基于SDCA循环的档案数字化流程标准化管理

摘 要：SDCA循环模式，即“标准化、执行、检查、总结”模式，又称为标准化维持，其目的是标准化和维持已有的工作流程。在项目运行的初期，工作流程中都存在一定的不稳定因素，在不稳定的工作流程中循环运行SDCA模型，能够有效改进产品质量，完成企业目标要求。在档案数字化加工项目中应用标准化循环步骤，即查找与现有标准的差距、分析问题产生原因、编制解决方案、标准化执行、检查效果、将有效方案制度化的过程，有助于自纠自查项目运行情况，及时解决加工实践中出现的问题，不断提高产品质量及工作效率。

关键词：SDCA循环;档案数字化;标准化

随着近年信息技术的快速发展，网络应用也随之迅速崛起，传统实体档案的保存方式面临着馆藏数量增加、存放空间不足、档案损坏严重、档案利用受到限制等问题，这些现实问题促使档案管理部门打破原有档案管理模式，积极推行档案的信息化管理，大力推动数字档案馆建设，以期大幅度提高档案管理和档案利用水平。

1 SDCA循环模型的涵义

在档案数字化加工项目中，不断运行标准化循环步骤，即标准化（Standardization）、执行（Do）、检查（Check）、总结（Action）的过程，能够促使项目在开始阶段趋于稳定。运用SDCA的目标和要求对项目进行标准化改进能够有效推进档案数字化加工项目在平稳的状态下顺利运行。SDCA循环（SDCA Cycle），即“标准化（Standardization）、执行（Do）、检查（Check）、总结（Action）”模式，又称为标准化维持，其目的是标准化和维持已有的工作流程。“在项目运行的一般流程基础上，为保持项目各子环节在工作實践中的平衡运行，而对原基础流程进行的改进或更新行为，进而检查过程，以确保其精确性，最后作出合理分析和调整使得过程能够满足愿望和要求。不断运行SDCA循环能够有效改进产品质量，完成企业目标要求”

SDCA循环即标准化循环，标准即项目运行所遵循的流程、规范、准则等，能够对员工产生制约的要求，而标准化则是依据标准完成生产任务，并在生产中将标准不断完善的过程。运用SDCA循环进行标准化的目的，可以总结为以下几点：一是完善技术储备，运行SDCA循环的过程，同时也是促进技术不断革新的过程，将适应实践要求的技术规范不断应用和改进于企业生产流程中，能够较好的保存生产技巧和专业技术;二是提高生产效率，SDCA循环应用的过程是不断更新生产方式解决矛盾的过程，应用SDCA循环维持原有的有效生产技术，改进不适应实际生产需要的技术，使之在标准化的范围内维持并提高生产效率。三是防止问题发生，SDCA循环的应用能够较好的监控项目流程的有效性，将发生问题的可能降低到最小，并不断改进和规范标准化流程，使其程式化，不会以人力资源分配的变化产生变化;四是促进专业化培训，应用SDCA标准化循环，所形成的工作流程或规范是经过实践检验的成熟规范，可以作为企业培训的基本内容，保证培训不脱离实践、不流于形式。

2 遵循SDCA循环的档案数字化加工标准化活动步骤

档案数字化加工项目标准化管理包括查找与现有标准的差距、分析问题产生原因、编制解决方案、标准化执行、检查效果、将有效方案制度化等几个主要的活动步骤。

1）查找与现有标准的差距。档案数字化加工标准即数字化项目运行前所制定的加工流程的准则或生产目标。由于生产实践会受到一定实际因素制约，在项目运行一段时间后，项目运行问题会逐渐凸显出来，比如质检标准有所变化、项目流程设计出现误差、人员分配不合理等问题。

2）分析问题原因。档案数字化加工项目运行流程是一个完整的、闭合的回路，项目各环节间拥有不可分割的联系，当其中某一环节出现问题时，会影响其它环节的工作进程。同样，出现在某一环节的问题也会有源自其它环节的因素。所以在分析问题原因时需要从项目整体来分析，如果将各环节割裂开来，易造成忽略问题产生根本因素的现象发生。

3）编制解决方案。通过对项目运行情况的调查研究，将发现的问题汇总整合，可通过收集数据的方式推算出较为精确的改进方式，进而进一步整合资源配置。可根据各批次产品在各环节的处理情况，合理优化人员配比，调整各环节的工作强度，在理顺项目加工流程，提高工作效率的基础上，寻求最优解。

4）标准化执行。在档案数字化加工项目中，无论是发现问题或是编制方案，整个项目并没有停滞，是在不断运行的，这就要求项目决策者在发现问题后，以最快的速度分析问题、编制解决方案并尽快安排执行。问题的存在会影响加工项目的运转情况，问题持续的时间会对数字化加工质量及效率产生根本的影响，在项目流程完成标准化调整后，也需要一定的时间来消解既往问题所带来的影响，而问题存在的时间越长，用来消化瓦解不良影响的时间也就越长。

5）检查效果。在标准化改进过程完成后，需对所做的改进行为进行分析检查，观察所执行的方案是否成功解决了当时出现的问题，并仔细查找是否会因为某一程序的改变，造成新问题的产生。

6）将有效方案制度化。完成以上五步标准化过程即完成了档案数字化加工项目标准化维持的过程，将有效方案制度化，编制到档案数字化加工流程中去并在日后的工作中按照流程运行。这一步骤的完成即表明当前的档案数字化加工项目进行了一次SDCA循环的过程。而SDCA循环模型的应用，也需要项目决策者根据项目实践情况，及时发现查找问题，适时应用SDCA循环进一步标准化项目运行流程。

3 档案数字化加工项目中的SDCA循环

档案数字化加工项目中SDCA循环模型的运用，是在项目运行过程中不断重复标准化、执行、检查、总结的过程，是不断运行标准化循环步骤，即查找与现有标准的差距、分析问题产生原因、编制解决方案、标准化执行、检查效果、将有效方案制度化的过程。在档案数字化加工项目运行的初始阶段，通常会出现一些非前期预料因素使项目呈现出不稳定的状态，为保障项目工作趋于稳定，需要在保持已有工作成果的前提下应用SDCA循环模型进行标准化改善。SDCA循环模式在项目中的应用状况如图所示：

SDCA是提升企业管理水平的有效齿轮，在档案数字化项目的实践应用中，SDCA循环模型能够促进管理水平与产品质量的双重提升。在工作中不断应用SDCA循环的过程，即档案数字化流程在趋于平稳后，进行改进，在趋于平稳，在改进的过程，这样不断的循环巩固创新的过程能够确保项目在运行过程中不断进行自我审视，进而提出新的要求，并始终保持上升的平稳态势。

参考文献

[1]王俊巧，叶勇.基于PDCA和SDCA循环理论的政府应急管理流程优化分析[J].行政与法，2017（01）：8-14.

[2]王智平，许望.基于PDCA原理的管理创新全过程管控模式的应用[J].企业管理，2017（S1）.

作者简介

崔艳红（1986-），女，黑龙江大庆人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案基础理论研究。