机关档案管理工作中的问题与对策分析

王涛

摘 要：在我国机关单位中，档案管理十分重要。机关档案管理是行政机关工作的重要环节，规范、高效的档案管理在很大程度上可以推动机关其他工作的顺利进行，可以提高计划和决策的科学性，具有十分重要的现实价值和长远意义。

关键词：机关;档案管理;工作;问题;对策

随着信息技术的发展，互联网在各方面的应用日益广泛，在多个领域均是采用互联网之间的关联进行信息的传输和管理，尤其是在档案管理方面，互联网的出现使得档案管理变得更加便捷。当前我国机关档案管理机构主要以机关档案室为主，机关档案室是管理基层档案最普遍的形式，机关档案室是收集管理档案的机构。该机构具有将档案材料积累，将重要的，具有长远保存价值的档案移交给国家档案机构的作用。我国机关档案建设的组织形式主要有在机关内部设立档案室，该机关档案主要是负责管理档案和保管档案的职能。再就是机关内只建立档案库房，不设立专门的档案行政管理部门，这是机关档案库房式的基本管理模式，目前我国机关档案管理由纸质版逐渐实现电子版转化，电子档案管理主要依赖于网络资源共享。电子档案具有可共享性，复制性，传输性等特点，能够从一定程度上弥补纸质档案的缺点。当然，数字化管理档案具有易丢失、易更改而且容易被黑客盗取有价值的信息而泄露信息，所以电子档案的一定缺点这就会让我们的机关档案的重要信息受到一定的威胁。那么如何加强机关档案数字化管理成为机关档案部门管理工作的一大挑战，这就需要在数字化档案的数据分析和数据存储方面来加强风险防范。

1 机关档案管理中存在的问题

1.1 领导不够重视，依法治档概念不强

机关档案的管理不能与单位其他工作同步发展。个别领导甚至认为机关档案管理只是机关内部的一项辅助工作。档案管理只要求文件不丢失、不泄露、能简单查档。许多机关的档案工作底子薄，档案的收集、整理和管理得不到重视。档案管理的硬件配置不合理，库房面积不足，档案装具等建设达不到“八防”的要求。新形势下档案工作将面临许多新的挑战。机关档案的管理，从执法角度来看，许多机关领导人对档案管理主要依靠行政手段，较少使用法律手段。

1.2 归档载体单一、内容单一

目前机关档案主要以各单位的文书档案为主，缺少对重大活动、重要会议文字音像资料的收集。档案的分类简单，内容不全，除了能够反映本单位主要活动的文书档案以外，缺少突出地方特色、反映某一专业领域的专门档案。

1.3 机关档案安全存在问题

“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”档案工作的底线是档案安全。档案的安全主要分为档案实体安全和档案信息安全。許多的机关单位都面临着机关库房紧张的问题。机关库房的设备（温湿度调控设备、消毒设备、门禁设备、消防设备等）存在隐患。温度和湿度都没有得到很好的控制，在破损档案的抢救修复方面做得不到位，虫蛀、损坏的档案未能得到及时修复。机关档案信息安全在大数据环境下面临以下风险：网络风险，数据安全风险，平台安全的风险，服务安全风险。

2 提高机关档案管理水平的对策

2.1 推动档案信息化

如今，传统的纸质文档的保存显然已经不能满足当今的需求。因此，推进档案信息化成了档案管理工作的一项重要内容。在未来的取消纸质文档的保存。通过建立数据库，对信息进行分析和整合，并建立一个共享的平台，方便对各个地区资料的查询。这样就在很大程度上节省了时间。档案的信息化要着重注意信息的完整性以及防丢失性。如今档案信息化仍然处于一个发展的阶段，我们应该积极的学习更加先进的技术，借鉴别人的经验，使档案信息化逐步在走向成熟。

2.2 提高机关档案管理员工作的能力和创新性

由纸质版到电子档案的变化也从一定程度上标志着档案管理发展，对于从事相关工作的管理人员提出了更高的管理创新要求，培养管理人员的创新意识，倡导管理工作内容和工作方式的创新性，为提高档案专业人员信息化工作的能力，进一步在岗位职责中规范电子文件归档与电子档案管理的相关工作，档案管理部门需要定期对从事档案管理的工作人员进行制度技术培训，而工作人员还需要积极配合参与档案管理部门举办的相关业务培训学习，提高自身的管理能力，适应新时代的管理者，更好地服务本单位。当然在基于创新意识下，需要按照档案管理程序有序开展档案的管理归档、保存，进而能够避免由于人为因素导致出现档案遗漏问题，确保档案的完整性，安全性。

2.3 着力抓好档案利用

档案利用、开发工作应该要被机关单位重视。一是完善档案利用制度。档案部门必须首先严格建立一个收集、整理和存档的制度。制定档案的查询利用制度，保证档案的利用工作。二是逐步扩大信息披露范围，最大限度地公开可公开档案的内容，为公众提供查询途径。机关档案部门要重视电子档案的开发和利用，方便公众登录网络平台利用检索的方式获取所需要的档案信息，让查询者不受地理位置和时间的限制，提高查询服务的质量。三是机关档案不仅收集文件档案，还收集其他类别的档案。四是档案部门应该尽可能利用单位的网站、官方微信和官方微博等新兴发布平台，合理合法地为公众提供档案利用。五是深度开发室藏档案。机关档案部门应积极筹备机构变革，年度汇编，基本数字汇编，特殊文件汇编等编研工作。

2.4 机关档案管理理念的变化

档案管理工作是政府机关的一项基本管理工作，但是由于以往缺乏对档案管理工作的重视，导致重要的档案信息资料容易出现丢失、损坏的现象，对其他管理工作的开展产生负面影响。近年来，通过学习习近平总书记对档案工作的重要指示，对改变政府机关传统的档案管理工作有了新的认识。档案资料不仅是对政府机关运行情况、干部人事变化情况等的记录，更是评价政府机关工作成效的重要依据。在习近平总书记对档案工作重要指示指导下，各地政府机关纷纷召开相关主题会议学习活动，强化档案管理理念，推动政府机关档案管理工作的改进与创新。在此影响下，政府机关档案管理工作的软硬件设施配套水平不断提升，引进了专业的档案管理人才，并充分利用信息化工具开展日常管理工作。这些方面的变化都能够体现出档案管理工作重视度的提升。

3 结语

综上所述，档案的规范化管理无论是对于机关的工作顺利地进行还是对于社会持续稳定的发展都具有重要的意义。档案的规范化工作并不是一天两天就能完成的，这是一个系统的过程，我们都应该耐心的一步步地去实现。对于各级工作人员都应该重视档案规范化管理的重要性，明确自身的责任，积极的发现在档案管理中出现的问题并及时的上报，遵守档案管理制度，确保文档的安全规范，更好的发挥档案在日常工作中的作用，为机关持续稳定的发展做出积极的贡献。

参考文献

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