浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

范桂娴

摘 要：随着我国信息技术的不断发展，当前企业的档案管理工作中，多数企业都已经实现了信息化管理的方式。而在对信息化档案管理的过程中，其基础档案管理过程的工作质量，对信息化档案管理的效率也具有重要影响。基于此，本文对档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行论述，希望能够为相关企业提供参考。

关键词：档案管理;基础工作;信息技术

企业将自身的档案管理工作向信息化管理模式升级，不仅能够促使企业档案管理过程的更为具有效率，同样也能够促使企业更为良好的发展。但企业在将自身的档案管理工作向信息化模式管理转变后，也应给予档案管理过程中基础工作足够的重视，以使企业的档案管真正具有效率性及质量性，进而充分发挥出信息化档案管理模式的优势。本文对档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行分析，希望能够促进相关企业的成长。

1 档案管理基础工作发展现状

传统的档案管理工作较为集中，但是档案的利用效率较低，出现了难以利用或者是严重不符合实际的弊端。传统档案数据，由管理部门进行纸质记录，由于信息量的逐渐增加，时间年限的推进，档案信息的查阅难度也随之增高。传统档案管理会出现编号不科学，例如同一宗档案出现多个编号，也有可能同一编号与多个档案数据相同。或者是综卷标题不科学，与实际内容不符，这也增加了后期档案数据的查阅难题。再加之档案基础管理人员并未充分重视档案管理工作的重要性，出现工作失职等现象。在纸质档案储存期间，由于存储时间较长，从而出现纸张破坏，或者是翻阅出现纸张损坏等现象，造成部分档案数据遗失或者是缺漏。由于纸质档案信息数量的增加，再加之档案管理馆建立年代久远，所以档案查找问题也更加凸显，在现代信息化时代下，建设完善的现代档案管理是档案管理工作的重要发展趋势。

2 提高档案管理基础工作效率的具体措施

2.1 录入档案过程中的高效建立档案

档案录入过程中是建立档案的基础过程，同时在建立档案的过程中，工作人员进行提高录入效率并选取档案中的精华部分作为重点建立目标，这对于提高档案的管理效率及利用效率，具有十分积极的意义。基于此，档案管理过程的工作人员，有必要对档案录入过程中的高效录入措施进行掌握，以使档案的建立能够具有效率的同时，更为具有质量。而提高录入档案过程中的效率，更需要档案工作人员提高对档案管理工作的认识，并积极主动学习相关高校的档案录入方法，进而促使自身的工作质量提高。另外，企业的纸质档案信息向数字信息转化的过程中，工作人员也应该提高录入信息的效率与质量，以使档案的利用过程更为有效率。

2.2 档案的重新整理及具体规划

档案的基础工作中，对档案信息进行高质量整理也是提高档案利用效率的重要措施。因此，企业在对管理档案的过程中不应忽视档案管理过程中的基础整理工作。如档案管理过程中，档案人员应加强对档案信息的归类，并对相对混乱的信息进行合理分类，同时在整理归类的过程中，工作人员还可以适当地对档案进行编排，以使档案的归纳过程更为有质量。这样通过将相关联档案进行归类，不仅能够加快档案的录入效率，同时也能够提高相关档案的利用效率。另外，基于相关档案具有唯一性时，管理过程中也应对这类档案进行集中归类，以进一步提高档案管理过程中的效率。此外，基础档案管理的过程中，工作人员应杜绝对无法考证的档案进行私自处理，同时避免相关档案的盲目损坏，以免后期的利用过程中无法寻找。

2.3 确立基础档案管理过程中的标准

基础档案管理过程中，通常涉及的内容较为繁琐，而档案管理部门在对相关档案进行管理的过程中，如能够树立相关基础档案管理过程中的管理标准，这对于档案录入过程的效率提高来说，也会具有较为良好的整体提高性。但档案管理人员在确立相关标准的过程中，也应结合其基础档案管理措施中效率性、合理性等，以確保基础档案管理标准中的质量。例如，基础档案管理的过程中，档案管理人员可以树立档案建立后，立即分类的标准，这不仅能够避免多种档案共存的混乱，同时也能够确保档案录入过程中的效率，而树立这种标准，也能够促使每一位工作人员按照标准进行工作，这也避免了由于工作人员的工作习惯不同，进而造成的档案管理过程中的效率下降。另外，基础档案的处理过程中，工作人员还应注意档案内容与档案不对称的现象，并尽量避免这类现象的产生，以避免档案利用中的障碍产生。同时这也需要档案管理部门提高对档案管理基础的管理质量，并能够成立相关标准，以加强现代化档案馆过程的质量。

2.4 档案管理基础工作能够使信息检索工作顺利应用

在进行档案信息管理的过程中，档案信息的归档和录入是基础的档案管理工作，只有掌握基础的档案管理工作，并且能够将档案基础工作执行到极致，才能够进一步提升档案信息的现代化管理水平，保证档案信息的准确性。做好档案基础管理工作，能够为使用者提供完善的检索功能，并且便于使用者查找有效的档案信息。社会科技的不断进步，网络信息化技术不断的应用到档案管理中，从而使档案管理工作更具有公开性，只有不断完善档案管理基础工作，才能够使档案管理工作与现代化技术接轨，并且迅速提高管理的效率和水平。

3 加快数据准备工作的具体方法

3.1 数据分析做到循序渐进

现代化档案管理工作主要是提高档案的利用效率，所以在档案管理工作中应当本着，有所用的目的有效开展，工作根据社会的发展需求区分重点，并且根据文件的缓急程度进行循序渐进的管理。在档案管理基础工作发展中，必须结合管理人员的，实际情况以及社会的发展现状将档案的重点与次重点进行有效分类，并且对数据信息优先处理，能够调拨工作人员，集中处理重点文件，从而提高工作效率。

3.2 分级次著录，做到省力高效

在答案卷筑路过程中可以分为多个层次，筑路，将反映单一问题或者是价值不高的档案，进行案卷著录。对于一份档案包含几个文件或者是一卷内容进行组合著录。对于重点案卷或者是能反映庞大问题的文件进行文件著录，能够揭示档案的特征与内容，并减少著录条目的输入时间，提高了人力物力的使用效率。

4 结语

综上所述，时代在发展、科学在进步。企业实现自身的信息化档案管理环节，对促进企业的发展是十分有利的。但相关企业在进行现代化的档案信息管理过程中，不应忽视管理过程中的基础环节，并能够认识到基础管理环节的重要性，进而加强对档案基础环节的管理，以使现代化信息档案管理过程中的录入、管理都具有效率及质量。

参考文献

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