财务共享模式下的会计档案管理研究

尹彩霞

摘    要：现阶段，我国部分事业单位已经开始对财务共享模式进行了应用，有效提升了财务处理流程的智能性，并且使凭证处理也向着影像方向发展。在该时代背景下，事业单位需要根据自身的情况，利用财务共享模式，创新会计档案管理工作。下文针对财务共享模式下的会计档案管理进行深入分析，希望可以促进会计档案管理水平的提升。

关键词：财务共享模式;会计档案;档案管理

在新時代背景下，我国部分事业单位已经开始对会计档案管理模式进行了创新，通过财务共享加强会计档案管理。该种模式和传统会计档案管理模式存在较大的差异，传统会计档案管理是利用人工对会计账簿进行管理，而财务共享模式下的会计档案管理是把各个区域的会计档案进行集中，在财务共享中心实施统一管理。这种新型会计档案管理模式可以实现电子化管理会计档案，并且还可以实现在线传递和线上应用会计档案，具有较高的工作效率。下文针对财务共享模式下的会计档案管理进行深入分析。

一、财务共享模式下的会计档案管理价值

（一）有助于提升会计档案管理精细化

在财务共享服务模式下，会计档案管理工作大多都是利用财务共享云平台，分类、电子化管理会计档案。把原始单据扫描上传到财务共享服务中心，系统自动结合会计账目进行分类，并自动生成编号，有效提升了工作质量[1]。并且，上传的会计凭证经过整合处理后，和其他会计信息之间建立了联系，有效提升了档案管理精细化。

（二）有助于提升会计档案管理准确性

财务共享模式下的会计档案管理工作，其账簿与报表数据都是以独立数据形式存在的，也可以和多类会计信息构建联系。相关人员只需要利用物联网技术，扫描原始会计信息，使用影像识别系统，便可以对原始数据进行自动读取，上传到云端。然后云端通过处理后，会形成财务报表。在该过程中，会计信息数据都是实时更新的，具有较强的准确性。

（三）有助于提升会计档案管理处理效率

财务共享模式会计档案管理利用的双重载体形式，不仅拥有电子会计档案，还拥有纸质会计档案。在财务共享平台中，单位把数据信息上传，可以使纸质会计档案减少，使得电子会计档案存储空间扩大[2]。并且，可以结合单位领导预期需求，分析预测会计档案，通过进一步加工处理，缩短会计报表编制时间，可以节省很多物力、人力、时间，有效提升处理效率。

二、财务共享模式下的会计档案管理策略

（一）创建统一的会计档案处理平台

在新时代背景下，基于财务共享模式，想要有效提升会计档案管理工作质量，应创建一个统一的会计档案处理平台。在创建平台时，需要根据目前会计档案管理规定，针对信息化环境下会计数据电子档案的形成、归档、电子会计档案信息资源多项描述、标识、存储、交换、查询、网上传输、管理等多个方面，进行标准和规范的制定，并对实施过程进行指导[3]。实际上，财务共享模式下的会计档案管理，需要依赖于网络环境、硬件环境、软件环境，这些环境的建设是会计档案信息传输和交换以及共享的前提。简单来讲，在对财务共享模式下会计档案管理进行实施后，对于会计档案硬件管理的要求也相应的有所提升。因此，需要对会计档案信息化水平进行提升，创建完善的财务档案信息网络，提升各项工作的网络性能和利用效率。

（二）创建完善的会计档案管理制度

首先，需要创建完善的会计档案归档制度。在会计数据没有打印成书面形式前，需要进行妥善保管，对副本进行留档。针对记账凭证、现金日记账、总分类账、银行存款日记账，需要打印成书面形式，并严格根据相关税务和审计等部门的要求，对相关账簿和报表进行及时打印。其次，创建完善的电算化会计档案存储制度。结合国家档案局相关标准，对电算化会计档案保管制度进行创建。挑选优质的磁盘介质，对会计档案数据进行备份，并且需要分离存放备用盘和储存盘，做好防尘、防压、防光、防腐蚀工作。根据分类与顺序，编号数据磁盘、光盘等电子会计档案，并对时间、文件内容进行标明，制作成为档案管理文件卡片。再次，创建完善的查阅手续制度。想要对会计档案进行查阅，需要经过相关负责人的批准，并严格根据档案管理相关规定，对借阅手续进行办理。最后，创建完善的会计档案定期备份制度。对会计数据进行定期备份，并创建备查登记簿，对备份的细节信息进行记录，其中包括备份时间、数量、保管形式等。与此同时，因为磁性介质存在特殊性，档案管理人员需要定期检查这些电子会计档案，避免会计数据信息损坏。

（三）注重关键环节的风险控制和安全防范工作

在财务共享模式下，会计档案管理工作发生了较大的改变，各种纸质会计档案的真实性和影像资料的一致性被很多人质疑。怎样对外部风险进行有效防范，需要创建新的风险控制内容。因此，在实际工作中，需要提升内部流转会计档案加工处理质量，在生成和流转会计档案时，可以适当的增加提取、处理、稽核环节，以防处理出现失误，减少由于管理人员操作失误带来的风险，有效提升财务共享服务的质量和效果[4]。此外，还需要系统固化表单填制规则、会计制度逻辑规范、各个审核环节的稽核规则、银企资金结算规则等等内容，从根本上促进管理流程运作效率的提升，提高风险控制质量。

结束语：

总而言之，在财务共享模式下，创新会计档案管理模式是非常重要的，这不仅关系着会计档案管理质量，并且还关系着事业单位的发展。因此，在会计档案管理工作中，相关人员应意识到财务共享模式给会计档案管理带来的影响，并结合实际情况，通过科学合理的手段，对会计档案管理进行创新，通过把财务共享模式和会计档案管理进行充分融合，以便于相关人员可以对各类数据进行及时查看，减少信息传输成本，提升数据信息的准确性和时效性，进而从根本上提升管理效率和服务质量。

参考文献：

[1]许雯君.基于财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].商场现代化，2020（02）：149-150.

[2]张慧兰.大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理思考[J].中外企业家，2020（01）：125-126.

[3]连波.浅析基于财务共享模式的电子会计档案管理[J].中国商论，2020（01）：156-157.

[4]赵先艳.大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理思考[J].现代经济信息，2019（10）：280.