档案管理及数字化管理建设探究

王娟

摘 要：档案能够有效地记录人类历史的发展，既能够见证当前文明世界的不断进步，又能够体现人类自身的演变和发展，在人类历史长河演变过程中档案以其严密性和广泛性受到人们的青睐。进入新世纪尤其是近十年以来，随着信息化、大数据、云计算等新技术的不断涌现，电子化、信息化、数据化已经成为未来文件管理的发展趋势，相应的档案管理的数字化也成了未来档案管理的必由之路。正如当前大多数学科研究和传统产业的发展状况，传统的档案管理也处于自我革新的拐点，要实现传统档案向数字化档案管理的转型，就需要关注安全性、便捷性、功能利用等一系列问题，集中优势力量针对数字化档案管理进行深入研究，制定相应的政策，完善管理体系，从而全面优化数字化档案管理。

关键词：档案管理;数字化管理;数字化档案管理

中图分类号：G717.24文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2020）10 — 0139 — 03

引言：

当前随着数字化、信息化浪潮的到来，数字化档案管理的建设与发展已经成为档案管理发展大势所趋，学术界针对相关内容也开始实施相应的研究，笔者从档案工作实务出发，结合当前档案管理的制度落实情况，分析当前档案管理的主要任务，结合档案管理发展的趋势和各级相关管理部门日常工作要求，针对建立完善的档案管理体系，提出自己的思路和看法，希望以此提升数字化档案管理的效率和质量。

一、数字化档案包含的主要内容和基本管理模式

数字化档案本身是以当前的信息技术为支撑，利用存储于电磁相关设备上以0和1的二进制组合形成编码而存在于电子计算机中的信息传递内容，区别于实体化的纸质记录，数字化的档案记录更加节省空间，读取与输入结合电子计算机以及多媒体技术的支持，可以实现方便快捷的存储和阅读。当前在学术研究领域数字化档案管理还没有占据主导地位，但是在学术论文写作、资料收集、政府相关的实践活动中，数字化信息化的利用已经较为常见。数字化档案管理主要强调两个方面，一方面就是强调了当前这种档案是以数据的形式而存在，另一方面则是强调当前的数字化档案是以电磁作为存储的介质，以0和1的二进制编码形成的数据处理，区别于纸质的档案存储模式，主要体现在需要依赖于电子计算机以及多媒体技术设备进行输入和存储。

一般情况下，需要进行管理的数字化档案的信息主要源于两方面：一方面是生产或者管理生活中直接产生的，需要进行记录的相关数据和信息，将这些具备一定现实意义和保存价值的信息通过计算机网络形成电子文件进行存储;另一方面，则是要在电子档案中直接建立一个相关的档案体系，之后将相关的档案资料或者文本文件融入到这个档案系统之后，并转化为数字化档案的形式进行信息的存储〔1〕。

在数字化档案管理的发展过程中，集中化管理是一种较为常用的手段，通过集中管理能够促使数字化档案管理有一个较为明确的领导核心，以核心为主针对档案内容进行集中控制，不仅能够保障数字化檔案的来源较为清晰、明确，还能保障在后续的数字化档案存储过程中相关的内容长期有效，数字化档案管理过程中采用集中管理的模式已经是当前不少国家以及企业认可的、针对电子化、数字化环境发展的档案管理模式。

集中化管理的概念本身就来源于管理学的相关内容，其主要的立足点就在于信息需要制定较为统一的管理制度，采取统一的管理模式进行管理，能够有效提升数字化档案管理的效率以及质量，完善管理监控机制，实现各部门之间档案资源的共享。

在传统的档案管理过程中已经证明了集中化管理模式的优越之处，在建国初期国家不少档案管理机构都在实施集中化的管理模式，以标准化的档案管理为主，优化档案管理模式，发展档案管理的体系和机制，调整档案管理的分项工作，促使档案管理以及领导工作更加灵活，体系更加完整且具有相应的规章制度，优化了档案管理的人力资源配置，有效推动了传统档案管理的发展，同时也为当前数字化档案管理奠定了进一步转化的基础。结合管理学中的管理模式，在传统档案管理的基础上实施更加完善的档案管理机制，针对数字化档案进行标准化管理，采取规范式的填报、整理、归档、检索、存储和使用，确保数字化档案能够获得长效且安全的保存，同时这种管理模式也能够提升数字化档案管理的真实性和有效性。档案是知识和历史的传承，需要有针对性地收集以及管理，集中化管理能够在方法不断优化的基础上完善管理制度，从而提升档案保管的有效性。

由于档案管理的发展是循序渐进的，数字化档案管理也是未来档案管理的发展趋势，作为社会不可再生的历史信息资源，档案的收集、保存和管理都是需要有针对性的执行的，在此基础上形成完善的管理体系，才能有效提升集中化数字化档案管理的效率与质量〔2〕。

二、数字化档案管理现阶段存在的不足

（一）数字化档案管理制度的设计不合理

当前数字化信息数据正在急速普及，这促使数字化档案管理逐步进入飞速发展的时段，相关管理制度的制定工作必须紧紧跟随信息化发展的步伐，但实际情况是当前管理制度的设计仍旧处于初级阶段，人们对于数字化档案管理只是有一个初步的规划，当前数字化档案管理具体内容以及相关制度实施还需要进一步完善，仍然面临很多挑战。

早在上世纪数字化档案运行已经出现了发展的苗头，从整体经济、文化发展层面来讲数字化档案管理都是未来发展的趋势，但在当时认识条件的制约下，无论国家还是企业，院校还是个人对于数字化档案管理都缺乏必要的认知，更多时候是处于被动的状态去接受和面对数字化档案，主动性管理因为客观和主观原因实施较少，只是将已知信息进行简单的归纳总结，没有全面性、系统性的资源存储规划，这在当时的数字化档案管理发展中是比较常见的现象。在改革的过程中，如何让相关的制度与技术的发展相匹配，以适应信息化技术的发展，这就需要提升制度制定的前瞻性，配合先进的设备，打通技术上的壁垒，推进数字化档案管理的运行。但是，鉴于制度总是滞后于技术变革的社会规律，在相关工作的推进中，不可避免会产生一定的偏差，在全局性、框架性指导意见尚须明确的情况下，基层数字化档案管理落实的滞后性将进一步体现。

同时，在建立数字化档案管理体系的过程中，相关部门缺乏合理的职能分配以及管理系统设计的理念，这就导致在整个管理模式设计过程中缺少必要的纲领指导，前期文件档案处理工作耗时过大，无法实现高效管理，每个地区针对数字化档案管理发展的不均衡，职权很容易出现交叉或者是重复的现象，浪费了人力以及物力资源却无法达成统一性的合作〔3〕。

（二）数字化档案管理中集中化与分散化矛盾突出

数字化档案管理制度在统一管理与分散管理之间摇摆不定，无法明确区分各个部门之间的隶属关系，职能划分不够清晰，这就导致了在数字化档案管理过程中易出现集中化与分散化矛盾的问题。集中化的优势在于能够促使国家或者各个部门机构形成较为统一的制式完成管理，便于各部门之间工作的协调，同时能够保障数据收集的真实性、准确性，避免重复性的浪费问题，能够降低数字化档案管理成本，实现各部门之间的信息资源共享。但是从更广泛的视角来看分散式的管理能够适应不同地区、不同政策、不同部门的档案管理模式，有效提升内部的管理，能够从内部形成一个完善的体系。两者在进行融合时几乎不可避免地产生了矛盾现象，容易造成数字化档案数据不流通，保管无序化的状态〔4〕。

三、实施数字化档案管理的主要方法

（一）数字化档案管理要遵循的基本原则

数字化档案管理过程中需要制定有针对性的管理制度和实施方案，在相关机制设计的环节中要注意与基本的档案管理诉求寻求平衡点，从而形成长效性管理机制，构建起具备实际效能、体现完善体系的、能够有效监督的管理体系。

首先，需要坚持数字化档案管理中的实际效用相关原则，不能符合实际应用成效的数字化档案管理体系就是失败的，要根据数字化档案管理设计方案的要求建立完善的制度，同时关注数字化档案自身发展的特点，全面理解数字化档案管理的整个过程中，由于各种主客观因素可能出现的问题，掌握管理相关要素，从而制定有针对性的管理体系以及规则。同时要重视在制定管理制度时，坚持与时俱进的精神，坚持在动态化的数字化档案管理发展过程中不断优化调整，在实施数字化档案管理时能够实现高效创新〔5〕。

其次，要遵循系统完备性的原则，在进行数字化档案管理的过程中按照科学化、统一化的标准及方法，以科学合理的方式完善当前的管理制度，以标准化的体系为基础保障相应制度的确立，在此基础上不断优化完善数字化档案管理体系，集中进行全方位的数字化档案管理，从而为自身的管理制度完成新一轮的创新提供内生动力。

再次，要认知到数字化档案管理是动态发展的，要把握好制度相关的发展脉络，不断进行自主审视，从而保障数字化档案管理相关制度的调整能够跟得上技术的发展，并且能够按照人们对于数字化档案的需求进行存储，提升数字化档案管理的整体活力。

最后，要实施当前数字化档案管理的有效监督原则，建立完善的监督政策实施良好的监督工作。当前的数字化档案管理还处于摸索以及不断尝试的阶段，应当跟进整体数字化档案管理的动态变化，在建立体系过程中进行模式之间的纵向对比，防止在数字化档案管理体系建立过程中产生偏差，实施有效的监督策略，实现当前社会中数字化档案管理制度水平以及技术水平的全面提升〔6〕。

（二）坚持数字化档案管理制度建立的保障因素

数字化档案管理制度的建立和执行受到多方面原因的影响，其中最为关键的保障因素笔者认为主要是以下几项：

首先，政治环境以及文化环境会影响到数字化档案的管理。当前数字化档案管理主要是依托各级档案馆进行，属于政府直接管理，不仅能够保障国民信息的安全性，同时也能够形成长期的数字化档案管理机制，发挥自身的行政效力，尤其是在数字化档案管理方面能够起到带头作用，实施完善的审核、采购、数据收集以及核实等多个步骤，同时将行政手段与法律手段相结合，以便于适应当前信息化市场飞速的更新与变化，推进数字化档案管理相关政策的制定与落实。在文化环境方面，推进数字化档案管理能够实现相关的信息文件优化管理，保障历史、技术等相关的档案数据获得更好的保存，推进全社会的信息化系统建设，从而推进相应的数字化档案管理机制实施〔7〕。

其次，数字化档案管理人才和组织结构也是要特别关注的部分。数字化档案管理有政府行为、企业行为也有个人行为，一般赋予管理权限越大的机构对于各部门之间所需的协调工作越多，为了推进数字化档案管理机制的不断创新，同时实现各部门、各阶层、各组织、各系统之间在管理层面上的分工合作以及档案管理工作衔接，尽到长期保存档案文件的职责，就需要根据相应的组织结构建立与之对应的数字化档案管理体系，从而加强国家与地方之间的数字化档案的联系，能够将数字化档案管理工作覆盖各行各业、各个层面，促使数字化档案管理成为常态化的管理模式。完成组织结构建设的同时也要注意相关人才的聘用与培养，数字化档案管理属于传统档案学科与信息化、数字化专业交叉而成的新型学科，在管理过程中不仅需要按照一定的规范进行文件的管理，还需要具备专业的信息化、数字化工作能力，这就需要进一步加强人才的培养和培训。目前，相关院校已开设有电子档案管理学、档案管理自动化等数字化档案管理相关专业，为行业输送必要的人才;部分部门和政府机构也加大了对此项工作的重视力度，在已经聘用了数字化档案管理人员之后针对所需人才的标准实施精准培训，培训之后予以考核获取相应的资质之后再进行数字化档案管理工作，进一步促进了数字化档案管理的专业化水平。

再次，针对数字化档案管理要建立标准化的体系。这种标准化包含了两个方面的内容：一方面就是对待数字化档案管理相关的法律法规需要严谨对待，保障所存储数据自身具有合法性，同时针对数字化档案管理的日常作业要进行监督以及有效控制，从而保障相应的数据不会被用于不法行为之中。另一方面则是需要建立完善的数字化档案管理技术标准，尤其是在档案管理中提升效率与档案管理质量的内容格式以及存储的方式，需要更加国际化，采用统一化标准形成标准制式的数据源。在法律保障方面来说的话，当前需要加强针对数字化档案文件的管理工作，同时完善相关的法律法规，减少数字化档案管理过程中法律层面上的空白或者是矛盾之处，从而有效提升对于数字化档案管理的法律监管以及执行力度，保障数字化档案数据内容具有一定的法律效力，且能够得到社会上普遍的认可，尤其是针对文库文档资源侵权等相关问题，需要专门立法进行遏制〔8〕。

最后，要保证对于数字化档案管理有相应的技术以及相关服务平台的良好支持。数字化档案管理平台需要具有连贯性以及准确性的基本特征，就当前的系统主体而言需要研发相应的软件针对数字化档案进行全方位、系统化的管理，提升管理效能、简化管理程序;而对于各种类型的用户则要保证其在使用开放性的数字化档案过程中能够享受高效的查找与检索效率、完善全面规范的平台服务。

四、结束语

档案的管理是帮助人们留存对文明、文化认知的主要方式，是人类进步的证明，档案形式的变化推进了信息资源的保存与共享，同时也为相关的部门提供了未来发展的方向，要进行数字化档案管理优化工作，需要从人员、意识、管理体系、设备软硬件等各个方面实施管理，进而完善数字化档案管理制度，实现科学化、合理化管理模式的建立。

〔參 考 文 献〕

〔1〕卜国军.数字化档案室建设及数字化档案管理举措之研究〔J〕.人文之友，2019，（16）：75-75.

〔2〕郑淑丹.计划生育档案管理创新和数字化问题研究〔J〕.信息周刊，2019，（16）：0456-0456.

〔3〕牛莉侠.档案数字化建设对提高高职院校档案管理工作的意义和方法〔J〕.中外企业家，2020.

〔4〕姚桂芳.浅谈加强人事档案集中管理与数字化建设〔J〕.办公室业务，2020，（10）：161-162.

〔5〕张运磊.高校档案信息数字化与管理网络化建设探究〔J〕.现代交际，2019，（17）：137，136.

〔6〕李莹.中学档案管理创新及档案管理数字化问题分析与研究〔J〕.卷宗，2019，（15）：124.

〔7〕陈皓.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究〔J〕.科学与财富，2019，（34）：128.

〔8〕刘培峰.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究〔J〕.企业文化（下旬刊），2019，（07）：176.

〔责任编辑：杨 赫〕