Excel数据汇报更快捷——即拉即统计

平淡

从示例图表可以看到，这个组合主要是由“数据验证”+“求和”组成，因此要实现这一效果，我们需根据原始数据将对应的类别整合在“数据有效性”下拉列表中，同时将对应数值的和统计出来。

首先设置数据有效性下拉列表，因为这里有多个部门销售同一种产品（比如销售一部和销售二部都销售PVC-1）。为了方便进行筛选，先将表转换为动态表格，全选表格内容后，点击“插入→表格”，切换到“表格工具→设计”，勾选其中的“标题行”、“镶边行”、“筛选按钮”（图2）。

接着复制D2：D25单元格中的内容到M2：M25单元格，在M1单元格中输入“序列”，选中M2：M25单元格中的内容，点击菜单栏的“数据→删除重复项”，在打开的窗口中勾选“全选”和“数据包含标题”，点击“确定”（图3）。

经过上面的操作后，重复产品的数据会自动删除，只保留其中唯一的产品值，这些数值就可以作为数据有效性的序列数据了（图4）。

定位到J1单元格中输入“选择查询产品”，K1单元格中输入“销售额”，接着定位到J2单元格，点击菜单栏的“数据→数据验证→设置”，在允许列表中选择“序列”，在“来源”后面点击数据源，接着选择“M2：M6”数据（即上述去重后的序列数据），点击“确定”完成设置（图5）。

现在从J2单元格展开的下拉列表中就可以依次选择上述的产品内容了。接下来就要在K2单元格中设置求和数值，求和借助SUMIF函数完成。定位到K 2单元格中，输入公式“=SUMIF（表1[产品]，J2，表1[金额]）”，当我们在J2单元格的下拉列表中选择产品时，在K2单元格中就会自动显示对应的金额，如此一来查询数据明显方便了很多（图6）。

因为我们使用的是动态表格（求和条件和范围是通过表格的字段来设置），完成上述设置后，以后如果需要添加数据，比如在A 26：H26单元格中增加了PVC-6的销售数据，那么K2单元格中的求和也会同步发生变化。

SUMIF是單条件的求和，如果是多条件的求和，我们还可以借助SUMIFS来完成。假设现在需要同时查询部门和指定产品的销售数据和，如查询销售一部的PVC-1销售数据。同上在I1单元格中输入“部门查询”，在I2单元格中再设置一个数据有效性验证序列（序列的内容为销售一部到销售三部）。定位到K 2单元格，输入函数“=SUMIFS（表1 [ 金额] ， 表1 [ 部门] ， I2 ， 表1[产品]， J2）”，即可同时对部门和产品两个条件进行查询（图7）。

如果部门和产品很多，可以进入“数据→数据验证→设置”，在允许列表中选择“任意数值”，这样只要在I2和K2单元格中自行输入部门和产品数值即可进行查询。如果统计的报表很多，我们可以新建一个工作表专门用于查询，同上在每个原来有数据的工作表中插入动态表，比如在Sheet2中插入“表2”，依此类推。

那么只要在“查询表”中的C3单元格中输入公式“=SUMIFS（表2 [金额] ， 表2[部门] ， A3 ， 表2 [产品] ， B3）”（需要查询哪张表格数据，这里就将表名称和字段修改为对应的名称即可），就可以在一张专用表中非常方便地查询其他工作表的所有数据了（图8）。