BPR视角下外贸跟单业务流程再造的案例分析

祝丽杰 柳仕超

[摘要]根据真实的案例，针对传统外贸跟单复杂的业务流程，在BPR理论视角的基础上，对传统外贸出口跟单业务流程进行再造。简化了原有的外贸业务部门，整合了传统的跟单业务具体的工作内容，提高了外贸跟单业务的效率，能够对企业的外贸的发展起到积极的作用。

[关键词]BPR;外贸跟单;流程再造;案例分析

[中图分类号] F27            [文献标识码] A            [文章编号] 2095-3283（2020）03-0104-03

Cases Analysis of Foreign Trade Following Process Rebuilding Under the Prospective of BPR

Zhu Lijie1   Liu Shichao2

（1.Guangdong Polytechnic of Industry and Commerce， Guangzhou Guangdong 510610;

2.Guangdong Baiyun University， Guangzhou Guangdong 510450）

Abstract： This thesis aims at complicate traditional trade following process， rebuild the traditional trade following process according to the real cases on the theory basis of BPR， and simplify the trade departments， reorganize the working tasks， raise the efficiency of foreign trade following works， play the positive roles in the trade development of the company.

Key Words： BPR; Foreign Trade Following; Process Rebuilding; Cases Analysis

一、“业务流程再造”理论的再认识

企业流程再造（Business Process Reengineering，简称BPR）是20世纪80年代初起源于美国的一种企业管理理论，是美国主要工业企业在学习全面质量管理（TQM）、精益生产（IJP）、准时制生产（JRR）、零缺陷（ZEM DEFECT）等优秀管理经验的基础上发展起来的一种全面变革企业经营管理，提高企业整体竞争力的管理理论思想。20世纪90年代初美国管理学界哈默与钱皮提出的“业务流程再造”理论，对企业改造业务流程、提高运营效率具有重要的意义。哈默认为：“我们把业务流程定义为一系列业务活动，其中包括将某种或多种东西投入并创造出对顾客有价值的产品。”

企业的经营目的是为了向顾客提供有价值的产品或服务，为此所进行的各种有序活动，构成了业务流程。通过业务流程的有效运作，把投入转化为产出。公司的研发、采购、生产、营销等流程等均是企业业务流程的组成部分。业务流程再造是企业的业务流程是围绕业务流程展开的，即对组成价值链和环节的业务流程实行有效管理和运作，提高经营和管理的效率，力争在市场的竞争中获得优势。确切地说，业务流程再造是针对企业业务流程的存在问题进行反思，并对它进行彻底的重新设计，以便在成本、质量、服务和速度等当前衡量企业业绩的这些重要的尺度上取得显著的进展。

业务流程再造是一种新的管理思想，又是一种新的管理方法，目的是通过改变公司业务运作中不合理的部分，使业务员个人资源和能力转化为组织资源和能力，使得重构后的业务流程能最大限度地发挥整体资源优势，最大程度地提高工作效率，管理水平和经济效益，从而适应外贸业务发展的需要。

二、传统外贸跟单业务流程存在的问题与弊端

一家自产、自营的传统出口贸易企业外贸跟单业务流程是一种典型的以外贸业务员为中心的业务运作模式，即“外贸业务员+后勤”配套的运作模式，本文将该公司作为案例公司 。

这种跟单模式的运作特点是分工细致、程序复杂、部门众多、冗员庞大。如公司有外贸部下分业务一部、业务二部、业务三部，以及报检报关部、船务部、单证部。部门众多的弊端是这些部门各自为阵、条块分割、职责不清、内耗严重，跟单人员彼此协调不到位，影响了跟单工作的效率，有的还给公司造成损失。

传统的出口贸易跟单业务的流程如图1所示。

（一）单货脱节与单货不符

外贸业务员跟单员为了业绩和提成盲目接单，所接订单的数量较多时，公司无法安排生产，到期无法交货或延期交货，导致合同无法执行，经常遭到客户的抱怨或索赔。单货不符的现象时有发生，如货物的规格型号与品质买方投诉最多，其原因是外贸业务员不熟悉产品下错单，或者是生产部门没按订单的要求做，导致出货或到货时才发现货不对版，给公司造成损失。

（二）单单无序与单单失衡

单单无序的情形是老客户的新旧订单衔接不上，旧的订单完成交货之后，没能按计划安排新的订单，使得新訂单不能按时交货。单单失衡是指不同客户的订单扎堆，致使延迟交货、质量不符等问题时有发生。

（三）船等货或货等船

由于船务部门业务人员工作协调不到位，造成托运单下得太早，船公司的舱位、货柜、船期安排到位，但生产部门安排不了出货，出现船等货的问题。货等船的情况也经常发生，如船务人员错过了发货的时间延迟订船，导致客户投诉;或外贸业务员没有提前安排租船订舱，订不到舱位，造成货等船的被动局面。

（四）报检报关遇阻

报检或报关遇阻经常发生，如生产部门不能按期排产、按期完成订单，导致报检延迟，或单证部门业务员提交的单证出错，导致报检报关被拒，海关就不予放行，货物无法装运，耽误了装船日期。

上述的问题在公司的外贸跟单业务流程再造前经常发生，也是传统外贸企业普遍存在的问题，其弊端显而易见。如果不改造这种条块分割、职责不清、内耗严重的运行管理模式，势必会影响外贸跟单工作的效率，给公司造成更大的损失。

三、外贸跟单业务流程再造的设计与实施

本文将针对案例公司原有的外贸跟单业务流程的问题和弊端，进行调研和访谈，并综合分析现有业务流程与市场发展需要之间的差距，从整合业务流程入手，进行归并和优化，实现将复杂的外贸跟单业务条块化，发挥协同作战的优势，最终实现外贸跟单业务流程的重新设计并实施。具体的再造流程如下。

（一）精简部门、优化结构

将以前的多个部门以出口业务为中心进行简化，将原有的三个业务部合并为市场拓展部、报检和报关两个部门合并为报检报关部、船务部门合并到单证部。 精简优化后的运作管理模式，在实际工作中能够发挥比较积极的作用，强化业务人员的责任心，促进上下环节的衔接与沟通，避免各个部门之间推诿扯皮，加快反应速度，提高业务人员工作积极性，加强团队协调和控制力，提高运营效率，推动业务发展。

（二）整合再造业务流程

从强化出口市场营销、搭建出口贸易平台、提高队伍素质、强化企业实力的角度来实施“业务流程再造”。目标是让每一个专业化的业务运作部门，根据外贸跟单的基本流程进行整合。通过业务整合，尽可能多地利用好公司的信息平台和产品、资金、物流的优势，相互配合。各个部门的业务人员分工明确、沟通协作、资源整合、效益提升，同时个体业务运作更多地依赖于公司后台的有力支援和保障，从而实现企业对业务流程的控制，有效拓展业务空间，实现效益的最大化。

（三）出口跟单业务流程再造的实施效果

1.简化外贸业务跟单的环节

原有的部门设置是根据复杂的外贸业务流程设置，环节较多，容易发生业务部门衔接不畅的问题，甚至给公司造成损失。业务流程改造后，将外贸跟单的工作简化为跟货、跟船、跟单、跟款四项主要工作。“跟货”就是接单或货→落实订单货→出货;“跟船”即租船订仓、安排运输以及协助办理报检、报关和投保;“跟单”即制作全套单据结汇;“跟款”意指跟踪货款的收付情况。相关部门的人员的配备，根据跟货、跟船、跟单、跟款四项主要工作而定。由业务部门负责跟货;单证部门负责跟单和跟船、跟款;报检报关部负责货物进出口的商品的报检和向海关报关。各个部门各司其职，又相互协调，保证了进出口合同的顺利履行。

2.单货有序衔接

业务部和单证部根据接到订单时间的先后排单，先下单的货物出货后再下新的订单，订单梯次履行形成良性的互动循环。跟单员根据订单排货的时，按照订单上的货物的详细资料要求安排货物的采购、生产和出货，全程跟踪，保证出口的货物与订单一致。

3.单单衔接一致

单单一致衔接包括新老客户订单的衔接、同一客户订单的衔接、不同客户订单的衔接。长期合作和信誉好的老客户分批次下订单，业务部门会根据计划执行订单。如旧的订单在跟进的时候，就计划安排新的订单，使新旧订单衔接有序、单单相连，这样客户的订单就不会中断，以利于双方长期的合作。对于不同客户的订单，业务部门根据货、证、款的落实情况，以及订单的时间先后安排，尽量兼顾不同客户的利益，保持订单间的协调平衡，密切同客户的合作关系。外贸公司以前常常不重视小客户的订单。业务流程再造后，业务人员改变了这种做法，把大客户的订单放在优先安排的位置，同时在跟单的过程中兼顾安排中小客户的订单，发展潜在的客户，以拓展更多的客户资源。

4.船货有效衔接

货期与订船的衔接。如按CFR、CIF成交的出口货物，由卖方安排运输，业务人员能按出货时间的先后向船公司或代理公司租船订舱、安排出运。按FOB成交的出口货物，则及时与买方联系装船的有关事项，避免了船等货或货等船的情况的发生，提高了运作效率和客户的满意度。同时单证部门将正确完整的单据交给报检报关部门，及时报检报关，货物顺利通关出货。

5. 款货的有序衔接

相关的业务部门跟单的优次顺序是“有款有货”的订单优先安排出货，即公司有现货，并且收到买方订金或者货款的货物先出货，这样卖方就可早交货早收款。“有款无货”的订单其次安排出货;“无款无货”的订單排在最后，视款项落实的情况再做安排，如果无法落实，就终止履行合同，以控制风险。无款有货的情况下，催促买方尽快开证或付款、收到证或款后再出货，以降低出口收款的风险。

综上所述，基于BPR视角对外贸跟单业务流程的再造，案例分析证明通过精简的外贸公司的业务部门，加强的部门之间的沟通协调，减少了内耗，提高了公司的运作管理效率。通过优化外贸跟单业务的流程，将复杂的外贸跟单工作模块化，各个部门明晰了各自的工作职责、各司其职、做到了货、船、款、单的有序有效衔接，减少了跟单业务工作的失误，提高了运作效率，调动的员工的工作积极性，对外贸公司的多出口创汇具有重大的意义。

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（责任编辑：张彤彤 刘 茜）