农场档案管理规范化工作探讨

仲三江

摘要：档案管理是农场管理工作的重要内容之一，随着农场的不断发展，工作流程和人员的增加，档案管理也越来越复杂，在开展农场档案管理的时候必须要制定规范化管理制度，對农场档案管理工作进行整改，满足农场发展要求，同时实现档案资源的信息化共享。本文对农场档案管理规范化工作策略进行分析与探讨。

关键词：农场管理;档案管理;问题;对策

农场档案管理一直以来都是值得关注的问题，管理规范是档案管理的目标，现针对农场档案规范化管理的必要性进行探讨，希望对农场档案管理的规范化有个理性的认识。农场档案是对农场农业生产管理、科研项目建设以及农场各项工作的真实记录，对农业生产的发展起到关键的作用。作为农场发展的历史，重大事项，收集整理对档案管理部门来说，就是支持农业现代化建设，通过规范的信息服务，为农场的经济发展提供有力的保障，帮助农场收集农业经济信息，努力实现农业的可持续发展，是农场档案规范管理的发展方向和责任所在。

1 农场档案需规范管理的直接原因

1.1 档案破损问题

档案保存虽有期限，已经采用了现代化科学技术手段，但是随着时间的转移，档案资料由于保管不善等其它原因，有时容易遭到损坏，探索档案管理方法是农场档案管理部门工作人员应该探讨的问题，也是一项重要任务。目前，档案保管基本是纸制的档案材料，造成破损的原因较多，纸张的好坏、墨水问题、气候、室内温度、保管的硬件设施以及虫害等因素都影响档案的保管寿命。

1.2 档案丢失现象

档案对于现代信息发展来说具有重要地位，在档案收集整理时容易忽视它的重要性程度，对资料收集不全，造成资料的遗失，还有的在保管过程中，档案借阅人过期不还，对重要的档案资料管理缺少必要的管理手段和约束条件，造成资料的丢失现象严重。

2 农场档案进行规范化管理的必要性和优势

2.1 必要性

农场在创新发展、现代农业发展建设以及生产经营管理等方面的重要举措，产生了重要的档案资料，真实记载了农场的发展变化，随着现代化发展的进程，档案管理也面临着改革发展，从目前农场档案管理来看，经验式的管理居多，与国家档案法相比，需要完善的地方很多，农场现有的档案管理与立卷标准和管理规范等方面差距很大，个别单位的档案还保留在业务部门工作人员手中，尽管农场都有档案室，但在收集保管的档案类别上还有待提高，需要进一步开拓思维，跟上农场现代发展的需要，结合农场现有工作内容和发展方面，进行规范化管理，使农场档案达到标准化要求迫在眉睫。

2.2 优势

农场档案的优势是查找方便、及时和准确，档案资料作用发挥的较好。在档案查找上更方便、快捷。通过集中的整理、组卷、分类、编目，并将档案资料有规律的存放在固定的密集架内，档案使用者查借阅时，档案管理人员可以通过电脑和手工式方法非常便利地直接查找到存放的地点、密集架柜和档案盒。通过规范的档案分类、编目，以及有序的排架，专人负责管理。经过档案管理人员的系统整理，分类清晰，卷宗标题准确，只要运用计算机检索，就能快速便捷的将使用者所需要的资料查找到并准确提供给使用者。

3 农场档案需规范化管理的内容

3.1 农场档案管理制度的完善

规范管理制度先行。要想系统地管理好农场档案，就要先完善档案管理的规章制度，完善档案管理工作领导小组，使档案管理机构健全，档案管理人员可以按照制度进行管理，档案管理制度的完善要从实际出发，参照《档案法》管理的要求，从档案归档要求、档案管理人员的职责、档案使用程序等方面都要详细地考虑，使其管理制度符合档案管理标准要求，能够规范指导档案管理全过程。

3.2 农场档案基础材料的收集和整理

农场档案管理要围绕服务“三农”来进行，基层民主管理，科技兴农，农产品市场体系建设，农业产业结构的调整以及农业技术的推广等方面都是档案收集的重要工作，对这些资料产生的用纸、案宗的分类和目录的填写等都需参照国家档案局10号令的规范来实施，在业务指导上要做好基础业务建设标准、起点要高，收集范围要广，整理要规范。

3.3 农场档案材料保管条件的完善

为保证档案资料齐全和保管的完整、规范，文书处理工作是实现农场档案工作规范化、标准化的重要基础工作。文书处理工作与档案工作各有不同，但又具有相对的独立性，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识， 树立文书处理工作规范化、标准化的工作指导思想，首先公文用纸质量要规范，版面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关公文规定。二是要注意制发公文是否履行了签发手续， 是否符合审批权限， 公文标题是否准确， 主送单位和抄送单位是否标准， 落款是否规范， 有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。四是使用文种要合理，格式要规范， 行文不要滥用简称和使用不规范的文字，形成的文件资料经过立卷整理后，需存放在固定的档案盒，密集架和库房内，库房内的档案基础设备要完善，使影像档案、照片档案和实物档案等各项档案资料能够统一集中管理，保管，并做到标准要一致、管理要规范、制度要健全。

3.4 农场档案材料利用要便捷规范

农场档案通过规范、系统的整理，为档案的利用奠定了基础，可以随时为农业技术生产和生产经营管理提供各类服务，通过计算机的OA平台快速规范的为查阅者提供更好的服务。

3.5 加强档案管理人员队伍的自身建设，提高人员素质

要注意加强档案队伍建设， 选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作， 注意对他们的教育培养， 关心他们的工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。组织档案管理人员参加上级部门的业务培训， 使他们了解管理档案的重要性， 增强责任心，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作， 具有奉献精神的档案管理人员。

总之，农场的档案管理分类比较繁杂，业务种类也比较多，所以农场档案的规范化管理非常必要，只有全力配合，才能确保档案资料收集的完整、齐全、科学、规范，才能为农场的经济建设提供强有力的保障。

参考文献：

[1] 陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015（02）.

（作者单位：光明食品集团上海农场有限公司）