浅谈如何应用好网络会议数字化办公载体

谢永樑

摘 要：信息化经济时代，越来越多企业关注利用互联网工具提升办公和管理效率，各类数字化办公载体及方式犹如雨后春笋，正悄然走近职场人的工作中，职场人的管理思维和处事方式也随之需重新检视。本文主要以网络会议的数字化办公载体为研究对象，探讨网络会议应用基本思考点、过程组织中可能存在的问题及应对措施，为会议组织者提供参考。

关键词：数字化;办公载体;网络会议

会议作为企业部署工作、反馈问题、凝聚共识的重要协同工作载体，很多企业都在尝试使用各种各样以文档共享、语音视频为传输方式的网络会议软件，但无论使用何种软件，如何尽可能与线下会议效率效果保持一致是会议组织者最关心的问题。

一、网络会议应用基本思考点

会议区别于个人事务性工作，从协同视角要充分考虑参会人员的体验性和价值性。网络会议是信息化和办公个性化双重发展的产物，它较少受制于时空限制，一定程度提高了会议组织效率，但网络智能化并非能完全替代人工智能化，没有人为科学合理的干预，效果可能会大打折扣。组织者在策划网络会议，应围绕会议价值创造，从会议的性质、任务、要求、内容、人员等五个方面进行充分考虑，把握好应用基本思考点。

（一）根据会议性质评估召开必要性

网络会议在空间上虽然较少受约束，但是仍受制于基本信息化条件。网络会议一定程度上受限于软件功能和网速环境，从实践中无法完全与线下会议对比。基于此，要从重要性、及时性、可行性多维度的会议性质，进行会议召开的必要性评估。

（二）根据会议任务评估议程最优性

任务是会议的灵魂，每个会议都有其核心任务主题，目的是让参会人能把专注力聚在一起。网络会议是在虚拟空间举行，参会人所处环境无法受控，其专注力是否持久决定于自身价值，因此会议议程必须充分围绕核心任务主题进行设计，在时间长短和内容取舍进行把控，尽量把议程排到最优，价值发挥到最大。

（三）根据会议要求评估组织复杂性

会议是多人协作的办公平台，通常情况有发言、演示、互动等形式。网络会议从普遍性而言，主要是利用手机端、平板端或是PC端来完成文档共享、语音视频传输，演示、互动的体验性比较弱，因此要从组织复杂性进行评估，从体验性上尽量优先保证以文档共享和语音传输为主。

（四）根据会议内容评估软件功能性

内容决定了网络会议软件需要承载的功能，通常会使用的是文档共享、语音视频传输等基本功能。当前学习强国、企业微信、腾讯会议、钉钉、WPS等多款免费软件较受各企事业单位青睐，从功能性上各具特点。因此要在充分了解各网络会议软件兼容性、共享性、协作性等方面特点的基础上，结合会议内容，寻找最佳平衡点，选择最合适软件。

（五）根据会议网络评估信息流畅性

预判网络信息传递流畅性是策划网络会议的重要思考点，虽然大公司网络会议软件在服务器配置和信息流处理都有较好的支撑，都设计了较高的网速或用户理论极限值，但从时空视角看，理论和实践往往会出现较大的偏差。因此充分考虑诸如参会人员数、网络使用量等时空因素，来科学评估网络会议的信息流畅性。

当然网络会议的召开方式因各企业实际情况不同，会议策划者在考虑以上五个思考点的基础上，选择何种会议软件，何种流程召开，还要根据企业经营性质、文化、技术和管理者偏好等方面进行综合考虑，但其核心归根结底是要让参会人员能感受对自身的价值，进而给企业带来价值。

二、网络会议过程组织中可能存在的问题及应对措施

任何会议都包括会前策划、会中组织、会后落实等三个基本程序。科学策划是成功召开会议的前提，而过程组织妥当是保证会议效果、效率的关键。网络会议虽然是一种很好的数字化办公载体，但在会中组织中对会议主持人控场及应对能力和参会人员数字化办公协作能力提出更高的要求。对比线下会议，网络会议组织过程中可能存在着会场环境失控、发言衔接不畅、网络传输中断等三个主要问题。

（一）会场环境失控方面

在网络虚拟化会场环境下，没有现场氛围监督和面对面沟通条件，致使出现账号在线人不在线、发言分散目标偏离、话筒未关杂音不断等会场环境失控问题。因此，会议组织者在会前策划阶段，必须把会议要求清楚传达到每个参会人员，确保所有人会基本使用会议软件。

（二）议程衔接不畅方面

网络会议的其一弊端，就是主持人无法有效察看发言人言行举止，来基本判断是否发言结束;同时，会议文档等支撑材料缺乏统一管理，致使出现会场静默、抢占发言、文档切换不及时等议程衔接不畅问题。因此，会议过程中最好设置网络主持人，并由会议组织者来担任，进行会议文档等支撑材料切换和下发发言指令。

（三）网络传输中断方面

各企业在使用公共网络会议软件时，网络传输技术通常无法进行把控，只能尽可能去适应，网络传输中断的现象在所难免。因此，会议组织者应提前做好预案，制定涵盖诸如切换wife网络、重新建立会议房间等措施的应急处理机制，确保在异常问题处理上，会议组织者和参会人员在思想上能统一，避免煩躁和焦虑情况。

当然问题本身就是一种风险，存在着随机性特点，风险评估中无法完全穷尽其可能存在的所有问题，以上所总结的三个方面问题是根据数字化办公特点，在实践中得出，并未详尽。因此，网络会议组织者要正确看待问题，拥抱随机性，把问题想得充分一些，把随机性问题变成可控性问题。

总体上说，网络会议形式对于很多企业还很陌生，但只是一个过程，只要能从摸索中不断总结经验，发现规律，也许网络会议的数字化办公载体会随时代工作节奏的加快，变得更加频繁和普及，并创造更大的价值。

参考文献：

[1]彭慧英.企业办公应用数字化模式浅析[M].电脑知识与技术，2011，07（5）：1201.

[2]浅析企业办公应用数字化模式[M].魅力中国，2014，（22）：91.