新形势下事业单位档案管理的优化方法

孙晓宇

摘 要：档案管理作为企事业单位管理的重要组成部分，对于企事业单位管理具有重要意义。人事档案，将企事业单位人员的基础信息及行为记录在册，以信息的形式呈现出来，供企事业人力管理所依据，可以有助于企事业人才结构的优化。随着企事业的不断发展，档案管理必然会被更为重视，但是当下，我国的档案管理仍然存在诸多问题，亟待解决，严重制约企事业单位发展。本文从企事业单位档案管理中存在的问题入手，提出了优化档案管理的具体措施，望予企事业单位以借鉴。

关键词：事业单位;档案管理;优化方案

档案管理，是通过统一的平台，对企事业单位在职人员信息进行集中登记与管理的方式。通过档案管理，企事业单位可以了解职员入职前的个人经历、思想素质以及爱好特征等。此外，档案管理的落实，也可以让企事业单位增加对自身员工的了解，并针对性的确定发展目标。人才是企事业单位未来发展状况的决定性基础，对于企事业单位管理及生产效益提高均意义深远。

1 新形势下事业单位档案管理现状分析

随着新形势下，我国经济的不断发展，以及企事业单位自身道路的不断拓宽，档案管理的重要性会不断增强。对于事业单位的重要性也会不断提升，与之相应的，与其相关的问题也会逐渐增多。

1.1 重视度不足，地位不高

档案管理，相较于企事业单位的其他工作，具有更为广泛的远期收益，但短期收益却并不明显，且档案管理本身又相对琐碎与枯燥，极其容易为人们所忽视[1]。因此，造成了管理人员、领导乃至工作人员自身对于工作的认识不足，将档案管理简单认为信息的登记，对信息的分类、保存以及实质性的作用充耳不闻，粉饰太平的现状也导致了档案管理与企事业单位发展严重脱轨，部分企事业单位的档案管理还属于相对于较为初始的水平，也造成了企事业单位档案管理的混乱和无序。

1.2 管理人员素质层次不齐，整体偏低

我国人事制度改革之后，企事业单位开始针对人力管理部分进行优化，设置了档案管理岗位，且开始聘用新的工作人员[2]。但设岗与考核上岗之间，仍然存在着鸿沟，部分企事业单位在针对档案管理的工作人员选聘时，并没有经过专业性的选拔考试，也未落实系统的档案管理培训，一些仅仅只了解基础档案管理知识，对科学的管理方法认识不足、缺乏实践汇总理论储备和能力的管理人员充斥企事业档案管理内部，自然容易出现档案管理缺乏专业性，也会造成档案材料收集的不完整，使档案管理工作不能发挥实际的作用。

1.3 档案管理工作环境缺乏

企事业单位对档案管理工作重视程度不足，造成企事业单位在针对档案管理设备进行投资时，会缩减预算的情况频发，也促使部分企事业单位本身缺乏管理所需要的设备以及环境，一些企事业单位的档案管理仍然流于表面。例如一些部门将档案管理的办公区、储备区以及查阅区三室归一，严重降低档案管理人员的工作效率，一些企事业的档案管理，未与信息化与现代化相适配，管理设备和安全设施的落后，极容易造成信息的缺乏[3]。随着我国经济增速的提升，企事业之间人力资源的流动也增加，而大多数企事业单位的人事档案处理速度却仍然处于相对滞后的阶段，造成了档案管理无法适应企事业自身发展的现状，使流动人员比例显著增加，为企事业管理增加了较大部分的成本，例如一部分对档案需求急迫的离职人员，极容易因为时间原因，放弃自己的档案，最终促使企事业单位管理中的死档增加，严重增加企事业档案管理的成本和风险。

2 事业单位档案管理优化方法

2.1 提升对档案管理的重视程度

企事业单位管理者应该充分认识到档案管理对企事业发展的重要性，并自上而下，宣传与推广档案管理的价值与意义，让员工能够确立争取的档案管理与执行意识，进而确保档案管理人员能够有积极的工作意识，员工也有积极的档案利用意识。事业单位应该加大管理投入，建立独立的档案管理部门，将档案管理查阅、储存和工作室分开，并配备完善的基础设备，在保障档案信息安全的基础上，提升档案管理人员的管理效率。

2.2 加大档案管理设施建设力度

新形势下，随着智能化的进步，各行各业的发展都开始逐渐开拓信息化道路。想要优化自身档案管理的水平，必须要将大数据与企事业单位档案管理相结合，从当今社会的整体形势出发，全面分析与重视信息技术的引入，提升档案管理设施的建设力度，让企事业单位档案管理的提升有重要的基础。

作为企事业单位，应该增大档案管理设施及技术的投资力度，对实际中已经出现问题的设备进行及时更换、维修，并针对性的开展定期养护，以保证设备处在高效运作的状态之下[4]。只有确保设备一直处在良好的运作环境之下，才能最大程度保证应用安全性，并在管理档案中，充分发挥价值与功能。如今的社会是信息化的时代，任何信息的收集、归纳、分析与整理均离不开大数据的支撑，因此确立完善的信息化档案管理系统，搭建以数字化为基础的数字档案室，也是未来企事业档案管理的必然趋势，利用网络技术，优化企事业单位档案管理，具有重要的现实意义，不仅可以避免因为火灾等外力造成的纸质档案损毁、丢失，也可以降低档案管理的管理风险，提升档案管理的管理效率。

2.3 提高管理人员素质

企事业单位管理人员素质，是档案管理水平的决定性因素，信息化技术的推进虽极大程度的优化了档案管理的工作路径，但是，事业单位仍然应该重视高素质、高能力专业人才的考核、聘用与培养，提升管理人员的专业素质。此外，事业单位应该尝试转化被动化的管理服务现状，提升档案管理的质量，让管理人员能够有职业紧迫感，进而高效的完成档案管理工作。例如对档案管理人员进行定期考核，直接与绩效挂钩，奖惩有度。为选拔优秀的管理人员，事业单位可以尝试与高校建立合作关系，从高校直接选拔档案管理相关的优秀人才，为单位的可持续发展保留新鲜血脉，提升档案管理队伍整体的活力。针对已经在职的优秀管理人才，事业单位可以为其创造良好提升途径，增加深造与学习的机会，使企事业管理人员能够与时代同步，与未来同期。此外，事业单位应该重视机密文件的保存，针对保管此类档案的岗位，进行专门的选拔与配置，例如三人三把锁，只有同时在场才能打开机密纸质文件;对数据文件进行访问权限分级涉及等，均是常用的档案安全性保障方式。在针对档案资料的管理和借阅中，应该落实纸质登记与电子登记，严格细致定期检查，并加强对文件的备份，降低资料毁损、丢失问题出现的概率。

3 结束语

综上，我国档案管理工作对于事业企业管理意义深远，关系企事业单位可持续进步与发展。企事业单位只有充分认识到档案管理的重要性，才能为优化企事业单位档案管理创造前提。本文基于当下企事业单位档案管理中普遍存在的问题，进行了集中讨论，并针对性提出了具体措施。

参考文献

[1]周燕.关于做好事业单位档案管理工作的思考[J].环球市场信息导报，2018（21）：268-268.

[2]冯娅.事业单位档案管理工作的优化路径探讨[J].文化创新比较研究，2019（16）.

[3]赵艳安.事业单位管理档案管理中现代化方式的运用[J].农村实用科技信息，2018（3）.

[4]滕秀茹.数字化背景下事业单位會计档案管理工作的优化[J].黑龙江科学，2019（15）：84-85.