高校档案现代化管理中的问题及对策研究

李欢

摘 要：高校档案，是高校发展过程中的教学、科研、人事、行政、财务和服务社会等社会实践活动的一种记录，是高校自身发展中的一种真实的记录。隨着时代的发展，高校的档案工作也向着档案现代化的方向改变，比如加强档案管理观念的现代化、加强档案管理设备的现代化、加强档案管理人员素质的专业化、加强档案管理工作的法制化、加强档案管理方法的科学化等等。

关键词：高校档案;档案管理;现代化;对策研究

1 引言

高校档案，是高校发展过程中的教学、科研、人事、行政、财务和服务社会等社会实践活动的一种记录，是高校自身发展中的一种真实的记录。随着时代的发展，高校的档案工作也向着档案现代化的方向改变，具体表现为：新的档案模式和新的档案形成者不断产生;电子档案越来越多且形式多变;传统的纸质档案管理模式或者单机静态档案管理信息系统已不能满足新形势下的高校档案的管理需要。目前我国高等教育事业快速发展，高等学校的办学规模也在不断扩大，从而高校档案的馆藏数量也在急剧增长，这为档案管理工作带来了很大的挑战，所以要尽快实现高校档案现代化管理，但在实现过程中不免出现一些问题，以下就高校档案现代化管理过程中出现的问题做一些对策分析。

2 高校档案现代化管理中存在的问题

1）档案管理的现代化意识不强。档案管理现代化运用了现代科学技术的方法以及原理，根据档案工作在具体实施过程中的客观规律，通过计划、组织、协调、指挥、控制等具体的操作手段，科学、合理的规划好档案系统的物力资源、财力资源、人力资源等，实现高校档案现代化管理的最小投入最大服务化。观察实际情况，高校档案现代化管理工作中，现代化意识不强，很多高校的档案管理意识十分薄弱，对档案管理工作认识不足，档案资源的接收方式依旧停留在“被动接收”的观念中，归档部门“交什么就保管什么、交多少就保管多少”，并且在管理方法上沿用以前传统的纸质档案管理模式。

2）档案管理现代化人才不足。高校档案管理现代化的实施是需要依赖具有现代化档案管理专业知识的专业人才。观察当前高校的档案管理人员，有很多档案管理人员缺乏现代化档案管理的基本知识，并且年龄结构也欠合理性，导致高校的档案管理工作依旧存在建档、管档、看档的基础工作之上。过去档案的管理模式基本不变，高校档案往往是“重藏轻用”，所以一直未出现过什么大的纰漏，这也导致档案管理人员满足于现状，不愿意接受新鲜事物，导致了档案现代化水平滞后、档案管理现代化人才不足。

3）档案管理设备和技术程度不高。高校档案管理现代化需要运用很多现代化技术，包括安全与保密技术以及信息网络技术，但是，很多高校在档案管理工作中没有很好的运用现代化技术。高校档案馆建立的档案数据库缺乏全面性、整体性、系统性，档案管理的标准化程度低，档案管理范围规模小，档案管理类型单一，无法满足高校师生对于档案的多种需求。高校的档案信息无法实现资源共享，而且高校建成的档案数据库很少考虑档案的信息安全，没有采取有效的档案保密措施以及档案数据库的信息安全管理措施，在与外界网站联网时很有可能会遭受到安全事故发生[1]。究其原因，是高校的档案管理意识不够，导致高校档案管理工作的资金投入不到位，相关管理部门缺少资金购买一些必须的现代化设备，加剧了现代化档案管理专业知识系统的专业人才的引进困难现象，甚至导致专业人才流失。

4）高校档案现代化管理基础工作不完善。高校的档案管理现代化的实现的前提需要，就是高校档案现代化管理基础工作的标准化、规范化。当前很多高校的大量档案案卷的质量不合格，缺乏系统的检索工具，许多相关部门的立卷、检索、编目等，没有按照国家档案局制定的规范操作以及相关标准[2]，也没有制定一系列管理档案的规章制度。

3 加快高校档案现代化管理的基本对策

1）加强档案管理观念的现代化。高校档案管理现代化实现的前提，就是高校相关档案管理人才的档案管理观念现代化。高校相关档案管理人才需要迎合新时期的现代化管理模式，从传统的档案管理观念中走出来，将高校档案管理工作更融洽地融入学校的未来发展计划中。促进档案管理人才向现代化观念的转变，进一步提升档案管理人才的综合素质水平，加深其对档案管理信息以及档案管理知识的理解转变，建立新时期现代化的档案管理意识高校档案。

2）加强档案管理设备的现代化。加强档案管理设备的现代化，需要从实现技术和设备的现代化下手，即实现档案管理技术的自动化、档案工作的网络化、档案信息的数字化[3]。档案管理技术的自动化是高校档案管理工作的重要关键，实现高校档案管理技术的自动化，需要各个相关部门结合自身的实际档案管理情况，从功能需求以及信息需求等多角度、多方面制定一套系统、全面、科学、合理的实施方案，选择可操作性强的高校档案管理系统，实现档案管理技术的自动化。档案工作的网络化需要高校相关档案管理人才依据国家相关的政策法规行事，落实好档案资源的开发利用和共享工作的同时，做好高校档案信息的保密工作。档案信息的数字化是借助先进的科学技术，将以纸质为载体形式的传统档案信息以及以光盘、磁盘为载体的信息存储淘汰，转换为新型的机读档案以及档案信息数字化，促进档案管理设备的现代化。

3）加强档案管理人员素质的专业化。在高校档案现代化管理发展过程中，需要具有专业知识的档案管理人员去实行。在档案管理工作中，加强档案管理人员素质的专业化十分重要，相关管理人员需要有针对性的培养出懂信息技术、懂专业知识、具有综合工作能力的新型的高层次管理人才以及信息专业人才，为高校档案现代化管理传输新鲜血液。档案管理人员需要提高自身的专业素质水平，熟练掌握档案管理的专业知识体系、档案管理现代化的前沿知识以及计算机信息处理的各项技能。

4）加强档案管理工作的法制化。建立健全高校档案管理工作的法制管理系统，根据国家相关的《档案法实施办法》以及《中华人民共和国档案法》中的相关规定，严格规范高校档案管理的行为，保证高校档案的保密性，按照审批权限进行[4]。提高高校档案管理人员的法律意识，加强其对于相关的法规知识的学习，加大高校档案管理的行政执法力度，健全的档案管理的法制制度，落实奖罚分明的法制管理工作。

5）加强档案管理方法的科学化。加强档案管理方法的科学化有三个有效途径：实行目标管理、建立明确的岗位责任制以及实行档案工作标准化[5]。实行目标管理是根据高校档案管理工作的总目标要求，制定不同部门的具体目标，并且在一定时间内达到定量要求。按照科学、系统、合理的原则，实行目标归类管理，提高高校档案管理工作效率。建立明确的岗位责任制，需要高校档案管理现代化完善管理过程中需要的相关制度和规范，明确每个职位的责任范围，落实每个工作人员的应尽义务，让每一位档案管理人员承担自己工作责任。实行档案工作标准化，深入研究国家出台的《中华人民共和国档案行业标准——档案著录规则》《电子文件归档及管理规范》等相关规定和要求，结合自身高校档案管理工作的实际情况，制定适合高校的一系列工作标准。严格按照标准完善档案管理工作，提高高校档案管理工作的质量和效率，促进加强档案管理方法的科学化。

4 总结

在实现高校档案管理现代化的过程中，需要高校领导的重视和档案管理工作人员的全力配合，结合自身高校档案管理工作的实际情况，努力汲取优秀的高校档案管理现代化观念、技术、设备，重视传统高校档案管理工作的研究和改造。为了避免高校档案管理工作出现低效、混乱的现象，高校档案管理现代化还需要实施档案管理方法的科学化与档案管理工作的法制化，扎实做好高校档案管理的基础工作，为高校档案管理现代化工作的开展提供有利条件。

参考文献

[1]赵攀桥.高校档案现代化管理中的问题及对策[J].西部素质教育，2017，3（15）：112.

[2]陈艳.高校档案现代化管理中的问题与对策[J].科技创新导报，2011（36）：206-207.

[3]蔺芳.浅析科技档案现代化管理中存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2011（07）：20-21.

[4]曹磊.档案现代化管理中存在的问题与对策[J].黑河学刊，2006（04）：106-107.

[5]张凯茹，张学先.高校档案管理现代化建设初探[J].科技情报开发与经济，2010，20（05）：178-179.