试论如何推进事业单位档案管理信息化建设

王炳心

摘 要：近年来，随着现代信息技术日新月异的发展，社会大众的工作和生活发生了极大的改变，信息的广泛普及和应用在很大程度上改变了事业单位传统档案管理模式。传统档案管理模式，保存难度大，容易出现档案丢失和氧化的问题，阻碍了事业单位档案管理工作的有序开展。随着现代信息化档案管理的发展，事业单位可以充分利用各种先进的信息技术来进行档案管理，促使档案管理效率的提升，确保事业单位工作的有序开展。为此，文章重点论述了事业单位档案管理信息化建设存在的问题，并提出了推行事业单位档案管理信息化建设的有效策略。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

事业单位档案主要是对事业单位内部各项活动的记录，其具有真实性和及时性的特点。事业单位档案一方面可以反映事业单位的发展历程，另一方面还蕴含了大量的社会和歷史信息，对事业单位和国家的稳健可持续发展有着至关重要的作用。事业单位档案小至对社会生活和借鉴和反映，大可影响到管理者决策制定，因此，事业单位档案是现阶段社会发展不可缺少的重要部分。随着信息时代的来临，作为社会发展建设重要信息来源，事业单位档案实现信息化是必然趋势，受多种因素的影响，在事业单位档案管理信息建设中还存在一定的问题：

1 当前事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.1 不重视档案信息化建设

众所周知，有效地档案管理可以助推事业单位的稳健长远发展，档案管理人员定期整理档案，做好档案分类工作，可以保障事业单位工作有条不絮开展，进一步实现资源共享。受多种主客观因素的影响，现阶段部分事业单位领导人都没有从思想意识到认识到档案信息化建设工作的重要性和必要性，这样就造成了档案信息化建筑投入不足，建设进程缓慢的现象[1]。

1.2 缺乏完善的档案信息化建设机制

对于事业单位而言，完善健全的信息化建设机制可以助推档案信息化建设的进程。现阶段部分事业单位都缺乏完善的档案管理信息化建设机制，进而影响了档案管理信息化建设水平。还有部分事业单位在档案信息化建设中投入了大量的人力、物力，但由于没有深入研究档案信息化建设机制，导致档案管理信息化只是和单位内部各种档案的“数字化”存储，在很大程度上制约事业单位档案管理工作的有序开展[2]。另外，笔者还发现还有部分事业单位没有紧随时代潮流，将互联网+档案管理作为发展模式。这样一来就导致档案管理工作无法与其他工作融合。如，针对档案信息收集工作，部分事业单位没有构建各个部门或是各个机构的协同机制，自然而然档案数据化水平就比较低，不利于档案信息化建设水平的提升。

1.3 档案管理信息化建设的技术水平低

我们深知，档案管理信息化建设需要相关硬件和软件设备的支撑，同时还需要具备专业能力强、懂软件操作的档案管理人员。由于资金的限制，事业单位在进行档案信息化建设的时候考虑到人员工资和设备成本费用，在招聘档案信息管理人员和采购设备的时候，没有配置较高级别的信息设备，这样就造成事业单位档案管理信息化在具体的运用中出现档案工作繁杂或是设备运营效率较低的现象。

1.4 档案管理人员综合素养较低

档案管理人员专业素养能力的高低直接影响着事业单位信息化档案管理效率。另外，档案管理信息化建设也受档案管理人员信息素养和自操作能力的影响，在当前事业单位档案管理信息化建设中，有少部分档案管理人员没有到认识到信息化建设必要性和重要性，加之能力有限，影响了档案管理信息化建设的进程。

2 推进事业单位档案管理信息化建设的有效举措

2.1 提高档案管理信息化重视力度

为更好地取得良好档案管理效果，事业单位在档案信息化建设中一定要从思想意识到上认识到档案管理的重要性，充分利用全新的改革机制，最大限度的发挥档案信息化建设的作用。对此，事业单位首先要了解档案工作，分析当前内部档案管理工作，进一步加强对先进信息化管理技术和设备的有效应用。另一方面，在条件许可的情况下，事业单位还可以根据不同档案的作用，针对性研发出相应的管理软件，通过自主研发档案管理软件，加强对档案管理。对于事业单位而言，加强档案信息化建设重视力度，还可结合单位的实际情况，在内部构建信息化协调机构，并选择专业的档案管理人员来担任这项工作，从而确保档案信息化管理工作的有序开展。在新时期事业单位只有坚持与时俱，提升自身对档案管理工作的认知，才能高效开展事业单位档案管理工作，为社会大众提供更多的便捷服务。

2.2 完善档案管理信息化管理机制

常言道：“创新是引领发展的第一动力”。因此，事业单位档案管理信息化建设，要紧随时代潮流，改革和创新运用机制，进而从整体上提升档案管理信息化建设水平。对此，事业单位一方面要构建组织结构，另一方面还要结合实际，从整体上提升档案管理信息化水平的提升，通过各种途径进一步加强各个部门和各个机构的协调和组织，例如，事业单位可以构建档案信息化协调机制，这样一来，各个部门、机构都可以参与到这项工作中，形成强大的工作合力，最大限度的确保内部各个方面的力量都可以为单位档案信息化建设贡献出力量。另外，事业单位还要建立健全档案管理信息化制度，通过制度规范信息化建设相关工作。此外，事业单位还要重点加强档案管理制度的执行力，对现有激励约束制度进行完善和补充，从而更好地为档案信息化管理建设工作有序开展奠定良好基础。

2.3 强化档案管理的数字化建设

记录登记档案信息，对相关档案信息进行备案，管理纸质档案是传统档案管理工作主要工作内容。时代在发展，信息技术得到了较为广泛的应用，极大地改变了社会大众的生活和工作，同时也为社会大众提供了诸多便利。对于事业单位来说，档案管理信息化建设工作实质上就是通过信息化、数字化方式将传统纸质档案有效的转化为信息化数据，从而对相关档案信息进行数字化处理，促使档案管理效率的提升。档案管理人员在档案信息化建设前，需要对相关档案信息进行分类整理，同时还要可行合理的划分纸质档案，为进一步规避在今后的信息化建设中出现各种问题，档案管理人员还需要归纳整理一些重要档案信息或是需要永久保存的档案信息，通过扫描或是技术处理，对这类档案信息数字化管理。为了防止档案信息的遗漏或是丢失，最大化的确保档案信息的完整性，档案管理人员还需及时做好档案的永久性处理。

2.4 加强培训提高管理人员综合素养

由于档案管理这项工作具有较强的业务性和科学性，因此要求档案管理人员具有较强的专业能力和综合素养，只有这样，才能更好地符合新时期档案管理工作的开展需求。第一，提高档案管理人员的思想认识。时代在发展，在加大档案管理工作人员工作压力的同时，还进一步加强了档案管理难度，所以，事业单位要不断加强档案管理人员意识，促使其职业道德和社会责任感的增加，让他们更好的服务社会。第二，事业单位要重点培训教育。定期开展培训教育活动，为他们提供一个交流学习的平台，可以接受系统学习，还可以让档案管理人员结合自己的实际工作，在交流学习中掌握学习各种新技能。促使自身综合素养的提升。

3 结语

总而言之，在互联网行业的不断推动下，事业单位要将档案管理工作与信息化建设有机融合起来。立足于实际，分析当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，根据问题提出解决问题的方法， 从而更好地位档案管理信息化建设工作有序开展奠定良好基础，助推事业单位的稳健长远发展。

参考文献

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013，000（016）：128-128，129.

[2]程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011.