高校电子采购与招投标管理系统实践

朱杨兴，李 刚，杨擎宇

（上海财经大学，上海 200433）

1 制度和背景

2000－2015年，我国先后颁布了中华人民共和国招投标法、政府采购法和配套的管理办法、条例等9部法律法律法规，对使用财政资金的政府采购（以下简称政采）行为进行了严格规范。教育部和各地方政府也对下属单位的政采做出了更有针对性的规定。随着我国高等教育事业的跨越式发展，近十年高等教育总经费增长了1.7倍［1］，突破万亿元大关。如何贴合法规规定的采购方式、提高经费使用效益、预防腐败，成为高校建设电子采购和招投标管理系统的最大推动力。

政采的主要对象分货物、工程和服务三类，根据目前政府集中采购的规定［2］，200万元以上的项目必须采用公开招标方式进行采购；100万元以上的货物和服务项目、120万元以上的工程项目应按政府采购法和招标投标法有关规定执行；集中采购目录内的项目，必须委托集中采购机构代理采购。政府采购法中规定，政采采用以下方式进行：（1）公开招标、（2）邀请招标、（3）竞争性谈判、（4）单一来源采购、（5）询价、（6）国务院政采监督管理部门认定的其他采购方式。为进一步规范学校工程、设备与服务的采购，本单位还制定了校内招标管理办法，进一步明确了20万元到100万元间的非集中采购项目必须进行校内招标。

招投标作为六种政采中最主要、最成熟的方式，已得到了广泛应用，各类电子化招投标系统的渗透率也在逐渐提高。但支持其余几类不常用采购方式的系统并不多见，适用场景最多的校内招标的方式和公开招标流程也略有不同。招标管理办公室（以下简称招标办）作为校内采购主管方，为提高采购工作效率，需要对校内各单位的采购需求进行辅导和管理。这些管理工作如果和招投标系统割裂开，必然造成不便和混乱，降低管理效率。

2 业务流程

校内招标管理办法根据实际情况在六大政采方式基础上增设了校内招标流程 （参照公开招标和竞争性谈判）和商务谈判（参照竞争性谈判）两种采购管理方式。

校内采购项目管理是各类采购方式的先导流程。招标办根据采购项目的类别、金额和专家意见，设置合理的采购方式。其流程环节为：发起部门项目申请、主管部门审核、招标办复核。项目申请需要填写采购类别、预算金额、资金来源、资质要求等内容，系统通过和财务预算系统关联，可一定程度上防止预算外采购。

由于高校一般不具备公开招标的资质要求和专业知识，公开招标项目一般委托给专业的招标代理机构执行，其流程依次为项目委托、编写招标文件、招标公告、供应商报名、答疑、开标、评标、中标、合同等。校内招标除项目委托外，流程和公开招标类似，但中间流程环节可能会多次反复，如招标公告期内报名不足三家要延期公告，开标会到场不足三家为一次流标，要重发招标公告重新接受报名，第二次报名不足或开标流标后则变更采购方式继续进行采购［3］。

其他几个采购流程较为简单，使用场景和频率较低：单一来源采购流程为公示、采购协商、合同。询价流程为询价、供应商确认、合同。商务谈判流程为领取文件、谈判会、合同。限于篇幅，下面以最常用、最复杂的校内招标流程为例，讲述系统分析与设计过程。

3 系统设计与实现

3.1 系统功能结构

本系统按功能结构划分为项目管理、供应商管理、专家管理和基础管理四个部分。项目管理模块是系统的功能主体，实现五大采购流程主要功能；供应商管理模块包含供应商注册账号、管理员审核账号功能；专家管理模块提供专家库维护和评标专家抽取功能；基础管理模块提供角色权限管理、提醒代办、采购类别管理、信息公开等功能。

3.2 系统概念模型

系统数据模型整体以招标采购流程为主干，以流程中每个节点如图1所示，系统不同流程环节产生的信息都关联到对应流程节点。采用这样的设计，可以实现流程任意跳转、回退的场景下，业务信息都有序可查。

供应商管理中，注册用户实体为供应商用户管理和外部登录功能的基础；供应商信息实体存储供应商名称、组织机构代码证、联系方式、经营范围和资质等信息；供应商报名项目和供应商报价作为中间实体，将供应商和采购项目的多对多联系解耦。

专家管理中，专家信息实体用于储存专家信息；专家抽取实体用于存储每次评标会抽取的评标专家；专家打分实体实现了每次评标会专家对投标供应商的交叉打分，是评标环节的核心数据模型。

3.3 系统功能设计

3.3.1 发布招标公告阶段

项目发起部门在招标办指导下，根据招标文件模板形成项目招标文件上传系统。招标管理员在系统内登记招评标环节时间。系统设计了招标公告模板、中标公告模板，内容推送对接招标网。系统可根据项目信息自动生成公告内容，管理员确认后自动发布招标公告到招标网。

3.3.2 供应商报名阶段

供应商通过招标网入口，注册账号、填写组织机构代码、联系人等单位信息完成注册，供应商注册后要在招标办定期核验证照和资质信息，审核通过的单位，可以在系统中查询可报名的项目并在线投标。供应商投标后，可向招标办提出招标文件答疑，招标办向申请部门答疑后会将答疑文件作为招标补充文件开放给所有供应商。

3.3.3 开标会阶段

开标会前，招标管理员按类别抽取至少3位领域专家进行开评标。开标会上，供应商当场启封投标文件进行唱标，管理员记录各单位报价、工期和投标人信息，专家检查投标文件合规性。开标会不足三家有效投标则为流标，需要择日重新公告，重新报名。

3.3.4 评标会阶段

评标阶段系统支持排序法和综合评标法两种评标办法。排序法中各专家对供应商独立排序，综合排名靠前者为中标单位，此方法适用于标准化或简单的采购项目。综合评标法分技术标和商务标两部分进行评判，技术标由专家对供应商分项进行结构化评分而得；商务标要先根据所有投标单位报价算出平均基准价，然后在满分基础上根据各单位报价偏离基准价幅度进行比例扣分得出商务分，两部分汇总后排名靠前者为中标单位。综合评标法可有效过滤恶意低价竞标者。

管理员根据评标结果，设置项目中标单位和备选单位。系统自动生成并发布中标公告、中标通知书。

3.3.5 中标后阶段

项目招标结束并签订完合同后，项目发起部门将合同内容录入系统，作为后续费用支付的依据，本系统和财务支付系统进行了对接，实现了采购后的资金支出决算联网管理。

系统界面采用了jQuery响应式流程向导插件setStep.js，可根据采购类型展示流程步骤和后续环节流程，点击历史节点可查看节点业务记录，点击当前节点可开展业务操作。流程因流标或变更采购方式调整流程节点时，系统都会自动保留历史操作，方便了广大师生在信息公开模块中进行围观和监督，如图2所示。

图2 系统界面

4 数据分析治理

4.1 基础业务统计

从采购方式、项目进展、申请部门等维度统计采购项目的数量和金额，便于从宏观层面掌握采购招标工作全貌、控制工作进度、服务好重点需求部门，如图3所示。

图3 业务统计

节支率（（预算价－中标价）／预算价）直观体现了采购招标工作的意义，节省的支出就是为单位、为国家创造的效益，如表1所示。

表1 节支率统计

4.2 上下游关联交叉分析

从图4可以看出，本系统在财务信息链中处于核心位置，和上下游的预算、建设项目、合同、支出都建立了关联关系，形成了信息链，提升了资金预决算管理水平，有效降低了无效采购申请，杜绝了合同金额和招标价不一致、合同随意续签等不规范现象。

图4 本系统在财务信息链中的位置

跨项目分析标书领取人、投标人可排查串标等损害国家社会利益的违法乱象。

5 结语

高校采购与招标系统的建设，既是财务内控的基本要求，也是迈向现代化治理的重要一环。系统上线后运行良好，但还有一些有待完善之处：

（1）如果下一步单位推广实施电子签章，很多环节就不需要导出记录签字，开评标也无须供应商和专家现场参会，系统的流程管理效率还能上一个台阶。

（2）如果中国国际招标网能对外提供接口，招标办管理员就不需要导出再上传招标公告和中标公告，可减轻工作量，保证时效性和一致性。