工程档案整理探讨

摘 要：工程档案因其专业性强，目前在管理上仍有一定难度。本文阐述了工程档案的概念，介绍了工程档案各类档案的整理依据，重点论述了如何保证工程档案的质量和进度，以及档案管理人员如何在工程档案整理中发挥积极作用等内容。

关键词：工程档案;整理;档案质量和进度;档案管理人员

1 工程档案的概念

作为档案人员，一定要正确理解档案的定义。国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施的《企业档案工作规范》（DA/T42-2009），对“企业档案”的术语定义是：“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件”，而工程档案是企业档案之一。理解工程档案的含义，应把握好几点：一是档案不能是各种文件材料杂乱无章的堆积，而是要经过分类，按一定的规律和特点进行整理、保存。二是并不是所有的文件材料都具有保存价值，只有经过价值鉴定，具有利用价值，能为以后的生产、研发等提供充分的业务证据和法律证据的文件，才能作为档案加以保存。

2 工程档案整理依据

档案整理必须符合国家、行业及企业有关档案的规范、规程、标准和制度，并能证明在整理过程中遵守了相关要求，而且遵守的规范、规程、标准和制度是有效的。

目前工程档案整理依据主要有GB/T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB 10609.3《技术制图----复制图的折叠方法》、DL/T 5229《电力工程竣工图文件编制规定》、DA/T28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T 18894《电子文件归档与管理规范》、GB/T 11821《照片档案管理规范》、DA/T 50《数码照片归档与管理规范》等。上述规范有国家标准，也有行业标准，在档案整理过程中如果发现标准有冲突，首先应遵守国家标准，然后才是行业标准。同时，带“T”的标准，属推荐性条文，并非强制性条文，在档案工作参考使用，并非必须执行。

项目建设单位应根据国家、行业的规程、规范、标准及上级主管部门的规章制度，根据本单位实际情况，制定符合本单位的工程档案整理办法，内容主要包括档案的分类、管理职责、文件编制、竣工图编制、案卷组卷等，以指导工程档案的整理。而不同类型的工程，其档案分类、归档范围、保管期限及档号编制原则也各不相同;不同工程的归档范围、档号编制原则可能也有所有同，所以项目建设单位还应根据不同类型的工程（如水电、风电、光伏发电项目），结合本工程项目实际分别制定不同的档案分类、归档范围、保管期限划分表以及档号编制原则。

3 如何保证工程档案的整理质量和进度

项目档案专项验收是项目竣工验收项目之一，国家、行业的规范、规程、标准对档案专项验收、竣工验收时限都有明确要求，要求工程竣工验收前必须完成档案专项验收。大部分企业在项目前期并不重视，未按“三纳入”“四同时”开展档案工作，通常是在工程完工后，在工程竣工驗收前才开始重视，才急急忙忙组织人员进行档案整理、归档，这往往也会造成不能保证在规定时限内完成档案的整理、移交，或整理、归档的档案质量较差，达不到档案验收标准。由于项目档案管理未做到与项目建设同步开展，在工程完工后开始整理档案时，往往会发现许多问题，如发现应归档文件填写、签字、盖章不全，文件缺损、污损、收集不全等，档案人员不得不进行大量的纠错和补漏，甚至有时出现拿着文件满天飞找人签字、补做文件等现象，甚至有些文件根本无法补救，从而造成重要文件的缺失;如发现档案人员业务水平低，档案管理制度不完善，档案整理不知从何下手，整理出错率大，反复返工等，甚至因整理不当造成档案损毁，严重影响档案整理进度和归档质量，给企业造成不可挽回的经济损失。

因此，为了确保按时完成档案归档，保证工程档案整理质量，项目建设单位必须做到档案管理与工程建设同步，在工程开工建设的同时，将档案管理纳入项目管理。档案管理与工程建设同步，也就是在工程建设过程中，项目建设单位也应同步启动档案管理相关工作，如成立档案管理组织机构，完成档案整理办法的编写、发布，制定档案分类、归档范围与保管期限表、制定统一的档案各类表单，建立档案管理网络，要求相关部门及各参建单位都应安排专人对工程文件进行收集，统一保管，并鉴定文件的质量，对文件齐全性进行检查，对收集到的文件按一定规律进行排序，分类存放，保证工程完工后文件已完成文件鉴定、分类工作，即已完成工程档案的初步整理，后续只需要对应归档的文件进行再检查，按档案整理要求进行目录录入、制作封皮、案脊、备考表等，这样可大大提高档案的整理进度和质量，确保在规定时限内完成档案整理和验收工作。

要提高档案质量和档案整理进度，项目建设单位还应加强档案的过程检查和业务指导。项目建设单位档案管理人员应定期组织有项目建设单位相关部门、各参建单位档案人员参加的档案检查活动，内容包括：检查文件收集是否正确，有无将不应归档的文件归档，文件的质量是否符合要求，有无破损、无签字盖单、填写不全等情况，文件是否齐全，有无缺漏，文件的排列是否正确，有无把应联系在一起的文件放在一起，分类是否正确，并指导正确使用档案整理所用的各类电子表格，确保档案整理统一、规范。开展档案定期检查活动，既是对文件收集的过程检查，也是对各部门、各参建单位档案整理人员的一次业务指导，能逐步提高档案整理人员的业务水平，提高档案整理质量和整理效率。

4 档案管理人员在工程档案整理中发挥的积极作用

档案管理也就是人员对档案的管理，因此档案人员在工程档案整理中起着至关重要的作。而事实上，许多项目建设，一般设计单位、监理单位、施工单位未配置专职档案管理人员，各参建单位对档案的认识不够，档案管理工作定位比较低，岗位工作被认定为是一个并不重要的一般事务性工作，只是简单的资料发送、接收、保管。而实际上，档案整理，特别是工程档案整理是一项复杂且专业性很强的工作，工程档案管理人员，既应具备档案专业知识，也应具有工程方面的知识，应清楚该项目会产生哪些工程文件，文件产生的先后顺序，相互之间有什么联系等，否则无法保证档案归档齐全性，和保证文件的有机联系等档案属性。特别是项目建设单位的档案管理人员，其不仅是档案整理者，也是一个项目档案整理的直接组织者，应负责在项目开工后建章立制，编制科学的、有指导性的档案整理办法，编制工程分类、保管期限表，建立包括公司各部门、各参建单位在内的档案管理体系，并对公司各部门、各参建单位档案人员进行业务培训，并在项目建设过程中，加强档案整理过程检查和指导，使公司各部门、各参建单位档案人员不断提高业务水平，以满足项目档案的管理要求。当一个项目完成，公司各部门、各参建单位的档案管理人员经历了一个建设期的培训和业务指导，都清楚了解本部门、本单位工程文件的归档范围、分类、文件排列顺序，及各类档案整理表格如何填写等，能在最短时间内完成属于自己责任范围内的档案整理、移交工作。所以说，在一个项目中，各级档案员业务水平的高低决定着项目档案整理的质量，起着至关重要的作用，特别是项目建设单位的档案管理人员，是该项目的档案整理的灵魂，是档案整理、快速完成档案专项验收的最主要推动者，在该项目的档案整理中起着最至关重要的作用，而项目建设其他部门、各参建单位的档案人员也起到不同程度的作用。总的来说，要保证一个项目的档案及时归档，项目建设单位的档案管理人员业务水平一定要高，其不仅熟悉档案业务，还应有一定工程管理能力，能指导公司各部门、各参建单位开展档案管理工作;公司各部门、各参建单位的档案管理人员要相对稳定，确保档案人员能不断地接受培训和业务指导，最后都能满足档案整理需要的业务水平。

5 结语

工程档案相对于其他类型的档案来说，具有更加复杂、专业性更强的特点，并需要通过与其工程规模相对应的档案部门组织的专项验收。随着社会经济的发展和政治体制的变化，工程档案已被列为企业资产范畴，其归档进度和质量越来越被企业重视，探讨如何加快工程档案整理进度和保证工程档案质量在现时有其积极意义。

参考文献

[1]《中央企业档案职业技能竞赛培训教材 工作理论与务实读本》中央企业档案职业技能竞赛培训教材编写组 2015

[2]王黎平.电力档案标准化管理实施指南[M].中国水利水电出版社，2012.

作者简介

李文杏（1973-），女，广东高州人，高级工程师，从事档案管理工作。