央企办公室精细化管理的必要性及实施策略分析

操春兵

【摘 要】在任何一个企业，办公室都是企业有序运转的中枢，是企业对外联络的窗口。办公室工作效率的高低会影响到企业各项工作的开展，而央企办公室要想提高自身管理效率，就需要实施精细化管理，这是时代发展的必然趋势。文章阐述了精细化管理的主要内涵，围绕央企办公室精细化管理的必要性及实施策略进行简要分析。

【关键词】办公室;精细化管理;必要性

【中图分类号】F426.61;F272.9【文献标识码】A【文章编号】1674-0688（2020）01-0251-02

0 引言

当前，我国央企办公室管理模式还存在一定的问题，导致干部的执行力不高，使得各部门之间缺乏有效的沟通。我国要建设成服务型政府，就需要改善央企办公室的管理模式，实施精细化管理。基于此，围绕精细化管理在央企办公室中的实施意义及实施措施进行分析具有重要的意义。

1 精细化管理的主要内涵分析

精细化管理指社会分工的精细化，也指服务质量的精细化，它是一种理念，更是一种文化，是在常规管理的基础上实现管理模式的不断深入。现代管理学指出，科学化的管理主要有以下几个层次：第一是规范化，第二是精细化，第三为个性化。

精细化管理的内涵体现在以下4个方面：{1}精确定位。即对每个单位或部门都需要做到定位准确，使各系统的工序规范清晰。{2}精益求精。指提高工作标准，尽可能做到尽善尽美。{3}细化目标。指对任务进行分解，然后将各项指标落实到个人。{4}细化考核。要做到对员工的及时考核，并保证考核的定量非常准确，而且要及时兑现奖惩。这种管理模式的实质就是追求标准化、规范化的运营管理。

在精细化管理模式中，永远要追求效率，杜绝浪费，该模式的灵魂在于不断创新、不断改进。其要求管理者做到尽职尽责，实现工作的日清日结，及时检查当天的情况，以便及时发现问题。

2 实施精细化管理的必要性分析

2.1 精细化管理是顺应时代发展的必然趋势

如今，全球经济一体化使得各国之间的联系越来越密切，彼此间的依附力逐渐增强，尤其是全球性经济危机的出现，更是彰显了各国联系的紧密程度。这种密切的关系一方面会给我国政府部门带来发展机遇，另一方面也给我国央企办公室带来新的挑战。此外，随着网络信息时代的来临，信息化水平在国家及企业发展中起着举足轻重的作用，尤其是各种新兴媒体的出现，极大地拓宽了人们的信息获取渠道，改变了人们的工作方式及生活方式，较大地改变了各企业的管理方式。而精细化管理的核心在于不断创新、不断改进，那么在社会不断发展的背景下，央企办公室也需要与时俱进，改变自己的管理模式。因此，央企办公室精细化管理是时代发展的必然趋势。

2.2 有助于降低企业的运行成本

对于任何一个企业而言，降低成本、提高效能都非常具有实际价值。从企业层面来看，成本是企业运营中十分重视的方面，只有当企业在行业中的成本处于领先地位，才能使企业形成一个有效的竞争力。而精细化管理能够降低企业的运行成本，因为其主要是从细节入手，通过运用最新的管理技术，促使央企的人力、物力及财力等资源得到充分利用，以此降低企业的生产成本。

2.3 有助于解决企业各部门之间的衔接配合问题

在企业管理中，办公室经常会与其他部门相互配合，以共同完成某项任务或者经营目标。而精细化管理强调一种系统化的管理概念，即在完成某個项目时，先要有一个系统性的思维，然后才可以实施精细化管理，否则就会导致企业各部门的不协调。

如今，在一些央企办公室管理中，各部门在衔接配合上存在一定的问题，表现在以下两个方面：{1}企业各部门的分工过细，这样使得一些部门缺乏必要的沟通，出现各自为政的现象。{2}当企业出现新问题时，部分央企会采取成立新的部门来负责解决该问题，并没有从企业全局管理考虑，所以导致企业各部门的分工与合作存在障碍。

但是，精细化管理强调整体的配合，所秉承的也是系统性的管理理念，这就有助于提升央企办公室的管理效率。

3 精细化管理实施策略分析

办公室具有指导、管理、服务、协调及监督等职能，在央企办公室中，诸如公文的后处理及文稿的撰写、网络OA、办公用品、机要保密等都属于办公室的管理范畴，这些工作都需要人力、物力、财力加以支撑。办公室的工作面广，对工作质量有着较高的要求，为此，必须实现精细化管理，否则就会影响办公室的工作效率。对此，央企办公室精细化管理可从以下5个方面着手。

3.1 加强对办公室员工的培训

在央企办公室管理中，办公室人员工作能力的高低、专业素质的强弱等，会直接影响到办公室的管理效率。因此，央企要想实现信息化、精细化管理，就需要加强对员工的培训，提高他们的综合素质能力。因此，在今后的发展中，需要制订一个长期的培训计划，对企业人力资源进行开发，将办公室员工培养成“优质资源”。在教育与培训的过程中，需要注意以下几点：{1}要投入一定的培训资金，安排员工前往其他企业参观学习。{2}要鼓励员工加强自我学习，要多读书、多思考，并在企业内部开展主题读书活动，以提高员工的文化修养。{3}要有计划、有步骤地向员工宣传企业的标准与制度，并鼓励员工分享自己的工作心得。通过培训与教育，提高他们的工作能力，为办公室的精细化管理打下良好基础。

3.2 做好办公室的清洁工作

脏乱差的环境会给人一种压抑的感觉，会让人觉得这个企业的管理非常混乱。因此，办公室管理需要从“清洁工程”开始，切不可将这项工作看做是小事，事实上干净整洁的办公环境能够提高工作人员的办公效率，使他们的身心愉快，更具工作动力。办公室的卫生清理工作可从整理、整顿、清扫、习惯等方面开展，不仅是清理办公室环境，而且让办公室人员都改变自己的工作及生活习惯，使他们认识到保持办公室干净卫生的重要性。

3.3 完善岗位使用手册

如今，几乎每个岗位都有着特定的工作标准，企业也会制定相应的管理标准，以实现对企业的良好管理。但是，一些企业的工作标准仍较低，通常只是明确工作职责及上岗条件等，还没有达到“手册”的要求。因此，企业需要参考“手机使用手册”，在企业办公室中建立岗位使用手册，手册只是针对岗位，使每个人都能够对照手册操作。当然，要想实现这一点，需要手册具有较强的操作性，即对每一个岗位都按照业务及流程来实施。如此一来，就能够使办公室工作人员了解自己的工作职责及工作内容，能够自觉完成各项工作任务。

3.4 完善绩效管理体系

办公室的工作面较为广泛，如果仅仅凭借1个季度的绩效考核很难实现细化管理，此外，考核也只是一个结果，在考核中有可能出现一些“中间隐蔽工程”，如果缺乏实时的监管，就会导致考核结果不够公正。因此，需要建立一个完善的巡查制度，要制定相应的规范、标准及制度，然后派遣管理人员展开定期或者不定期的巡视与监督，或者是通过明察暗访等方式进行监督，若是遇到企业管理中有违规现象，则需要采取工作凭单的方式，如同交警部门开罚单一样。这样可及时督促企业各部门整改各自的問题，从而提高企业管理效率。

3.5 重视信息化及标准化工作的开展

如果企业已经实现了信息化管理，那么就要对其进行维护与管理，以保证企业内部的信息系统能够健康、高效地运作。如果企业内部没有实现信息化管理，例如费用的管理与分析或者是办公用品的管理等，如果企业有条件的话，还是需要争取信息化，如果缺乏条件，则需要建立规范性表单，以实现更好地管理。对于岗位手册，如果还没有形成标准体系，则需要及时建立标准，以便更好地指导实践。

4 结语

综上所述，央企办公室要想提高管理效率，就需要实施精细化管理，这是时代发展的必然趋势。精细化管理不仅能够降低企业的生产成本，还能加强各部门之间的沟通与协作，继而提高企业的管理效率。因此，在今后的发展过程中，央企办公室需要加强对员工的培训，以提高他们的工作能力。此外，要做好办公室的清洁工作，为办公室人员营造一个干净卫生的工作环境，这样可以提高他们的工作效率;还需要完善绩效管理体系;需要重视信息化及标准化工作的开展。如此，就能够提高央企办公室的管理效率，促进央企进一步发展。

参 考 文 献

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