浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策

方世秋

摘 要：人事档案是记录每一个参与工作的人在工作过程中接受各种学习教育和进行社会活动实践轨迹的详细记载，在基层事业单位的建设过程中，是完全能够帮助上层管理者更好地进行人才选拔和录取的重要信息资源。

关键词：基层事业单位;人事档案管理;人事制度改革;新形势变化;工作质量

1 前言

人事档案管理工作的存在对于基层事业单位的建设十分关键，它的存在能够为单位的发展、人员的容纳、工作的顺利进行提供相应的保障，如实地反映了单位的发展历程和每一个工作人员的优势劣势。但是就现阶段基层事业单位的人事档案管理而言，在长期的使用过程中，由于存在人员频繁变动的情况所暴露出来的问题也越来越多，加强对人事档案管理的力度也十分关键。

2 基层事业人事档案管理工作存在问题

2.1 管理制度的不规范问题

在基层事业单位的人事档案管理工作过程中，管制制度不规范的问题已经完全暴露了出来。第一个表现就是相关人事档案管理工作的规章制度并不健全，这主要是因为在一部分的基层事业单位中，认为人事档案管理工作的重要性不明显，在进行实际工作落实的过程中都只是依靠着国家和相关行业中所下发的《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等[1]，这些条令仅仅只是对人事档案管理工作进行了较为粗糙的规范，并没有结合每一个基层事业单位的实际情况进行改善和调控，一旦没有形成符合某一个单位实际的实施细则，就很容易出现档案管理的工作成为“空架子”，并没有实质性的意义和内容。第二个表现则是基层事业单位对相关的人事档案管理制度落实是不到位的，这一部分的基层事业单位虽然已经认识到了人事档案管理工作的重要性，只是具体的落实过程中还存在些许不足。一般来说建立起整理、归类、分析、查阅到传递等各项人事档案管理制度，看起来好像很是完善，但工作的时候由于工作人员的问题往往会出现收集、归档、审核不严谨的现象，甚至还存在着撤档、涂改、销毁个人档案的情况，很容易造成人事档案的丢失和失真。

2.2 人事档案管理工作人员专业性较差

根据我国《档案法》的明确规定，从事人事档案管理工作人员必须要具备专业化的能力，而针对专业化能力的具体表现就是其是否有证件，因此在基层事业单位进行人事管理的工作人员需要具备相应的证件。在拥有证件的基础上，还需要从业人员具备较高的政治素质和业务素质[2]。这一点是很多从业人员所做不到的，而且基层单位的工作本来就很复杂，相应的人事变动情况十分频繁，因此产生的人事档案管理信息就更复杂、更难以管理。这时候基层事业单位的人事档案管理从业人员专业性不强的话，是非常不能够满足实际需求的。因此很多人事档案管理工作的从业人员并不能够发挥自身的作用，而是成为档案“保管员”的角色，最终就使得人事档案管理工作浮于表面、流于形式。

3 加强基层事业单位人事档案管理的措施

3.1 健全基层事业单位人事档案管理的制度

健全基层事业单位人事档案管理的第一步是要对各项档案管理工作制度进行完善，而且要求要重视相关工作的落实，不能使得工作流于形式。在明确按照《干部档案工作条例》的基础上，明确每一个从业人员自身的职责和任务，要求秉承着“一个萝卜一个坑”的工作原则，使得相应的工作流程更加完善。第二步需要加强人事档案信息的收集工作，要求更全面地、网格式地进行搜查和整理，相应的年度考核、学历教育、奖惩、业务培训等信息整合在一起，能够使得基层事业单位的人事档案管理工作更为完善，并且在后期进行档案查取和使用的时候更为便利。第三步则是要重视对人事档案的目录进行整理，目录对于资料的查询来说是十分关键的，只有具备了清晰明了的目录，相应的查阅工作和整理工作才会更简单便捷。

3.2 提升基层人事档案管理人员的专业性

我们都知道人事档案管理工作是一项非常繁复、程序很多而且很繁杂、琐碎的工作，相应的连续性也是比较强的，因为基层的事业单位总是处于一个不断建设的过程中，相应的工作人员变动也十分频繁和多样，因此基层事业单位的档案管理工作连续性会十分强，这样就需要有专人进行专门的管理、长期的管理，而且还需要配备足够的人事档案管理人员才能够帮助基层事业单位招聘工作的顺利进行。而且针对现阶段基层事业单位人事档案管理工作的开展情况来说，提高人事档案管理人员的专业性十分关键，在提升其专业性的过程中还需要加强对从业者综合素质的完善。第一步要做的就是要把好入口关，也就是说在选派原始档案管理工作人员的过程中必须要坚持德才兼备的标志，坚持办证上岗，只有具备了相应的证件，他们才能够具备基本的上岗要求。另外是在道德品质的方面，一定要选择那些遵纪守法、公道正派、内心有一杆秤、公平、正义的同志来进行人事档案管理工作，防止他们受到外界利益的引诱而做出篡改、涂改档案的情况[3]。第二个是加强人事档案管理工作水平的提升，也就是要积极地组织这些从业者进行学习，尤其是对于上级所颁布的文件、条例、标准，还有经常外出参加培训，请外来的专家进行授课等，使得人事档案工作的规范化建设更为顺利。

3.3 加快人事档案管理软件的研发

我们必须要认识到，信息化的人事檔案管理平台搭建对于信息化建设来说是具有关键意义的，而这一过程的实质就是对信息化档案管理软件的应用。为了进一步确保基层事业单位人事档案信息的保管安全、提供方便、准确利用，在实际的工作过程中可以根据信息量配置网络化存储设备，并始终坚持用科学发展的眼光建立存储系统。而且随着我国网络技术和科学信息技术的不断发展，我国的网络化资源利用也变得越来越合理，越来越广泛。因此，大范围利用相应的计算机软件和大数据处理技术、云盘、虚拟存储空间的措施能够实现对人事档案信息化存储安全性保障，优化相应的工作步骤。其次，还需要注重基层事业单位人事档案管理软件的实际操作能力与人性化考虑进行统筹规划，保证在正确使用软件的基础上，进一步提升人事档案信息安全性与保密性，从而更好得将人事档案电子化操作的进程不断完善。

3.4 提高对人事档案管理工作的重视程度

就基层事业单位的人事管理来说，相应的领导人应当加强对人事档案管理工作的重视程度，尤其是在基层单位中进行人事分管工作的领导，他们只有意识到人事档案馆管理工作的重要性，以及人力资源规划工作的重要地位和作用，能够将其纳入议事日程中。其次，对于档案管理工作还应当的给予定期的研究、部署、制定相应近期或者远期的规划和实施方案也十分关键。

4 结束语

综上所述，对于人事档案管理工作来说，这实际上是一种人事管理型的活动，而且在我国的历史发展的过程中档案管理是十分关键的，经历了日积月累的变化之后，档案管理工作的种类和具体内容也变得更加丰富。为了促进我国现阶段基层事业单位人事档案管理工作的改革和创新，就要紧紧跟随时代的发展来深化改革目标和内容，以提升工作人员专业性、完善具体工作流程和工作细节，帮助基层事业单位能够在长时间的社会主义发展过程中保持一个稳定、阳光的发展态势。

参考文献

[1]邵贝卡.行政事业单位人事档案管理工作存在的问题及解决对策探索[J].现代国企研究，2017（12）：67.

[2]孙伟.浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].中国卫生产业，2015，12（30）：168-170.

[3]李新梅.浅析基层单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].商，2015（27）：28.