档案管理信息化视角下的档案管理措施

肖斐

摘 要：当前信息化已经逐渐深入到人们的生活，并为人们的带来了巨大的便利。在档案管理方面，其信息化发展也成为当前档案管理的主要趋势。鉴于此，本文将以档案管理信息化为视角，针对如何开展档案管理工作进行深入研究。

关键词：档案管理;信息化;管理措施

作为教育的重要基础性阶段，幼儿园如何开展更为有效地教育教学工作也成为家长、教育部门乃至全社会关注的重中之重。在幼儿园的日常管理工作中，档案管理所具有的重要作用也越来越凸显出来。尤其是在档案管理信息化发展的浪潮中，幼儿园档案管理也应该要积极采取积极举措，不断提高档案管理信息化水平，完善日常的管理举措，以此来促进我国幼儿园教育的良好发展。

1 档案管理信息化的现实意义

网络信息技术尚未出现之前，档案管理主要借助于人工进行手动操作。一方面，由于档案管理过程复杂，所需大量的管理人员进行辅助，造成人力、物力以及财力的大量消耗;受到外界因素或者人的主观情绪的影响，档案管理错误较多，加大了后续工作的难度。另一方面，通过人力进行一步一步操作，速度较慢且耗费时间较长，造成最终的档案管理时间拖长，工作效率低下。现今，伴随着信息化、网络化的不断发展，为档案管理提供更加科学高效的手段，借助网络技术手段进行管理，增加档案整理的正确性，加快管理速度，缩短管理时间，降低人力、物力消耗，大大提升了档案管理的水平，推进管理工作更加高效。

2 信息化背景下当前档案管理工作存在的问题

2.1 缺少良好的监督体系

在当前信息化背景下，档案管理工作中缺乏监督机制便是其中最为重要的一项问题，同时该问题也对于档案管理工作具有较大影响。在实际工作期间，虽然有部分幼儿园已经开展了档案信息化管理工作，但是在该项工作中却并未给予该项工作一定的重视，并且在该项工作中缺乏必要的监督手段，这种情况的出现便导致幼儿园档案管理工作受到影响，若是工作人员在工作期间出现问题，会由于监督不当而导致问题持续存在，从而致使档案管理工作的质量受到影响，降低幼儿园档案管理工作实效性。

2.2 当前档案管理信息化发展存在局限性

在幼儿园档案信息化管理工作中，虽然已经有部分幼儿园开展了档案信息化管理工作，同时配备了相应的信息化设备，但是由于管理水平较低同样会造成幼儿园档案管理工作实效性较低的问题。在此期间，由于工作人员受到传统思想的束缚，或者是部分工作人员的思想水平并没有达到相应的信息化档案管理工作要求，从而致使信息化设备无法被充分利用。例如在档案管理工作中，若是想要将纸质档案转变成电子数据档案，对管理工作人员的工作素质具有较高的要求，只有在工作人员的工作技能较高的情况下才能够更加优质的完成该项工作。而在实际工作期间，往往都会由于工作人员的专业技能有限而影响到整体幼儿园档案信息化管理工作，从而致使该项工作的实效性受损。

3 如何在信息化背景下加强档案管理

3.1 注重信息化软硬件的更新升级，促进档案信息化管理的不断发展

大数据时代快速发展的科学技术、信息化技术，使得技术更新的频率越来越快，对相应的软硬件要求自然也就越来越多。对档案管理信息化建设来说，其自然需要对应的软硬件作为支持，才能够保障各种新兴信息化技术的有效应用。这就要求幼儿园结合幼儿档案管理信息化建设需求、发展目标，采购满足档案管理信息化建设未来发展形势的各种硬件设备，在针对现有硬件设备进行更新的同时，去完善各种基础性硬件设备，使得档案管理整个工作流程均能够实现高度的信息化。需要注意的是，5G商用元年的到来，无疑为大数据提供了更为广泛的应用空间，档案管理信息化建设应当避免拘泥于眼前技术，而是需要提前进行相关领域的研究，在软硬件建设的过程中，将新兴信息化技术应用场景纳入进来，以此来保障幼儿园资金的合理利用。

3.2 优化幼儿园人事档案信息化管理

3.2.1 注重培养工作人员的档案信息化管理意识

为保证幼儿园人事档案电子化信息化管理较好适应大数据时代，人事档案信息化管理意识的提高存在较高必要性，人事档案管理工作可由此落到实处。在传统的幼儿园人事档案管理模式中，幼儿园档案管理人员的封闭意识往往较强，电子化信息化管理探索的推进难度因此大幅提升，因此必须设法提升相关人员的档案管理意识，如开展针对性培训，以此保证档案管理人员能够较好适应大数据时代提出的电子化信息管理要求。在具体实践中，需通过多种方式引导档案管理人员树立信息化与科技化意识，便以此改变幼儿园轻视人事档案利用的现状，在与时俱进的档案管理人员支持下，人事档案信息化管理才能够更好为幼儿园人才队伍建设提供支持。

3.2.2 在幼儿园人事档案信息化管理中加强细节管理

为确保幼儿园人事档案信息的全面性，人事档案信息化管理细节的规范必须得到重视。在大数据时代下，档案信息早已成为一种重要资源，人事档案信息也能够为幼儿园内部管理和未来发展提供支持，因此人事档案电子信息化建设必须明确其对幼儿园发展的重要性，并结合大数据时代电子信息化发展趋势。在具体实践中，应设法强化幼儿园整体的电子信息化管理意识，为实现这一目标，档案管理部门必须结合已有的人事档案信息，落实精细化管理，以此保证人事档案信息的准确收集能够得到重视，电子信息化平台也需要得到充分利用，以此强化幼儿园内部的沟通与交流，即可配合相关监督机制，更为高效、精准的录入幼儿园人事档案信息。为保证幼儿园人事档案信息的完整性，在信息录入和存储环节，档案工作人员均需要重点保证信息的全面性，由此信息收集方可更好服务于大数据时代幼儿园人事档案电子化信息化管理。

3.3 注重专业化建设队伍的有效构建

幼儿园在进档案信息化建设过程中，需要建立一支专业化档案信息化建设队伍，对内要加强现有档案信息化管理人才的继续教育，提升他们专业素质，采取先进的管理理念，真正把信息化档案建设落实到位。对外幼儿园需要引进先进的技术人才，尤其加强档案信息和网络数据的维护，有效改变以往的管理方式，提升幼儿园档案信息化建设水平。为了保证档案信息化建设顺利进行，幼儿园需要针对现有檔案信息化建设现状，制定完善的管理机制，不但加强他们专业技术知识的培养，不断应用最新的管理软件，提升技术人员的日常操作水平，重点做好数据库的维护和图像处理工作，进一步优化档案人员的知识结构。

4 结束语

综上所述，为了有效提高档案管理水平，幼儿园应该要充分重视档案信息化管理，革新自身的管理理念，强化人事信息化管理，并结合现实情况构建一支专业水平较高、信息素养较强的档案管理队伍，这样才能够真正提高幼儿园的管理水平，最终实现提升幼儿园教育水平的根本目的。

参考文献

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[2]徐海燕.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].文存阅刊，2018（9）.