浅谈新时期公立医院档案工作问题与对策

摘 要：档案管理工作是医院工作的重要组成部分，随着医疗卫生体制改革的深化和信息技术越来越广泛地应用于医院的各项工作，这就要求医院的档案工作要跟上时代发展的步伐。在新时期下，查找医院档案工作问题，探讨对策，更好的发挥档案的辅助作用，不仅可以为医院领导决策提供依据，也可以加快医院改革与发展。

关键词：公立医院档案管理;问题;对策

档案作为医院各类信息的载体，可以为医院决策提供重要参考依据。医院档案记录了医院经历的重大事件、工作、任务以及成绩等。医院档案能够在新时期为当前医学教学和科研工作提供重要医学资料，为医院发展提供信息基础。因此，在新形势背景下，医院档案管理工作者必须要以当前工作中存在的问题为起点，进一步促进医院档案管理的制度化、科学化、规范化，使医院的档案管理服务更好地适应医疗体制改革的新形势。下面，我就以市级三甲医院—淄博市中心医院为例，简要分析概括下当前公立医院档案管理工作存在的问题与对策。

一、新时期公立医院档案管理工作的现状及存在的问题

（一）档案管理意识不强，档案资料收集不完整。

当前淄博市几家市属医院在进行不同程度地扩建，在医疗规模不断提升的同时却普遍存在不同程度的忽视档案工作的情况。中心医院作为淄博市第一家三级甲等综合性医院，仍然存在领导干部和职工对档案的价值和重要性认识不够，认为档案工作与己无关，从而对开展的档案工作不理解、不配合，造成档案材料收集不齐全、不规范等情况时有发生。

（二）档案从业人员业务水平较低。

医院综合档案室管理工作由醫院办公室兼管，办公室人员均属兼职档案管理人员。医院具有档案专业技术资质的人员较少且缺乏系统的档案学习。此外，档案工作人员缺乏外出学习培训和学术交流的机会，其业务水平难以提升，档案工作远远落后于医院的发展。

（三）档案管理制度不完善，缺乏执行力。

医院档案管理制度不完善，档案管理没有严格按照档案相关规定进行文件材料的收集、整理、归档和档案鉴定、保管、统计、利用等工作。突出问题有：一是仍然存在档案收集范围不明确的情况，不能做到应收尽收。二是没有严格执行档案的鉴定销毁制度，病案、财务档案过于庞大，只保存不销毁，导致缺乏存储空间，档案存储困难。三是医院的档案管理岗位人员流动性大，为了便于工作一般仅注重经验的传承，缺乏相关法规的学习，科学规范的档案工作程序得不到落实。

（四） 忽视档案资源的开发和利用，尤其是病案的扩展服务。

对于档案信息化开发重视不足，档案管理人员服务意识淡薄，重要的个人科研成果没有建立数据化信息库来实时更新，造成了档案做的丰富却利用率极低的问题，这是医院档案管理普遍存在的情况。档案收集、整理好了就沉睡在档案室里，无人问津。许多有价值的资料被埋没，很多重要的信息资源没有被开发利用。尤其在病案服务中，受时间和空间限制，信息化管理落后，患者不能随时查询和调阅个人的病案信息。

（五）信息化建设水平落后。

由于对信息化建设投入不足，导致信息化技术在档案管理应用水平较低，而医院的信息化建设严重制约着档案资源的开发和利用。医院虽然上线了档案管理系统，但是由于缺乏专职档案管理人员来从事信息录入工作，数据库更新不及时、不完整。各部门不能通过电子检索来查找相关档案信息，档案管理系统利用率低。

二、新时期加强公立医院档案工作的对策分析

（一）增强全员档案意识， 特别是领导干部的档案管理意识。

医院必须积极转变陈旧观念，提高医院档案管理工作重要性的认识。医院管理者应把档案管理工作纳入医院目标考核管理之中，实行目标责任制。明确责任，落实到人，即明确分管档案工作的领导、明确负责档案工作的责任部门、明确各相关职能科室的兼职档案工作人员、明确包括各职能部门在内的档案工作职责。

（二）加大档案人才培养力度， 提高档案从业人员业务水平。

医院应为档案管理人员提供必要的培训、学习、交流的条件和机会，使其在业务能力水平、服务意识、创新意识方面均有增强，从而达到更好地履职尽责的目的。此外，还应积极改善档案管理人员的工作环境，制定科学合理的激励机制，让他们能够在这个平凡却重要的岗位上意识到自己工作的价值所在，体会到被尊敬、被承认，从而提高自身服务质量。

（三）完善并严格执行档案管理制度。

结合医院自身发展的现状，构建并完善适合本院档案管理且可行性强的的规章制度。医院档案领导小组应每年至少组织一次档案检查，督促各部门及时有序做好档案收集、整理和移交工作。必须严格执行档案管理各项制度，做到应收尽收，对于那些没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案，经过鉴定和批准，予以销毁处理。医院可根据自身情况，5到10年进行一次档案的鉴定销毁，特别对于庞大的病案，特别是三级病案（超过20年的病案或无纠纷无价值的病案）和财务档案来说，定期销毁可缓解医院缺少档案存储空间的困难，提高档案室利用率。

（四）重视档案资料的开发和利用，改善病案利用服务。

档案管理人员要多渠道、多途径加强档案资料的开发利用，到各职能部门和临床一线开展调研，有针对性的为这些部门提供档案信息。重视医院科研档案的建设，充分发挥档案在医院科研、医疗活动中的重要指导作用。

借鉴山东省立医院成功经验，增强“互联网+病案”的扩展服务。如患者通过安全访问机制，查询个人的病案信息;医保、新农合、商业保险机构调阅住院病案;满足卫生管理机构对病案数据的统计分析。研发病案查询密码钥匙（类似银行Ukey），研发基于平板电脑和手机病历查询系统、病案打印登记系统和邮寄病案APP等，充分发挥网络信息化的作用。病案自助打印服务，缓解了病案室服务的压力，节省了患者等待的时间，方便了患者，大大提升了医院服务质量和工作效率。

（五）加快档案，特别是病案的信息化建设。

医院应该把档案信息化管理归入到医院战略建设中，有步骤、有计划做好各项档案管理工作。病案是医院档案管理的重中之重，应将建院以来的历史病案进行数字化处理，并实现关键影像存储，为医院的医疗科研发展提供珍贵的数据资料。

加快档案信息化建设，一是要加大技术和资金的投入力度，充分利用好计算机信息技术，利用多媒体、数据库、互联网等网络信息技术，加速医院档案信息存储、检索、编制及管控等数字化建设进程;二是完善各类档案数据库的建设，逐步形成种类齐全的、可供多个用户共享的全文数据库以及多媒体数据库。三是做好档案安全保障体系建设，对档案使用权限进行系统精确地分类加密，确保使用档案管理系统过程中档案信息的安全和保密。

综上所述，医院档案是医院历史文化的传承，对于医院建设具有积极的作用。在信息化时代背景下，紧跟时代发展需求，医院管理工作人员必须齐心协力、勇于创新，不断研究探索医院档案工作发展思路，使医院档案工作服务于医院建设最前沿。

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作者简介：

徐进（1984.01），女，汉族，山东淄博人，职员，学士，主要从事绩效考核工作。