大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析

顾宏伟

摘 要：伴随着我国科技水平的发展，大数据技术被广泛应用在各个领域中。事业单位档案管理工作也应积极转变工作方法，跟随时代发展的步伐，满足新时期档案管理工作的基本要求。本文针对大数据技术在事业档案管理中的应用详细分析并采取改善措施，以期推动该领域档案管理工作的进步。

关键词：大数据技术;事业单位;档案管理;应用分析

目前，国内经济与信息技术取得了明显发展及进步，事业机构档案控制的专业化程度也在持续提高，大数据环境下，单位内部档案管理也遇到了很多机遇及挑战。许多事业单位对档案管理展开了深度研究与探讨，而且也取得了显著成果，档案保管的核心也慢慢朝着信息化转变，但在事业机构档案管理信息化阶段依旧存在很多问题，限制了对事业机构档案的数字化管理。由此，对事业机构档案管控制大数据时代的数字化建设制定科学策略十分关键。

1 大数据时代提升档案服务水平的必要性

1.1 事业单位事业发展的需要

大数据是一种数据的集合，它具有容量大、多样性、速度快等特征。在大数据时代，档案信息的来源越来越广，数量越来越多，传播速度越来越快，这就使得档案管理在管理模式和手段上需要进一步完善与创新。借助大数据时代的技术优势，对档案的内在价值进行深入挖掘，充分发挥档案资源的利用价值，提升事业单位档案管理工作的效率，才能满足事业单位事业发展的需要，并为之奠定良好的决策基础。

1.2 履行为人民服务的根本宗旨

党的十九大报告中提出，要转变政府职能，深化简政放权，创新监管方式，增强政府公信力和执行力，建设人民满意的服务型政府。档案部门是事业单位的服务窗口，更应时刻牢记为人民服务的根本宗旨，全方位、多角度思考提升档案管理服务水平的办法和措施，努力加强档案管理方面的重视程度和软硬件建设，助力事业单位的快速发展。

2 大数据时代对档案现代化管理的影响分析

2.1 重视程度不够

基层单位往往缺乏档案管理信息化建设规划，档案管理系统未形成统筹安排、共同协调的局面，缺少近期或长远规划，无明确目标，导致档案管理人力资源不足、硬件配置落后、管理系统更新不及时等情况的发生。

思想认识不足阻碍了档案管理和信息化建设的进程，难有独到的创新和发展，进程滞缓或停滞不前。原因在于事业单位为认识到档案管理对主业发展的重要性，缺乏档案管理意识，思想较为陈旧，未将档案信息作为资源来认识和使用，档案管理处于传统管理模式，不能发挥有重要利用价值的档案材料的作用，造成了资源浪费。

2.2 档案管理安全风险较大

众所周知，以计算机为载体的大数据技术在事业单位档案管理工作中有许多便利之处，但是如果计算机网络安全防护系统一旦出现问题，将会造成档案资料泄露、计算机瘫痪等严重后果。当前我们处于网络时代，各类信息都会通过互联网进行传播、公示，一些不法分子就会抓住漏洞制造各种病毒，使其入侵事业单位的网络系统谋取非法利益，严重阻碍单位内部档案信息管理工作的正常开展，使数据信息出现安全隐患。再加上计算机网络病毒具有繁殖性、传染性和破坏性，一旦感染病毒将无法保障档案信息的私密性。

2.3 员工综合素质偏低

当前，事业机构当管理者的素质还无法迎合大数据背景下档案管理业务需求，现存的档案管理者素质尚不具备进行云时代档案保管业务的需求。第一，事业机构缺少专门的数字化信息管理者，现存的管理者缺少开发大数据背景下的档案管理平台和创建档案信息资源库的水平，无法个性化的实现大量档案资源的深入挖掘以及个性化传送共享。第二，事业机构档案人才会迅速被淘汰，因为缺少专门的档案人才教育机制，所以影响档案管理行业发展，不利于迎合新时期档案管理业务的需求，下降了当管理的服务效率。

3 大数据环境下事业机构档管理的对策

3.1 正确认识档案管理信息化的重要性

档案管理信息化为大势所趋，应通过档案管理部门与事业单位领导的沟通，使其认识到档案信息化管理重要性，进一步提高重视程度，加大社会宣传力度，认识到档案管理信息化的必要性。可通过组织档案信息化建设培训班，到先进单位考察交流档案信息化建设情况的方式，对档案管理信息化建设形成共识，并将其放在更加突出的位置，纳入事业单位信息化规划范围，强化人力、财力和物力保障，与事业单位信息化建设同步规划同步实施同步发展。

3.2 提高档案管理信息化的安全性

在事业单位档案管理过程，需要提高对于档案安全管理认识，在有效的开展档案安全管理工作时，作为事业单位的领导，必须要有单独制定档案资料的应用制度，告诉档案管理的工作人员一定要遵守档案管理制度的有关规范，谨防工作引起失误。档案管理的工作人员还要确保计算机系统环境的安全性，从技术着手来防范，并使用软件和硬件有效结合的管理手段，不断完善档案管理的安全性。通常常用的安全保护措施是防火墙，事业单位档案管理和局域网的网络会形成防护墙，规避病毒和黑客的入侵，谨防档案信息的外泄。

3.3 加深与其他机构的多元协同与深度合作

首先，要加强信息合作。事业单位档案管理部门要考虑到未来档案管理的发展前景，考虑到大数据技术在档案管理领域的深刻运用。利用这些先进技术，档案管理部门应加强与其他单位档案部门的信息合作，进一步丰富档案资源。其次，要加强技术合作。现代信息技术发展将会助推档案管理技术不断深入完善。档案管理部门应对建立智慧档案云平台有更深入的思考，并与高校及科研院所合作，从技术上发挥大数据的优势，为用户提供更为优质的档案服务。最后，要加强人员合作。衡量档案管理服务水平的基础因素就是人，档案管理人员的素质和修养在很大程度上决定了服务水平。随着信息技术不断深入渗透到档案管理领域，档案管理人员必须具备一些大数据的知识和技术。可以聘请有相关背景的人员或定期组织技术人员对事业单位的档案管理信息系统进行维护更新，加强人员沟通交流与学习进步。

3.4 深入挖掘档案资源数据

中国是全球人口大国，在创建档案时，针对所有人的各種资料均要详细记录，而且要结合部分关键字来有效区别这些档案内容。大数据系统在人口档案资料整理时，能够经过输入关键字来智能检索相关的档案内容，能够有效缩减信息的检索范围。比如在户籍部门，业务人员能够经过录入出生日期和出生地点来选择自己所需的人员名单，或是再录入性别、血型等其余关键字来缩减范围，这令资料的查询更为精准、便捷。大数据系统针对档案的信息挖掘能够令档案的储存和查找更为高效，削减各种不必要的翻阅，这针对作业量大的业务人员来讲就是一种方便的途径。

4 结语

综上所述，随着社会的快速发展，传统的档案管理工作方式已经无法适应时代的要求。各事业单位要高度重视档案资料的作用，不断提升自身的档案管理水平，创新档案管理方式，努力做好档案的开发与利用工作。当前，事业单位档案管理工作正处于重要的转型时期，大数据技术的普及给档案管理工作提供了机遇和挑战，只有迎难而上，加强档案开发信息化水平，重视档案人才建设和档案管理制度建设，做好信息化档案的安全存储工作，促进档案信息数据库的资源共享，才能提供更全面的档案服务。

参考文献

[1]马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸，2019（18）：50-51.

[2]陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考[J].城建档案，2019（06）：74-75.