浅析事业单位档案规范化管理提升策略

摘 要：档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分。随着社会的发展，事业单位在档案管理面临着更加复杂和严峻的外部环境，且当前档案管理工作本身存在各种问题，对管理工作造成严重的不利影响。本文主要是对事业单位档案管理中存在的问题以及相应的提升措施进行具体的研究和分析。

关键词：档案管理;事业单位;规范化

事业单位档案规范化管理是事业单位档案管理工作顺利有序开展的重要保证，同时也是档案现代化管理工作的组成部分。档案管理是随着社会发展应运而生的，只有规范化管理，方可保证各项工作的顺利实施。与此同时，档案管理工作的有效开展在保证事业单位高效发展中发挥着举足轻重的作用，所以，促进事业单位档案规范化管理意义重大。

1 当前事业单位档案管理现状

1.1 档案管理缺乏重视程度

一是领导忽视档案工作。多数领导将资金与精力投入一线业务工作，认为档案工作不能直接创造经济效益，没有将档案工作纳入绩效管理体系。二是档案管理秩序混乱。逾期归档、滞留不交、档案不全现象时有发生，未形成统一管理、运转高效的档案工作机制。三是人员配置不到位，兼职人员多，专职人员少，人员流动频繁。

1.2 档案管理方式过于落后

目前，事业单位档案管理技术较为落后，信息化水平低。随着大数据时代的到来、科学技术的不断发展，虽然计算机技术、缩微技术、信息检索系统等先进技术可运用于档案管理工作中，但因档案信息化建设投资大，没有完善的软硬件设施的支持，很多基层事业单位都在应用最原始、最简单的文字收集，再由人工进行处理、总结的工作方法，不仅影响了档案管理工作的效率，也影响了档案管理的现代化进程。

1.3 档案管理人员能力不足

档案管理工作的系统化和专业化比较强，但是实际许多从事档案管理的人员流动性大，在上岗前并没有接受相应的培训工作，导致其对档案管理工作的重点以及相应的管理技术等都没有足够的了解和掌握。且随着档案管理不断趋向现代化发展，对于档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，除基础的档案管理知识技能外，档案管理人员还需掌握相应的计算机使用技能。由于各种客观原因的限制，很难选择专业人才从事这项工作，尤其缺乏年轻的综合性人才，限制了档案现代化管理工作的良性发展。

2 事业单位档案规范化管理提升对策

2.1 提升档案管理的意识

在事业单位档案管理工作的完善中，各级领导和员工应高度重视档案管理工作，加大对档案管理工作的重视力度是档案规范化管理的前提。因此，应该加强档案管理工作的宣传力度，使本单位人员进一步认识和了解档案管理，在档案管理制度的制定中将时代性和先进性充分展现出来，使单位内部工作人员的管理意识不断加强，将信息化技术和管理的相关理念积极引入。应配备专人管理档案，制定奖罚分明的长效机制调动工作人员的积极性。还应该加强对档案管理工作人员的管理，定期听取其工作进度报告，对于存在的问题及时总结。

2.2 增加档案管理的资金投入

要使档案管理工作更加完善，新旧管理模式得以转化就需要单位进行一定的资金投入。现代化设备，先进有效的管理手段能够明显提升管理水平和质量，提高单位档案管理的工作效率。档案管理部门在得到资金支持后要加强现代化设备的置办，及时培训管理人员学习先进管理技术手段，从而更加有效地提升管理水平。

2.3 建立健全档案信息管理系统

传统档案以纸质档案为主，具有易损坏、易丢失、不便查找的特点。档案信息的管理在很大程度上能够反映出事业单位的工作状况。随着事业单位发展速度加快，需要记录的信息逐渐增多，为了使信息存储更有条理，事业单位应注重建立健全档案信息管理系统，在纸质管理的基础上建立电子档案库。档案数字化能弥补传统档案的不足，不仅节约储存空间、降低保管成本、缩短检索时间、提升查全率和查准率，方便工作人员的查阅、备案，还可以加强档案管理的保密性、提高工作效率。而且在档案利用时不受时间、空间的制约，实现档案跨部门互通，信息共享。在档案数字化建设中，要充分利用现代化技术设备，建立档案信息数据库，实现在库档案的电子检索、电子查阅、电子传输。做好事业单位档案数字化建设，是适应时代发展，为知识社会经济建设提供便捷服务的重要手段。

2.4 提升档案管理队伍的素质

档案人力资源队伍的建设在一定程度上影响着档案管理工作的规范性，所以要想实现规范化管理档案的目标，需要不断提升档案管理人才的素质。因此事业单位的领导者和相关的管理人员应该在单位战略发展部署中纳入培养档案管理人才的相关工作，积极开展具有较高实践性和较强专业性的档案管理培训活动，不断提升档案管理人员的意识和整体素质，使其自身责任感和职业道德不断加强，在实际的管理工作中自觉遵守各项规章制度，并将自身职能的作用充分发挥出来，从而为规范化管理档案工作提供保障。

3 结语

现阶段，档案管理工作的重要性日益突出，事业单位档案管理部门应根据本单位的实际情况，采取行之有效的提升措施，促进档案管理的规范化，使档案管理工作优中求精，提升效率，保证各项工作顺利、有序地开展，以档案文化建设助力事业发展。

参考文献

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作者简介

余洋（1990-），烟台市奇山医院，政工科科员。