谈档案载体对档案管理工作的影响

宋延辉

摘 要：新形势下，档案管理工作发生了根本性的而变化，从社会重视程度，社会需求度，以及档案载体等方面，对档案管理工作产生了很大影响。档案管理工作只有不断创新发展，才能消除影响，适应发展要求。本文重点从载体对档案管理的影响谈一下浅显认识。

关键词：档案管理;档案载体

一、档案载体的变革对档案管理工作的影响

首先，新时期电子档案大量产生，在没有进行规范管理的当下，对档案资料系统管理、査询、保管等造成极大不方便，同时新載体的出现，在系统管理下使得方案管理工作变得更加高效。不但能方便人们对档案资料的存储与查询，还能实现档案资源的共享，提高档案资源的综合利用率。但新载体的安全性与保密性等问题需要不断研究完善，只有信息安全才可以真正提升保管利用水平，有利于档案的健康持续发展。其次，对保管机构及其保管条件的影响。传统的纸质档案在管理中要达到防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防辐射、防有害气体等“九防”要求，温湿度也要有相应的要求。新型档案载体的出现对档案存储造成极大影响，突出的是不用在浪费较大的存储空间，同时也不用担心存储环境。胶片、磁带（盘）、光盘等也会造成空间的浪费，以及查询的不便等情况的出现，因此在应用中还是以纸质档案与电子档案为主。三是对档案利用的影响。通过对纸质档案的数字化加工处理，对纸质档案资源进行扫描，并上传到计算机上，并将其转化成在计算机内就能对其利用的资源。四是对档案管理人员的影响。新型档案载体的出现，意味着档案管理人员要改变传统的纸质档案管理模式，及时掌握新载体管理技术，提高相关的专业知识，熟练掌握相关的技术，这样オ能提高管理水平与服务水平遇到极大挑战。目前，纸质档案在管理中依然具有重要地位，以及胶片、磁带（盘）、光盘等新的载体的并存局面，也将是下一步的主要载体，但是纸质与新载体并存的局面将持续存在。

二、提升档案管理工作的有效途径

首先，强化服务新理念。新时期档案载体的变革，就要求档案管理人员的服务理念要不断创新，这样才能适应社会的发展与人们的需求。在现代科学技术与信息技术的快速发展下，对用户提供更加、更便捷的服务方式，也对用户的好奇等多种需求进行有效的满足。因此档案管理人员不能与社会发展的潮流隔绝，一定要与时俱进，不断创新服务理念。档案管理人员管理理念与管理方式的创新，能够提高档案资源的利用率，为人们提供更优质的服务。档案管理人员必须具备基本的档案管理意识。通过对现代科学技术与信息技术的合理应用，实现对档案全过程的优化管理，并在管理过程中保证档案资料的安全。新时期人们对档案资源的要求不再是储存这么简单，因此档案管理人员要对档案资源进行合理利用，实现档案资源的数字化，并将传统的存储向开发利用的方向发展，这样才能在新时期提高档案资源的利用率。通过对档案管理工作的创新，有助于提高管理质量与效率，推进档案事业的可持续发展。其次，建立档案管理系统。目前档案载体出现多元化的特点，档案信息量与种类也十分庞大，在传统的管理方式中已经无法有效管理与利用这些新兴档案，因此档案管理部门要积极建立档案管理系统，并实行档案管理工作的专业化。信息时代的信息数据资源十分庞大，这就导致人们在对相关资源进行整理与保管中就变得困难。所以，要加快建立档案管理系统，对一些不涉密的档案进行有效的管理，并对公众开放，方便公众对档案资源的利用，也能有效降低档案管理人员的工作量，实现档案管理工作的现代化与精细化管理。只有建立起档案管理系统，才能对各种档案资料实行统一管理，从而提高档案管理工作的效率与质量。第三，完善管理方式。新时期档案载体的变革，使得传统的档案管理方式已经无法适应社会的发展，也无法满足人们对档案资源的利用。因此在档案管理人员在进行管理时，要加强对计算机技术、云计算、大数据技术等多种技术的有效应用，从而提高档案管理工作的效率与质量，提高档案资源的精准度。这就要求档案管理人员在日常管理工作中要合理应用现代技术，这样才能提高档案管理的现代化与精细化。档案管理工作并不是简单的口号，因此要落到实处，当档案载体发生变革后，档案管理工作与传统的档案管理工作发生很大变化，但也是建立在传统管理工作基础上进行创新的。在对胶片、磁带（盘）、光盘等载体进行管理时，要认识到这些载体存储环境等要求，因此在创新管理方式中，要将这些载体中的档案数据信息转化为电子文件的形式，便于档案资源的统一管理与利用。第四，丰富管理内容。在新时期，档案管理人员也要与时俱进，不断创新管理内容，对档案管理内容进行丰富，为人们提供不同的服务，并提高档案的利用价值。档案管理部门要加强对管理人员的培训，不断提高管理人员的专业素养。同时，通过管理内容的创新，能够为人们提供上不同的服务，提高档案管理工作的重要功能。

三、合理应用大数据技术，发挥档案价值

档案属于大数据范畴，含有丰富的信息，首先要开发利用好这些庞大的数据，有效提升档案管理工作的水平与质量。在大数据管理中，要运用可靠存储模式，符合安全管理为根本原则，且能够良好的解决档案存储空间不足的情况。要搞好异地存储备份，这要才可以很好地能够保证档案的安全与完整，方便人们的査找与使用。第二，充分进行数据分析研究。信息化管理重要的一项工作室对大数据的分析利用，及时分析数据内容，掌握社会需求，加以合理开发利用，才能更好发挥档案信息资源的价值作用，更好地服务社会各项工作，进而实现档案资源的社会共享和需求。第三，提供便捷高效服务。通过电子数字化加工管理，档案信息以数据的形式存在，可以方便数据的检索利用，与传统纸质检索相比，检索的速度、准确性有了翻天覆地的提升变化，可以更好地服务社会，满足社会需求，最大限度发挥档案的价值作用。