对于档案规范化管理与加强管理制度的思考

陈梓云

摘 要：这篇文章通过对现实生活中的档案管理现象进行了分析，并根据现实条件提出了一些相关的解决方式，以便更好的提升我国档案管理工作的工作水平。

关键词：档案规范化管理;加强管理制度

1 前言

使档案管理向着规范化的方向进行，是提升相关工作机关档案管理工作的一项重要方式。能够有效的衡量一个机关档案管理工作的水平，所以加强机关档案管理工作十分重要。

2 方式

1）增强相关工作人员档案管理意识，把档案规范化管理纳入机关管理的日常工作当中。可以利用多种方式，对相关档案法进行贯彻和宣传，并将规范化管理档案列入相关工作机关日常工作的重要工作日程当中，使这项工作与其他机关的工作共同完成，这样能够有效地解决在管理工作中所突出的各种问题。同时还要做到运用法律的武器，加强依法治理档案的能力，更好的提升相关部门的执法能力。能够有效的保障档案规范化管理能够发挥其真正的价值。同时还要加强对档案规范化管理的宣传，能够使她成为日常机关工作中不可缺少的一项内容。

2）明确不同工作人员的职责，建立完善档案规范化管理制度。首先要将档案工作纳入档案管理人员的岗位职责当中，对各项内容进行明确的分工，安排相应的领导。健全相关的岗位责任制，完善整个档案传递过程中的规章制度，同时对档案的查阅等内容进行登记，要对不同种类的档案进行分类，划分出切实有效的档案范围。要保证这项工作能够按部就班的完成，做到相关的记录能够有效的进行记载。

3 从根源开始紧抓，加强整个档案的规范化工作

首先要保证所进行的公文工作是按照相关规定进行管理的。公文制作的好坏，不仅会对公文本身的质量产生极大的影响，同时对档案的基本情况也有着较强的影响，它是决定档案需要规定化管理的主要原因之一。首先需要保证的是公文所应用的纸张需要符合標准，整个公文制作过程中所履行的手续一定要完全，要保证符合相关的权限，同时对于公文的标题要正确加以拟写，保证个个款项所填写内容的正确性。此外还要保证字迹的工整，能够用于之后的储藏过程。不同情况条件下，要利用不同的文种，所填写的内容一定要符合规定。

其次，在对文书工作的规划过程中要保证与档案管理的内容进行同步。在日常的生活当中，要牢牢把控住规范化的最开始项目。做好整个基础的工作内容。只有更好的处理好规范化的内容，能够有效的提升档案规范化管理最基础的一项工作内容，文书处理工作作为这项工作中的基础内容，在整个工作过程中有着非常重要的作用。

再有要做好档案的分类和立卷归档。要始终保持相同的档案规整原则，就是进行归档的文件，要始终坚持以本单位的形式进行分类归入档案当中。利用这种方式，能够有效保证工作的时效性，同时还要注意进行分类归档文件的完整性，在日常的工作当中，要明确出不同种类的类型及其重要程度，防止出现档案的混杂，还能够有效防止相关档案的丢失。特别是在立卷的过程当中，要把同一种类的档案放在具有联系的同一个文件组当中，保持整个问题的完整性。最后要明确整个过程的重点内容，对其进行合理的安排。通过对重点内容的确定，能够有效区分不同种类的文件和资料，特别需要注意的是要将内容形式以及作用等各种方面具有相似之处的文件进行明确分类。

4 规范化管理的具体措施

要想制定规范化管理的具体措施，就要先知道规范化管理的具体含义。其实规范化管理主要是针对企业来说的，企业规范化管理现在它也已开始成为一个时髦的概念了。人们更多的是把它等同于制度化管理，或叫标准化管理。尽管规范化管理最终也要落到制度层面上，通过规章制度来实施，但制度化管理仍远不等于规范化管理。制度仅是形式，任何一种形式管理都可以以制度的形式予以界定和贯彻。所以人们所说的制度化管理仅仅是强调要把企业老板或上司主管的稳定意志——不是心血来潮的冲动，以制度的形式予以界定。它仅仅是相对于由情感主导的上司老板的随意性管理行为而言的，是与能人强权管理相对立的一种管理，强调的是事事有章可循的“法制”化管理。具体规范化管理措施如下：

1）制定规范化管理的制度。每个企业会有每个企业的制度，俗话说没有规矩不成方圆，对于一个企业来说，它的管理就是它的规矩。一个企业要想发展的好，离不开规范化的管理。每一个。发展成功的大企业的背后，都会有一套规范化的管理制度。由此就能够看出规范化管理对于一个企业成功的重要性。规范化管理就像是企业走向成功的一个简捷途径。如果一个企业连规范化的管理制度都没有的话，那么这个企业不能够走向国际，更不用说走向世界了。企业的管理制度要规范化。不仅仅是指对制度的制定者要求规范化，也包括对员工的行为规范化。对于一个企业来说，规范化管理是走向成功的必要途径。当然对于档案来说，这也是方便相关人员的一项重大制度。

2）员工行为要规范化。规范化的管理不仅仅是指对于企业形象要规范更重要的是员工的行为要规范化，一个企业要实现规范化管理与它的员工是离不开的。只有员工愿意服从公司的管理制度，企业才能够真正的实现规范化的管理。对于一个企业来说规范化管理必不可少，当然对于档案规范化管理更是如此。只有对档案进行规范化的管理，才能够使档案更好地为广大人民服务更好地提高工作效率，使得档案管理人员工作起来更加顺利。可以极大地提高我国档案管理工作水平。在规范化管理档案的同时也要加强管理制度。

5 档案规范化管理的影响

众所周知的是，随着社会的发展和科学技术的进步，档案管理的规范化和加强管理制度变得越来越重要。档案是人这一生中接触最少的东西，但也是最重要的东西，这便对档案管理人员提出了很高的要求，因此档案规范化管理就显得尤为重要。档案规范化管理可以使档案查找起来更为方便，极大地提高工作效率，在一定程度上节省了时间。

1）提高工作效率。档案规划化管理和加强管理制度可以在一定程度上提高工作效率，会使得来查找档案的人较快的找到相关的档案，方便档案管理人员查找档案，档案人员对档案的分类有一定的了解，可以很好的提高工作效率。使得相关工作人员工作起来更加的顺利。

2）节约时间。加强档案规范化管理和加强管理制度可以在一定程度上节约时间，不仅可以节约相关管理档案工作人员的时间，还可以节约来查找档案人员的时间。我们都知道时间是宝贵的，时间就如同生命一般，而这些节省下来的时间可以用来去做一些更为重要的事情，减少了一些不必要的时间浪费。每个人的时间都是宝贵的。这样就会使得我国的档案管理工作水平得到极大的提升，可以更好地发挥档案管理工作的实际价值。

3）提升我国档案管理工作水平。档案的规范化管理和加强管理制度可以极大程度的节省时间，提高工作效率。档案的规范化管理和加强管理制度可以使相关的工作人员在最短的时间内找到更多有效的信息，满足客户的需求。这样就会极大地提升我国档案管理工作的水平。

6 结束语

通过加强对档案的规范化管理，能够有效的提升工作的效率，工作起来更加顺利，同时还能够使我国档案管理工作水平得到提升，更好的发挥档案管理工作的实际价值。因此我们应该加强对档案的规范化管理与管理制度。我们只有对档案规范化管理与加强管理制度才能够极大地提高工作效率，提升我国档案管理水平。也只有这样我们才可以对档案的管理有明确的认识和有效利用。

参考文献

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