就业服务中心档案管理深思

摘 要：就业服务中心在新时期下为广大民众提供各种就业服务工作中，会产生大量档案资源，只有加强对各种档案资源的充分利用，做好档案管理工作，才能使得就业服务中心能够充分发挥自身应有职能效用。基于此，本文将结合笔者自身多年工作实践，在对当前就业服务中心档案管理中存在的实际问题进行说明下，重点针对就业服务中心如何高效开展档案管理工作进行简要分析研究。

关键词：就业服务中心;档案管理;现存问题;管理策略

虽然近些年各地就业服务中心对档案管理及其重要性的认识程度不断加深，能够自觉认识到落实档案管理，是就业服务中心有效提升人才服务能力的重要路径。但因受到诸多因素影响，使得当前就业服务中心在档案管理中仍然问题频出，本文可以为突破当前就业服务中心档案管理困境，提升其整体管理成效给予相应理论参考与实践指导帮助。

1 就業服务中心深化落实档案管理的现存问题

1.1 档案管理规范性较低

就业服务中心在当前的档案管理中，存在的一大现实问题即体现在档案管理工作时常会出现各种不规范的情况。例如同省份不同城市地区的就业服务中心在档案归档中采用的方式、标准等往往会截然不同，而这一问题出现的根本原因在于就业服务中心中所采用的档案管理制度并不完善，现行制度一般只笼统地对档案管理要求进行说明，但并未对各项具体管理流程、各岗位工作人员在档案管理中的应负职责、管理权限等进行详细明确。在缺乏规范、统一、完善的档案管理制度约束与指导下，比较容易导致就业服务中心档案管理工作出现较为随意、规范性偏低的问题。

1.2 信息化管理程度不足

在我国信息技术水平的全面提升下，就业服务中心对档案管理信息化建设要求也不断提高。特别是随着每年就业人数的持续增加，就业服务中心中涉及的档案资源数量也愈来愈多、类型更加多样。完全依赖相关工作人员的工作经验，采用单一化的人工管理模式显然不合时宜。但在开展档案管理信息化建设工作中，大部分就业服务中心只通过简单运用相关工具软件，对各档案名称、归档与建档时间等基本信息进行电子化处理。或是使用扫描仪等装置实现传统纸质档案资料的电子化转化，但工作人员鲜少能够深入挖掘档案资源，对其内在价值进行充分利用，这也在一定程度上影响了就业服务中心档案资源利用率的有效提升，同时也不利于其档案管理成效的全面优化。

1.3 开发与安全保护缺失

眼下我国部分就业服务中心在档案管理中仍然固守传统、被动的工作理念，只负责对就业服务中心内部的各项档案资料、档案文件等进行相应管理，未能主动开发更多有效的档案资源。而即便有工作人员能够主动从网络中搜集整理相关档案资源，但其也未能对档案资料的真实性、全面性等进行严格审核[1]。同时在使用信息化技术手段以提高档案管理效率时，相关工作人员也缺乏对档案资源安全保护的重视力度，例如就业服务中心档案管理人员在选定使用某一信息化管理系统后，未能定期对其进行更新升级，且由于缺乏严格的监控管理，使得外部移动设备可随意插入主机中，故而也大大增加了就业服务中心的档案管理安全风险。

2 就业服务中心高效开展档案管理的策略分析

2.1 建立健全档案管理制度

就业服务中心在深入落实档案管理工作时，需根据具体档案管理需要，立足自身实际并认真遵循相关章程规定，尽快制定出规范、统一的档案管理制度。在明确规定就业服务中心档案编码、归档方式、管理流程等基础上，还需要对就业服务中心中不同岗位工作人员，在档案管理工作中的应负职责、管理范围与权限等进行详细明确。使得就业服务中心全体工作人员均可以正确认识档案管理的重要性，并自觉配合管理人员规范落实各项档案管理工作。另外，考虑到当前我国不同地区就业服务中心在档案管理工作中，还存在管理标准、管理方式等截然不同的情况，因此本文也建议，各地区就业服务中心可以通过运用局域网等渠道积极加强沟通交互，针对其在档案管理内容、管理标准等方面的差异性进行协商讨论，以国家制定的相关管理规程为蓝本，构建完善、统一的档案管理规章制度，进而有效达到全面提升就业服务中心档案管理规范性的目的。同时也可以为就业服务中心后续各项档案管理工作的实际开展，提供坚实可靠的理论指导。

2.2 引入先进技术相关设备

创新就业服务中心档案管理工作的一大重要路径，即加强对档案管理的信息化建设。在此过程中，相关工作人员需要在对就业服务中心档案管理中的各项现有优势资源，进行集中整合与合理配置的基础上，积极引入包括计算机技术、数据库技术等在内的各种先进技术手段及相关配套设备，构建起能够覆盖整个就业服务中心且功能强大、性能完善的档案管理信息平台[2]。如某就业服务中心内依托原有的信息化管理平台，在主动将数据采集器、数据库软件等引入其中后，对信息化管理平台进行分区。包括信息服务、档案查询等功能区域，用户在经过实名认证登录进入该平台后，即可根据自身需要进入相应的功能区，在线完成档案调取查阅等操作。不仅如此，该就业服务中心还将VR技术融入至平台内，配合使用高效搜索引擎，用户只需输入需查询使用的档案的名称、编号等关键信息，平台页面中将会快速、准确、立体化地展示出相应的档案信息，在有效方便用户查询使用的同时，也能够深化用户体验。该就业服务中心还在灵活使用云计算、大数据等先进信息技术的同时，配合使用数据库、云盘等专业工具软件，利用其自带的应用功能，自动对就业服务中心内各项档案资源及相关信息数据进行分类、汇总整理。在对于各人才档案中人才所学专业、年龄、工作经历等方面的信息数据进行深入挖掘和统计分析下，有针对性地为其提供就业指导、就业技能培训等服务，使得就业服务中心的整体工作质量水平能够获得全面提升。

2.3 加强档案资源开发保护

就业服务中心中的档案管理人员，需尽快转变其被动的工作理念，主动利用互联网，通过积极与各大院校、企业单位等进行高效交互，在主动搜集整理更多档案资源的同时，也可以加强优势档案资源的共享传输，为丰富就业服务中心档案资源创造有利条件[3]。但在此过程中，管理人员需在主动收集各类档案资源之余，重视加强对档案信息数据的严格审核，及时筛除信息错误、资料不全的档案资源。此外，在档案管理工作中，工作人员在积极使用各种专业的信息化管理系统及相关软件工具时，也需要重视加强其安全维护。包括定期对管理系统进行更新升级、修补漏洞，及时对上传至管理平台中的各项档案信息资料进行备份。对于安全和重要等级较高的档案资料或相关数据信息，工作人员还需要使用加密、解码等技术对其进行相应处理，并严禁在档案管理系统中使用任何外部硬件设备，以此有效保障就业服务中心中各项档案资源的安全可靠性。

3 结束语

针对眼下就业服务中心在档案管理中存在的管理规范性较低、信息化程度不足以及档案资源利用率偏低、安全性未得到有效保护等问题。相关工作人员还需根据就业服务中心实际情况，在严格遵循相关管理规定主动构建完善的档案管理制度下，灵活运用各种先进的档案管理技术手段及相关设施设备，重视加强对档案资源的深度开发利用与安全保护，从而有效落实就业服务中心档案管理工作，获得更为理想的档案管理效果。

参考文献

[1]龙艳玲.刍议档案管理工作的重要性[J].办公室业务，2018（16）：109.

[2]沙秀青. 呼伦贝尔市灵活就业人员人事档案管理问题研究[D].黑龙江大学，2018.

[3]王亚超.新时期就业服务局档案管理的新思路探寻[J].办公室业务，2018（08）：113.

作者简介

陈枫，女，本科，研究方向：档案管理。