以通过扫描设备将纸质档案转变为图片格式并上传至数据库，然后利用计算机进行处理，可以对发黄、受潮而模糊的档案文件进行纠偏处理，从而更新档案治疗。然后对单位人员的档案信息进行统一录入，之后由相关人员进行校对，在确认无遗漏或不准确信息之后转化为PDF格式，之后检查文件数目，确认无误之后可以录入单位人事档案管理软件。在需要查阅或打印档案室只需要根据姓名或年份进行查找，较为便捷，个别需要调动的档案可以直接通过计算机软件进行处理。

（二）资源共享

信息技术的应用使得人事档案管理更加简单，各种计划报表可以直接利用软件自带的统计功能实现，传统人事档案管理模式则需要工作人员自行统计，不但工作量大且耗时长。而利用信息化的管理系统，则能够简化这一工作。同时单位人员可以利用局域内外查找相关治疗，避免人工查找造成的问题。

（三）档案的快速检索

档案信息检索一直是档案管理的重要内容，传统管理方式在寻找档案时不仅费力且效率低下。而利用信息管理软件进行检索，不但能够准确查找档案，同时能够根据关键词进行定位，对一类档案或多个数据库档案进行查找，从而更加快捷的找到自己想要的档案，且具有较高的应用价值。

三、推动交通运输部门人事档案管理信息化建设的策略

（一）完善管理制度

在人事档案管理信息化建设过程中，需要制定完善的管理方案。要想确保各方面工作的有序开展，首先需要制定一个明确的管理制度，从而为管理工作实施提供相关依据。规章制度是确保一个工作合理、有序开展的重要前提，同时也是评价工作质量的重要标准。交通运输部门需要对人事档案管理制定明确的管理规范并进行严格的控制，包括《收集整理制度》、《安全保密制度》、《调用转递制度》等相关规定，确保档案资料的真实性、完整性，确保档案资料的应用价值。

（二）重视专业人才的培养

人事档案管理信息化发展过程中，不仅仅需要信息技术的支持，更需要掌握信息技术操作技巧的工作人员来实现。同时人事档案管理的重要性决定了该工作对于其实施标准和规范具有明确的要求，需要确保各方面的标准化。工作流程、采集方法、管理平台以及平台维护等工作都需要按照相关标准来进行。若管理人员只具备档案管理能力，不具备操作能力，那么难以实现信息化管理。因此，部门需要重视专业管理人才的培养，培养具备信息化档案管理知识的人才。同时由于人事档案管理的特殊性，在人才培养中还要重视思想作风的培养，只有掌握较高的思想道德觉悟，才能够确保其全心全意投入工作，避免档案信息泄露的情况发生。

四、结语

人事档案管理是人力资源管理的重要内容，信息化人事档案管理建设对于提高其工作效率具有积极影响，因此在实际人事档案管理工作中，需要不断完善人事档案管理制度，同时要培养专业化的管理人才，构建完善的档案管理系统，从而提高人事档案管理效率，推动人力资源管理的现代化发展，适应信息时代发展的趋势。（作者单位：山西交通控股集团有限公司大同南高速公路分公司）