浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作

张锐

摘 要：本文首先分析了办公室文书档案的收集与归档管理工作开展的意义，同时分析了这项工作面临的挑战，包括文书档案的信息资源形式与内容的多样化。档案信息具有更高的使用价值和使用频率，针对当前形势提出了办公室文书档案的收集与归档管理工作存在的问题，工作人员的综合素质有待提升，办公室文书档案管理方式有待创新，执行力度有待增强等。最后，提出要强化文书档案工作管理人员的意识和能力，创新办公室文书档案收集、归档工作模式，创新办公室文书档案管理制度和工作流程。

关键词：办公室;文书档案;归档管理

随着社会经济的快速发展，办公室文书档案的收集与归档工作受到了广泛的关注，这点在企业单位中表现的非常明显。办公室文书档案的收集和整理工作开展是整个企业管理水平的重要体现。通过记载组织发展历程，包括组织的重要决策事项、发生问题的原因、解决方式等，能够真实的反映这个组织单位的实际状况。办公室的档案管理要求工作人员具备专业化的知识、良好的服务意识，这样才能确保整个工作的有序开展。要发挥办公室文书档案的积极作用，就要确保文书档案的真实性和完整性，整体提升档案管理成效。

一、办公室文书档案的收集与归档管理工作概述

在企事业单位发展过程中，办公室的文书档案收集与管理属于一项基础性的工作，也是整个组织管理工作的关键组成部分。对于文书档案来说，主要记载的是组织发展过程中某项事件问题产生的缘由以及解决方式等。在组织做出重大决策的时候，需要参考这些档案信息资料内容，比如，会议记录、项目审批表等，文书档案的重要性不言而喻。而办公室文书档案收集和归档工作的开展状况，能够影响到管理层面的决策，也影响单位组织的战略发展方向，这点毋庸置疑。

二、办公室文书档案的收集与归档管理面临的挑战

办公室工作具有很强的特殊性，文书档案资源的收集、整理以及传递等工作都是在这个场所完成。所以，在档案管理工作过程中，信息资源的采集对象是办公室。随着信息技术的发展，企事业单位中办公室工作的开展需要运用多种信息技术手段。所以，以传统的纸质文字表达占据主导地位的办公室文书档案管理面临的挑战主要表现在以下几个方面：

首先，文书档案的信息资源形式与内容的多样化。由上文所述，以纸张为载体的文书档案主要就是文字的形式，有其标准化格式。文书档案的收集、归档等工作主要就是通过办公室档案工作人员主动收集、整理或者其他人员提供相关信息资料完成。当前，大部分组织都有了办公自动化软件，实现了工作的信息化，而各个部门的工作内容也变得越来越丰富、提升了复杂性。站在这个层面上说，办公室文书档案的收集和整理面临的挑战是如何识别和保留有价值的信息资源，如何保证这些信息资源的完整性和有效性，而且在信息产生和传递形式多样化的前提下，要从哪个环节入手开展工作。

其次，档案信息具有更高的使用价值和使用频率。就本质上来说，办公室文书档案管理主要是采集和整理比較有价值的信息资源，这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务，从而体现出更大的价值，创造出新的效益。随着社会生活节奏的加快，管理者在设置目标或者做决策的时候会参考档案信息资料，特别是企事业单位，文书档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要性不容小视。所以，办公室文书档案作为重要活动的纪录材料见证了组织的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对办公室文书档案收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。

三、办公室文书档案管理和归档工作存在的问题

首先，办公室档案文书归档管理工作人员的综合素质有待提升。很多企事业单位对办公室文书档案收集与归档管理的重要性认识不到位，在开展这项工作的时候会抱有“侥幸”心理，漫不经心、敷衍了事，并没有统一规范化的要求，只有那些特别重要、价值特别高的文书档案进行了严格意义上的编号、归档。而工作人员会把那些他们认为不太重要的文书档案“随意处理”，导致在使用的时候找不到，或者找不全，无法查询完整的相关信息，影响了办公室文书档案的利用率。

其次，办公室文书档案管理方式有待创新。就当前情况来看，一部分企事业单位还在延续传统的收集、归档工作方式，这种模式已经不适宜新时期办公室工作的运转要求，显得陈旧而落后。一方面，传统档案管理模式主要的载体是纸质档案，这种方式比较“笨”，不够智能。时间久了，档案纸质还容易出现字迹模糊、纸张泛黄的“尴尬”局面，影响档案的利用。另一方面，由于办公室文书档案管理信息化建设有待进一步提升，人工查找、归档导致工作人员的任务繁重，压力增加，工作成效也不高。

再次，办公室文书档案收集归档管理的执行力度有待增强。对于办公室文书档案资料来说，其数量非常多，要集中管理的工作量非常大。如果办公室文书档案管理工作执行力度不到位，会导致其他部门不能及时把相关资料报送给档案管理者。此外，档案管理者遗忘或者遗漏的情况下，都会增加档案管理工作的难度。还有很多组织的办公室文书档案管理工作人员是办公室其他人员兼任，由于其他工作需要分散精力，导致档案归档与整理工作分身乏术，影响办公室文书档案管理工作的开展成效。

四、办公室文书档案的收集与归档管理工作创新的路径

1.强化文书档案工作管理人员的意识和能力。人员要素是开展一切工作的基础，工作人员的综合素质会影响办公室文书档案管理工作成效。在这项工作受到越来越多的人关注的情况下，提升文书档案收集与归档管理工作质量就显得尤为重要。要提升文书档案工作管理人员的意识和能力，就要先从人员招聘环节入手，要本着岗位需求招聘专业能力比较强的人员来开展这项工作，同时还要具备一定的计算机操作技术。要能够营造良好的工作环境留住专业人员，在招聘的时候本着“公开、公正与公平的原则”，专人负责文书档案收集与归档整理工作。对于当前的办公室文书档案管理人员要定期开展培训工作，提升其专业敏感性与职业使命感，能够在开展工作的时候运用专业化的知识作为保障。激发工作人员自我充电与学习的积极性，完善办公室档案管理人力资源结构。此外，要结合档案管理部门对于办公室文书档案管理工作提出的要求，为这项工作的开展提供条件，确保资金与基础设施方面的支持力度到位。让档案管理工作能够跟组织的整体管理工作有效融入在一起，依托信息化平台为决策者或者其他人员提供档案信息服务。

2.创新办公室文书档案收集、归档工作模式。就当前情况来看，办公室文书档案信息资源的内容和形式发生了改变，交互模式与载体也有所转变。对于档案管理部门来说，制定规范化的档案文书采集与归档方式，这也是当前创新办公室文书档案管理面临的新的任务。要在办公室文书档案制度规范的基础上，按照规范化的管理框架，对办公室的各种信息资源的具体价值进行判断，结合不同的存储形式选择合适的归档方式和归档标准。也就是说，在重要事务处理过程中，那些有价值的信息资料能够及时、完整收档、确保档案资料整理的质量是重要的环节。随着社会经济的不断发展，办公室文书档案收集、整理等工作也要坚持与时俱进，进行不断创新和改革，选择主动收集、整理的模式：一方面，文书档案管理人员要强化跟各个部门之间的沟通和联系，定期开展文书档案资料收集工作，确保重要信息不漏项，信息资料的真实性。另一方面，对于办公室文书档案管理中存在的问题要能够及时应对，制定出有针对性的改进措施，确保这个工作的顺利开展。此外，工作人员还可以乘着信息技术发展的东风，通过信息技术来开展办公室档案的整理、归档等工作，这样能够相应的减少人工操作存在的误差，提升办公室文书档案管理工作的成效，进而发挥文书档案管理的积极作用。

3.创新办公室文书档案管理制度和工作流程。办公室文书档案的内容和形式比较多，除了信息内容从传统的单一文字转化为文字、图片结合的形式，载体也从原来的纸质档案转化为纸质与数字化共同的局面。在信息时代，数字化文档信息传播渠道发生了改变，原本依靠人员之间直接交接的方式转变为依靠各部门间的网络进行信息传递。在这样的背景下，就需要不断完善办公室文书档案管理的相关制度，制定出切合实际的工作流程。制度是基础也是保障，在制度中明确重要文档的具体内容、形式，要按照制度要求完成档案的收集、交接以及歸档管理工作。此外，在建立科学化、标准化办公室文书档案管理流程，工作人员必须按照制度和流程开展工作，及时整理相关档案信息资料，让文书档案的质量得到大幅度提升。

五、结语

随着社会形势的发展变化，文书档案的信息资源形式与内容变得越来越多样化，档案信息具有更高的使用价值和使用频率。但是，由于思想上不重视、操作不规范等因素的影响，办公室文书档案的收集与归档管理工作还存在一定的问题，管理方式有待创新，执行力度有待增强。所以，在现阶段，要积极强化文书档案工作管理人员的意识和能力，创新办公室文书档案收集、归档工作模式，创新办公室文书档案管理制度和工作流程，从而为文书档案的收集、归档管理打下坚实的基础。

参考文献：

[1]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 办公室业务，2018

[2]黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理 [J].才智，2018

（作者单位：陕西省宝鸡市宝鸡文理学院）