浅析档案管理与创新研究在企事业单位中的作用

周静?曲长英

摘 要：自改革开放以来，我国的经济与科技都获得了十分迅速的发展，而企事业单位也在改革开放的热潮中不断成长壮大。随着企事业单位的成长发展，档案管理工作在企事业单位中的作用也越发凸显、越发重要。档案管理是一项服务性质的工作，其不仅是推动企事业单位向现代化管理方向发展的重要途径，也是促进企事业单位更好发展的重要方式之一。当下，档案管理工作也追随着时代的步伐迎来了创新发展的关键时刻。新时期来临，企事业单位的业务也逐渐变得复杂化、信息化，而现存档案管理工作的模式与制度因其固有的缺陷，不僅很难满足时代的发展要求，也十分难以适应社会的发展节奏，还会在一定程度上对企事业单位的发展成长产生不利的影响。为促进企事业单位的更好发展，档案管理工作必须打破固步自封的状态，寻求一定的突破，这就要求档案管理工作必须进行创新研究。本文将对档案管理工作进行简单介绍，对其进行创新研究对所在企事业单位产生的作用意义进行详细分析，并对档案管理的创新途径展开探讨。

关键词：档案管理;创新研究;作用意义

随着科技的不断进步发展，社会分工也进入了一个新兴时期，对某些部分需要重新进行划分。而档案管理承担着保管企事业信息、记录企事业发展轨迹的重担，其必须要紧紧跟上时代的步伐，为企事业的更好发展贡献力量。基于此，档案管理部门要构建符合当下时代发展的档案管理工作模式，并对档案管理工作进行创新研究，以此来提高档案管理工作的整体质量与工作效率。

1 档案管理的概念与特点

档案是记载企事业单位信息或是成长过程的载体，档案记录了该单位绝大部分的私密信息，其中包括创始人、企事业单位的工作计划、工作目标、人员调整或者是战略调整等内部重要信息。而档案管理是一项服务性质的工作，其是对上述档案实体与信息进行管理服务的总称，具有服务性、保密性等特点。档案管理工作对企事业单位的发展十分重要，其是企事业单位历史的记载者，也是单位内部经营管理状况的呈现者。做好档案管理工作不仅可以影响企事业单位的前行指导方向，帮助其更好的进行决策，还可以为其进行内部管理提供手段参考，进而帮助提高企事业单位的工作效率与工作质量。而随着经济与科技的持续发展，企业单位与事业单位之间的业务工作也越发信息化、复杂化、现代化，传统的档案管理工作已经很难适应当下的业务需求。基于此，对企事业单位的档案管理工作进行创新研究是十分有必要的。

2 当下档案管理工作创新的作用意义

1）有利于企事业单位信息记录的完善。档案对企事业单位的整个发展过程都进行了详细的记录。在档案中不仅可以查询到企事业单位的重要信息内容，还可以观看企事业单位的整个发展历程。同时，档案的存在也是该单位发展地位和综合水平的具体体现。如果该单位不幸陷入了经济纠纷中，档案所记载的内容材料就会成为维护该单位合法权益最直接、最有利的证据。此外，档案是客观的、真实的，它完整的记录下了企事业单位的发展过程，其中有辉煌的成就，必然也会有企事业单位在发展过程中所犯下的错误，以及其发展落后的地方。一个企业要想继续发展，就必须要借鉴前人的成功经历，并吸取他们的经验教训[1]。而档案的真实性、客观性与完整性恰好为后代提供了参考资料。企事业单位的领导在进行重大决策之前，都会翻阅浏览相关的档案资料，以此来为自己的决定提供参考。在前人的经验教训之上，领导者决策的正确性会得到很大的提升。此外，档案中还记录着企事业单位的许多活动策划方案，企事业单位在开展活动时也会对档案中的相关资料进行查阅，以求做出优秀的正确的活动策划。可见，档案的信息记录对于企事业的发展具有极其重要的作用，而对档案管理工作进行创新有利于完善档案信息，进而为企事业单位的发展提供更多参考，促进其更好发展。

2）有利于提高企事业单位的综合竞争力。企事业单位要想寻求持续的稳定发展，就必须要充分发挥档案管理工作的作用。其要加大对于档案管理工作的创新研究，完善信息记录，提高单位员工的工作效率与工作质量，进而提高自己的综合竞争力。企事业单位的发展与档案管理之间的关系极其密切。站在档案管理的角度来说，它是企事业真实历史的完整记录者，如果对单位档案进行维护，也就是对单位的发展历史进行维护。而对档案的维护可以保证信息资料的完整，使其在遭遇纠纷时拥有最强大的证据保障，进而保护自己的合法的权益，提高自己的经济效益。而站在企事业单位管理者的角度来说，他们常常需要借助企事业单位的档案资料来了解掌握企事业单位的具体信息情况，并以此作为企事业单位发展规划的重要资料数据，保障其决策的准确性。同时，企事业单位的管理者在借鉴档案资料的同时又不断地完善、填充档案资料，借此来为单位未来的发展规划做准备，为单位综合竞争力的提高贡献力量。

3 当下档案管理工作创新的有效途径

1）强化管理人员的思想意识与管理权力。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，也是一个企业组织发展的最大驱动力。但是，企事业单位在实际的档案管理工作中都缺乏一定的创新推动力。究其原因，还是在于档案管理部门的员工对创新意识与创新观念的缺乏。为了对当下的档案管理工作进行创新研究，提高档案管理工作的质量效率，提高档案信息资料的准确性与有效性，企事业单位要从根本原因入手，强化工作人员的创新意识与创新观念，为档案管理工作的创新研究提供动力。同时，企事业单位还要坚持从两方面入手，以此来推动档案管理工作的创新发展。首先，要坚持向员工灌输本单位档案是珍贵资源的思想。企事业单位可以聘请档案管理领域的优秀人才，定期为档案管理部门的员工开展思想培训，使其可以形成长期的、有效的、全新的思想意识[2]。其次，企事业单位可以将档案管理部门设立为独立的部门。如果档案管理部门成为独立存在的部门，那么档案管理人员与企事业单位的高层领导之间也就不存在管理关系，这就保证了档案管理不受内部因素的制约影响，保证了档案资料的完整性、客观性与可靠性。进而保证了参考依据的准确，为企事业单位的长久发展奠定基础。

2）加大硬件设备的投资力度，建筑信息化档案中心。现下，绝大多数企事业单位尽管已经开始适用现代化的档案管理模式，但其在硬件设施上仍然稍显不足，还在采用落后于当下发展的管理设备，这阻碍了档案管理工作的信息化创新进程。基于此，为了使档案管理工作实现有效创新，企事业单位要扩大档案管理工作的信息化建设力度，进而使其向科学化信息档案管理方向发展。首先，计算机与其配套软件是开展信息化管理工作的基础，企事业单位要提高对档案管理工作相关设备的投资，以此保证档案管理工作拥有充足的外部条件，为其创新发展提供动力。其次，复合型档案管理平台是企事业单位档案信息化结构的主体基础，具有十分重要的影响作用。在复合型档案管理平台的建设过程中，档案管理相关工作人员要对自身的行为思想进行严格要求，管控现场，共享内部信息资源，以此来推动档案管理工作向信息化、系统化、简单化发展。

3）构建先进档案管理体系，实现档案管理功能的全面拓展。在实际的工作中，企事业单位的档案管理工作是十分复杂繁瑣的，其几乎与单位的所有工作内容都存在着密切的关系[3]。此外，档案是以分散形式存在的。企事业单位内部的各个部门自行完成各自部门的档案管理工作，这就导致了档案管理工作没有明确的职责界限，在对其进行整理时常常会出现顺序混乱或者是文件重叠的现象。更有甚者，还会出现遗失档案的现象。这都在一定程度上增加了档案管理工作的难度。只要有任何一个部门在档案管理工作上犯了错误，其他的部门都会受到消极影响的波及。同时，绝大部分企事业单位是极其不重视档案管理工作的，这就致使档案管理相关部门在实际工作中缺少权利，在遇到问题时难以自行解决。基于此，企事业单位要重新构建当下的档案管理体系，保存原本的优势，并弥补传统管理体系中的不足。建立先进的管理体系，促使档案管理人员以此为基础，实现档案管理功能的真正拓展。

综上，企事业单位内部的档案管理工作是十分重要的，其不仅是企事业单位未来发展的重要参考依据，也是企事业单位前行指导方向的重要影响因素。而在科技迅速发展的当下，我们要对档案管理工作进行创新改革，通过培养管理人员的创新思想意识、强化管理人员的管理权力、扩大档案管理工作的信息化建设力度等措施来促进档案管理工作的创新发展，使其可以适应信息化、科学化的现代服务需求，继续为企事业单位的发展贡献力量。

参考文献

[1]侯娇娇.新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].现代经济信息，2018（22）：89.

[2]王德英.探讨新时期机关单位档案管理的创新思路与方法[J].办公室业务，2018（21）：106.

[3]王辉.论事业单位档案管理与创新思路[J].才智，2018（24）：192.