信息化背景下高校基建档案的有效管理及探索

沈素华 丁翔

关键词：高校  基建档案  信息化管理  探索

一、  引言

某职业技术学院是全国首批、安徽首所国家示范性高等职业院校和国家高职高专人才培养工作水平评估优秀院校，2019年入选中国特色高水平高职学校建設单位，由于学院的快速发展，给基建档案管理提出了更高的要求。

 表1（单位：万元）

从表1可以看到，学院基建项目数量和基建项目投资金额呈逐年增加态势，而且随着高校信息化建设步伐的加快，基建档案管理水平的提高和管理方法的改革创新势在必行。

二、目前所面临的主要问题

（1）学院的快速发展与传统纸质档案管理的低效率形成矛盾。基建工作时间紧、任务繁重，事务、流程既具体又繁杂、环环相扣。而传统纸质档案的管理费力、费时、滞后。

学院基建工程管理中各工作内容的流程，涵盖前期工作、建设实施、竣工验收3个阶段，共计立项审批、勘察设计、项目报建、工程招标、合同管理、质量控制、安全管理、工期控制、变更控制、资金管理、竣工验收、决算审计、资产交付13项资料归档是学院当前迫切需要解决的问题。某职业技术学院项目管理流程图如表2：

表2

基建档案资料主要在项目管理过程中产生，在上述的项目管理流程中，每个工作环节都会产生基建档案资料，项目建设期少至几个月，长至几年，这期间海量的纸质信息，需要人员及时去收集、整理和归档，加上这期间如果有档案人员的岗位流动，很容易造成责任不清和纸质资料的不齐全甚至遗失。……