机关档案规范化管理分析

2020-05-20 15:06张然
卷宗 2020年7期
关键词:规范化管理

张然

摘 要:当前我国国民生活水平不断提升,机关事业单位所承担的社会发展责任日益提升,其中,档案管理工作的科学有效性,对于机关事业单位的宏观发展具有积极影响意义。应当正确认识机关事业单位档案管理工作的重要性,理性分析普遍存在于当前我国机关事业单位档案管理工作中的问题,不断提升档案管理工作的规范性、标准性及科学性。本文主要针对机关档案规范化管理进行简要分析。

关键词:机关档案;规范化;管理

1 档案工作规范化管理存在的问题

1.1 缺乏领导的重视重度

一些机关单位领导对档案工作的重要性和必要性认识不清,分管档案工作的职责不清。档案工作还停留在簡单的档案保管阶段,存在看门守摊思想,对档案规范化管理认识不足,重视不够。

1.2 缺乏专职档案人才队伍

由于受机构编制等制约,有的单位档案工作队伍人数不足,大部分由老同志和临时聘用人员担任。既熟悉档案工作,又懂计算机及网络软件运行维护的复合型人才奇缺,档案信息化建设的技术力量薄弱。有的单位专职档案工作人员很少,且更换又频繁,使档案人才队伍不能保持相对稳定。大部分档案工作人员缺乏相应的专业知识培训,对待档案工作存在得过且过的思想,履行职责的能力弱。由于人才缺乏相应的稳定性,使得查档服务工作质量不高,大部分单位文档人员仅限于查档案,而对档案的利用效果认识不清,使得档案在利用过程中难以产生社会和经济价值。

1.3 缺乏相应的档案管理规章制度

一些单位档案管理规章制度不健全,不能够认真学习档案法,对档案法的理解和贯彻落实不到位。一是借阅手续不健全。在查阅或借阅档案时问题比较突出,较少履行审批手续,档案随意查阅、借出,造成档案损毁,甚至丢失。二是缺乏应急预案。相当一部分单位缺乏室藏档案的应急预案,对于突发紧急情况难以应对。三是归档分类不清,查阅困难。一些单位档案编目不科学,不规范,不按照档案行政管理部分审批的分类方案进行分类,从而造成日后查阅档案出现很多不良反应。

1.4 缺乏相应的档案保管办公室、柜

一是档案室混用严重。有的单位档案库房没有按照档案法要求的标准执行,与办公室混用,有的单位还将杂物放于档案室,档案室钥匙随意分配,一旦出现档案遗失问题,难免职责不清。二是没有必要的防护设备。有的单位档案室“八防”措施落实不到位,没有必备的防火、防光、防尘等防护设备,安全隐患较多;三是有的单位档案管理缺乏相应的档案室,档案柜陈旧破损,部分单位档案柜数量少,不能满足5-30年的存放需求,有的单位甚至档案柜也没有配齐,至使档案乱堆乱放严重。有的单位不按规定使用无酸纸档案盒,更多的单位没有使用防磁柜,使得介质载体档案无法存放。四是重文书档案,轻会计档案。有的单位只重视收集文书档案,对会计档案没有进行归档,多年来,会计档案一直存储与财会室,由于会计人员频繁的更换,而会计档案没有认真履行交接手续,使得后来者查找会计资料较为困难。

1.5 缺乏档案信息化建设的认识

有的单位对档案信息化建设认识不足,档案管理仅限于传统的纸质档案方法,对档案信息化所需的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件没有配备齐全,大多数单位甚至根本不配备专门管理档案的软件,从而不能实现档案管理软件与单位局域网联通;档案信息化建设工作滞后,许多机关单位档案数字化工作进展缓慢。

2 强化机关事业单位档案规范化管理的办法

2.1 转变管理观念,强化重视程度

为从根本上解决机关事业单位档案管理方面存在的问题,进一步强化档案管理的规范化程度,应当从观念及认识转变做起,正确认识档案管理工作的重要性及强化档案规范化管理的必要性,敦促档案管理工作的不断完善及发展。首先,机关事业单位档案管理的工作量增加、工作内容出现一定变化且复杂性不断提升,采用传统的、人工的档案管理手段的工作效率较低,且管理难度较大,应结合国际国内部分优秀集体中的档案管理经验,充分分析不同类型机关事业单位内部的现存档案管理问题,进行有针对性的调整。其次,作为分管档案管理工作的各级管理者,应当正确认识档案管理的分量及价值,提升对档案相关工作的重视力度,不断更新先进的档案及管理知识,为档案管理方面提供更多的政策、经济、人力及物质支持。再次,在人员选择方面,应结合自身的经济实力及发展优势,利用物质和精神双重激励的方法,多渠道、多方法,不断吸纳更多档案管理专业人才进入工作队伍,提升当前工作队伍整体的精神面貌及专业素质。用发展的眼光对档案规范化管理进行考量,结合规范化所需对制度及计划进行灵活调整与改革。而后,应在工作间隙加入对员工的统一培训,引进相关设备仪器,完善档案管理工作的软硬件配置,并使工作人员能够进行规范化的操作。

2.2 优化改进档案信息管理体系

管理是各类工作得以有序、有效发展的根本之所在,想要实现档案管理工作的规范化,应从管理角度入手,对当前档案相关工作的管理体系进行系统性优化及改革,使之能够更适用于当前机关事业单位内部的档案管理实务。应当从电子化、信息化方面入手,使用档案信息管理软件,对档案信息进行批量化处理,能够迅速提升工作效率,并为档案信息的安全性及信息的迅速传递提供支持。因此,应当建立在电子信息化管理的基础上,对当前的工作目标进行重新审视,并结合这一目标进行管理体系及内部组织结构的重新架构,加速实现信息化、标准化、规范化的档案管理。应采用先进的管理方法及理念,依托专业的软件系统的支持,建立机关单位内部的档案信息存储系统,并逐步实现全国范围内的信息联动,建立档案管理基础。此外,应不断完善办公自动化系统,结合本单位档案管理所需,对软件及系统进行不断的更新及调整,拓展实现更多功能,包括文书处理、文件管理和档案管理等重要组成模块,为后续的档案信息整理及处理提供便利。

2.3 定期开展专业技术培训及考核

除了引进人才之外,为了提升档案管理队伍全体的专业技术基础,应合理配置工作时间及人力物力资源,对组织内部员工进行定期的培训及考核。而且,不止直接参与工作实践的基层工作人员需要进行培训,各级管理者也需要进行不断的进修,把握管理新动态,掌握行业所需的各项新型技术知识,方能在实践探索当中,发掘出更为科学有效的管理手段及管理模式。对于具备内部培训基础的机关事业单位而言,可以从其他部门当中引进一定的专业人才,负责讲授专业技术知识,考核专业技能等工作实务;而没有本方面专业技术人才的组织单位,也可以通过外聘、远程授课等方式,对工作人员进行培训及考核。

3 结束语

综上所述,档案管理工作与记挂事业单位各部门、各项实践及管理事务之间息息相关,规范化的档案管理工作,能够大幅提升当前的工作效率,带来更有效的工作成果,应通过思想、理念、人员、设备、管理、培训等方面的不断优化,不断强化档案管理工作的规范化程度,针对性处理解决当前工作中国存在的各类问题,为机关事业单位的高效发展提供保障。

参考文献

[1]王亚航.谈机关事业单位档案工作规范化管理[J].黑龙江档案,2018(04):67.

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