分析事业单位档案数字化管理的现状及对策

宁克斌

摘 要：在社会经济不断发展的背景下，信息化和数字化技术得到了一定的创新和改进，该项技术的应用为档案管理工作的实施提供了诸多的方便，其除了有利于提升工作水平和档案管理效率之外，还可以对工作流程进行规范，促使档案管理工作得到高效率开展。不过从当前事业单位数字化档案管理工作实际开展情况来看，还有着诸多的不足之处，这些不足之处完全影响了事业单位数字化档案管理质量的提升，从中看出，数字化和信息化技术的推广力度有待进一步增强。在本篇文章中，主要分析了事业单位数字化档案管理的运行现状，结合实际情况提出了相关的完善对策，希望以此能够促进事业单位数字化档案管理工作的良好开展。

关键词：事业单位;数字化档案;管理现状;完善对策

在事业单位运行期间，包含了诸多的档案信息，分别是人员方面的信息和人员考核业绩的信息，但从当前人员发展情况来看，如果依旧采取以往单一的管理模式，是无法满足当前提出的高要求。基于此，在新时代背景下加强对事业单位档案数字化建设力度是很有必要的，科学合理的事业单位档案数字化管理建设工作的实施是实现档案数字化目标的基础。

1 强化事业单位数字化档案管理工作的必然性

1）可以进一步提升事业单位的经济效益。伴随着社会经济的进一步发展，人们的信息数目逐渐增多，所需管理的档案也随之增加，以往单一的档案管理模式，加剧了信息整合和收集的难度，难以有效提升工作效率。在開展工作的过程中所需的纸张非常多，长时间下来的话，容易加剧资源的消耗，并且工作量的增多也离不开诸多人员的帮助，这样一来不仅会产生人员浪费现象，而且还会加剧事业单位的经济压力，完全阻碍了事业单位的进一步运行。引进数字化档案管理方式以后，上述问题将会得到很大程度的缓解，无论是档案信息的整合还是储存等方面，都会朝着电子化趋势发展，这从一定程度上保证了整体规范性，有利于提升工作的准确程度，降低各项不良误差的出现概率，实现单位经济效益的提升。

2）可以有效的提升档案使用效率。现阶段，人们对于档案信息的依赖程度越来越高，大多数社会和活动的开展均离不开档案。假设依旧应用以往之后的档案管理方式，是难以满足新形势下发展要求的。以往模式是指人们在处理事情的时候可能去不同区域获取档案信息。此种方式存在的流程较为繁琐，无法完善的保存档案，而引进数字化档案管理模式之后，均可以将用户信息储存到相应的数据库内，在查询档案的过程中只需要上网搜索就可以了，根本不需要耗费诸多的时间去查找资料，这为档案管理工作的开展提供了较大的便利。

2 对于事业单位数字化档案管理现状的分析

1）缺少新型的办公设备。从事业单位运行情况来看，办公设备没有达到标准化要求，也没有实现数字化和现代化，对于有的事业单位来讲，一般是应用计算机开展工作，可是并没有对现代化科技进行更好的利用，还有的事业单位采取的设备较为滞后，只包括几台电脑，而且这些电脑的系统和硬件，使用时间比较长，根本没有得到有关的创新和改进，长时间下来的话便影响了工作效率的提升，无法确保工作准确性。除此之外，相关单位没有规范性管理档案，根本没有结合实际情况来制定完善的标准体系，室内存在着随意堆放杂物以及清理不到位的现象，相关防火防潮工作也落实不全面，这样一来就会使得档案发生丢失以及不完整情况，难以为人们提供良好的服务。

2）没有落实完善且规范的标准。虽然事业单位已经逐渐了解到了档案管理数字化的重要性。可是如何应用该项数字化技术，采取何种方式将两者有效结合到一起都没有逐一进行判断和分析，对于制定出来的工作体系来讲，也没有重点量化和阐述这些环节，清晰度不足，如此一来就导致工作人员在档案管理期间应用数字化技术的时候，处于一项被动的局面，所以要想解决此种现象，就应当对数字化标准进行统一，增强规范性，将其价值体现出来，从而达到共享档案信息的目的。

3 强化事业单位数字化档案管理的相关措施

1）投入充足的资金，做好办公设备的创新和改进工作。对于档案数字化建设工作来讲，本身具备一定的复杂性和系统性，在工作期间，所需的人力财力和物力是非常多的。基于此，强化对档案数字化的监督控制力度，有利于档案数字化管理工作规范性开展。首先，事业单位可以从实际情况入手，在满足自身需求的基础上，对数字化技术和设备方面存在的问题进行探究，制定出合理的方案，引进新型技术和先进的设备，为档案数字化管理工作开展提供一定的帮助。其次，档案数字化管理专业设备包含了两点，分别是软件设备和硬件设备，从软件设备来看，应当做好专业软件的研发工作，研发期间以兼容性为主，而硬件设备则是投入较多的资金，严格保护当前应用的设备，提升设备的使用性能，以此保证工作稳定开展。最后事业单位还需要做好经费方面的预算工作，合理调整费用，应用符合要求的设备，将资金的作用发挥到最高，以此推动单位良好运行。

2）制定健全完善的管理制度。在事业单位档案管理工作开展期间，将数字化和纸质以及电子等各种类型的档案相互联系到一起是主要的发展趋势，当前阶段，要想合理的使用信息技术，将数字化的优势发挥出来，就要求事业单位制定出健全的档案管理工作体系，将数字化和工作体系结合到一起，进一步提升科学技术的含量。为了实现这一目的，事业单位还需要落实有关的措施和管理策略，比如面对于不同类型和不同性质的档案资料来讲，要采取与之相符的管理模式，明确相应的档案管理权限以及相关人员的工作职责，应用新型的档案管理软件，相关人员需要熟练对该项软件进行操作，定期维护工作系统，当发现存在的问题以后，必须马上采取措施进行解决，以免问题扩大。

3）落实档案管理安全保密体系。从实际情况来看，事业单位档案数字化的应用虽然能够为我们带来一定的便利，不过安全性问题也随之凸显了出来。对于数字档案来讲，一般是以计算机设备为主进行储存的基于此，这就需要确保整体安全性，不然的话就会受到病毒的侵害，影响到事业单位工作的开展。所以事业单位相关人员需要以实际情况为主，全面管理系统和网络入口等多方面，装置杀毒软件设置防火墙，定期对数据库和病毒库进行更新，备份各项文件以及档案，做好相关的预防工作。档案管理人员还必须具备较高的档案保密和安全意识，只有在确实需要的情况下，才可以打开所需的信息，待完成以后马上将信息关闭，以免信息被盗取。除了对数字化档案进行重点监督之外，还必须管理好以往传统的档案，产生双保险的效果，从而保障档案数字化管理工作的安全性。

4）提升管理人员的工作技能和素质。在应用数字化技术的背景下，档案管理人员的工作能力和业务素质是非常重要的。因此事业单位需要做好管理人员的培养工作，增强管理人员工作能力，采取培训的方式让管理人员熟练操作档案管理业务，并且全面考核管理人员的技能，确保管理人员将自身学习的知识点全面应用于工作方面。

4 结语

从以上论述来看，事业单位档案数字化管理工作，在相关资料保存和信息选择以及翻阅等方面起着极高的效果，在科学技术不断改进和创新的背景下，事业单位对档案数字化管理给予了极高的关注度。而面对于档案数字化管理期间存在的不足之处，事业单位必须全面进行探究，制定出相关的应对措施，以此提升档案管理效率，确保档案储存的安全性。

参考文献

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